„Quote-to-Cash“-Kompetenz: 7 wesentliche Schritte zur Optimierung Ihres CPQ

Um ein B2B-Unternehmen zu skalieren, muss man zunächst einen zuverlässigen, wiederholbaren Umsatzgenerator aufbauen. Ein wesentlicher Bestandteil davon ist der „Quote-to-Cash“-Prozess (Q2C).

Q2C deckt jeden Schritt ab – vom Eingang einer Kundenanfrage bis zum Zahlungseingang. Es umfasst die Bereiche Vertrieb, Finanzen, Betrieb und Kundenerfolg. Wenn der Prozess reibungslos abläuft, beschleunigen Sie Geschäftsabschlüsse und sichern Ihre Margen. Wenn er ins Stocken gerät, bremsen Sie das Wachstum und riskieren Umsatzverluste.

Für RevOps-Führungskräfte ist ein optimierter Workflow vom Angebot bis zum Zahlungseingang ein Wettbewerbsvorteil, und genau hier ist CPQ-Software (Configure, Price, Quote) der Motor der Transformation. CPQ zentralisiert Produkte, Preise und Angebote in einem System, automatisiert Genehmigungen und sorgt für durchgängige Genauigkeit.

Im heutigen Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Sie Ihr CPQ-System optimal nutzen können , indem Sie es zur Optimierung Ihres Quote-to-Cash-Zyklus einsetzen.

7 Schritte zur Transformation Ihres CPQ und zur Optimierung des Quote-to-Cash-Prozesses

1. Produkt- und Preiskonfiguration angleichen.

Ihr CPQ-System ist nur so gut wie der Produktkatalog und die Preisregeln, auf denen es basiert.

Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Produkt-, Preis- und Rabattregeln in CPQ so programmieren, dass das System sie automatisch ausführen kann. Auf diese Weise spiegelt jedes Angebot wider, was für Ihr Unternehmen zulässig, möglich und rentabel ist, ohne dass manuelle Überprüfungen erforderlich sind.

Wenn Produkt- und Preiskonfigurationen perfekt aufeinander abgestimmt sind, erhalten Sie:

• Genaue Angebote basierend auf den tatsächlichen Bedürfnissen der Käufer und Ihren Regeln
• Schnellere Angebotserstellung ohne langwierige Genehmigungsprozesse
• Selbstbewusstere Vertriebsmitarbeiter, die wissen, dass jedes Angebot das richtige ist

Eine konsistente Konfiguration ist die Grundlage von CPQ. Wenn dies nicht stimmt, verlangsamt sich alles andere, von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang.

2. Genehmigungsworkflows automatisieren.

Manuelle Genehmigungen für Rabatte, Sonderkonditionen oder Sonderpreise verlangsamen den Geschäftsabschluss erheblich. Vertriebsmitarbeiter warten auf E-Mails, Manager jonglieren mit konkurrierenden Prioritäten, und letztendlich geht die Dynamik verloren.

CPQ löst dieses Problem mit automatisierten, regelbasierten Genehmigungsworkflows. Preis-, Rechts- und Finanzprüfungen erfolgen sofort auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Richtlinien. Ausnahmen werden weiterhin an die richtigen Personen weitergeleitet, jedoch nur bei Bedarf.

Um eine Genehmigung in CPQ einzurichten, definieren Sie die Regeln, die diese auslösen. Zum Beispiel:

• Wenn ein Rabatt mehr als 20 % beträgt, leiten Sie ihn an den Vertriebsleiter weiter.
• Wenn rechtliche Bestimmungen angepasst werden, senden Sie diese bitte an die Rechtsabteilung.
• Wenn die Marge unter X % fällt, an die Finanzabteilung senden.

Sobald diese Regeln festgelegt sind, leitet CPQ das Geschäft automatisch an den richtigen Genehmiger weiter, wodurch sich die Zeit zwischen den Übergaben um mehrere Tage verkürzt und Ihr Verkaufszyklus verkürzt wird. 

3. Optimieren Sie die Angebotserstellung.

Eine der wichtigsten Funktionen des CPQ ist die Möglichkeit, innerhalb weniger Minuten professionelle, markengerechte Angebote zu erstellen. Anstatt dass Vertriebsmitarbeiter Vorlagen kopieren und einfügen, erhalten Sie Dokumente, die konsistent, genau und versandfertig sind. Außerdem verbessern sie die Kundenbindung, da sie leicht zu lesen und anzunehmen sind.

Aber hier ist der Haken: Wenn Sie CPQ nicht richtig konfigurieren, ist die Angebotserstellung eher eine zusätzliche Hürde als eine Zeitersparnis.

So richten Sie es richtig ein:

• Standardisieren Sie Ihre Vorlagen mit markengerechtem Sprachgebrauch und Design.
• Laden Sie die richtigen Produktpakete, Preise und AGB vorab.
• Halten Sie den Eingabeprozess einfach und beschränken Sie sich auf die Felder, die die Vertriebsmitarbeiter wirklich benötigen.

Profi-Tipp: Nutzen Sie CPQ, um intelligente Upselling- und Cross-Selling-Optionen direkt im Angebotsablauf anzuzeigen. Personalisieren Sie Angebote basierend auf dem Käufersegment oder dem Geschäftsvolumen, um die relevantesten Zusatzprodukte hervorzuheben.

4. Vertragsmanagement integrieren.

Wenn Vertriebsmitarbeiter Word-Dokumente per E-Mail hin und her schicken müssen, kommt es zu Verzögerungen, es besteht die Gefahr von Fehlern und es können Compliance-Probleme auftreten. Mit CPQ, das mit Ihrem Vertragslebenszyklusmanagementsystem (CLM) verbunden ist, läuft der Prozess reibungslos ab. Angebote fließen direkt in Verträge ein, ohne dass sie erneut eingegeben oder manuell bearbeitet werden müssen.

Bei der Integration der beiden Systeme sollten Sie vor allem auf drei wesentliche Funktionen achten: Versionskontrolle (damit alle mit der aktuellsten Version arbeiten), Integration elektronischer Signaturen (für eine schnelle digitale Freigabe) und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (die in Vorlagen und Genehmigungsregeln integriert sind).

Auf diese Weise gelangen Geschäfte schneller vom Angebot zur Unterzeichnung, was Ihrem Deal Desk weniger Kopfzerbrechen bereitet.

5. Verbinden Sie sich mit Abrechnungs- und Rechnungsstellungssystemen.

Gerade in den späteren Phasen des „Quote-to-Cash“-Prozesses kommt es besonders auf Genauigkeit an. Preise, Rabatte und Vertragsbedingungen müssen direkt in die Rechnungsstellung einfließen. Wenn Sie sich auf die manuelle Dateneingabe verlassen, gehen Sie zwei große Risiken ein: Umsatzverluste, wenn Sie zu wenig berechnen, und verärgerte Kunden, wenn Sie zu viel berechnen.

Um Q2C wirklich optimal zu nutzen, muss CPQ eng mit Ihren Abrechnungs- und Rechnungsstellungssystemen verzahnt sein.

• Ordnen Sie Ihre Felder sorgfältig zu. Stellen Sie sicher, dass Produkt-SKUs, Rabatte, Zahlungsbedingungen und Steuern ohne Übersetzungsfehler aus CPQ in die Rechnungsstellung übernommen werden.
• Automatisieren Sie die Rechnungserstellung. Lösen Sie Rechnungen direkt aus abgeschlossenen Geschäften aus, damit die Abrechnung immer pünktlich erfolgt.
• Validierungsregeln einrichten. Erkennen Sie Unstimmigkeiten (wie abgelaufene Rabatte oder falsche Steuersätze), bevor sie den Kunden erreichen.
• Schließen Sie den Kreis mit der Finanzabteilung. Synchronisieren Sie Zahlungen und Verlängerungen zurück in CPQ/CRM, damit RevOps einen vollständigen Überblick über die Einnahmen erhält.

Wenn Sie die Systeme effektiv miteinander verknüpfen, lassen sich die meisten Cashflow-Probleme, die im Prozess vom Angebot bis zum Zahlungseingang auftreten, praktisch vollständig beseitigen.

6. Unterstützen Sie Abonnement- und wiederkehrende Umsatzmodelle.

Einige CPQ-Systeme können zudem die Abrechnung von Abonnements automatisieren und wiederkehrende Umsätze mithilfe integrierter Funktionen zur Abonnementverwaltung erfassen. Wenn Sie ein SaaS-Unternehmen sind, ist genau das das Richtige für Sie.

Verwenden Sie es für:

• Konfigurieren und bewerten Sie wiederkehrende oder nutzungsbasierte Modelle mit integrierter Logik für Stufen, Pakete oder Verbrauchsraten.
• Verwalten Sie Verlängerungen, Upsells und Änderungen, ohne jedes Mal einen neuen Vertrag erstellen zu müssen.
• Überwachen Sie den gesamten Abonnement-Lebenszyklus, damit die Bereiche Finanzen, Vertrieb und Kundenerfolg stets auf dem Laufenden sind, wofür der Kunde bezahlt und wann er dafür bezahlt.

Durch die direkte Unterstützung von Abonnements in CPQ sorgen Sie für ein reibungsloseres Kundenerlebnis und zentralisieren alle wichtigen Vertriebs- und Umsatzdaten für Ihr RevOps-Team.

7. Bereitstellung von Echtzeit-Umsatzinformationen.

Das ist der entscheidende Faktor. Einer der größten Vorteile von CPQ besteht darin, dass Sie die gewonnenen Erkenntnisse nutzen können, um Ihren „Quote-to-Cash“-Workflow aktiv zu verbessern.

Jede Konfiguration, jeder Rabatt, jede Genehmigung und jeder abgeschlossene Vertrag wird in einem System gespeichert, und diese Daten sind Gold wert für Prognosen, Analysen und die Leistungsüberwachung. Sie können sehen, welche Produkte sich am besten verkaufen, wo Rabatte die Margen schmälern und wie sich Genehmigungen auf die Geschwindigkeit von Transaktionen auswirken.

Für CROs und RevOps-Führungskräfte bedeutet diese Transparenz, dass Sie Entscheidungen nicht mehr aus dem Bauch heraus treffen. Sie entwickeln eine Umsatzstrategie auf der Grundlage von Echtzeit-Daten und vertrauenswürdigen Erkenntnissen.

Mit CPQ als Grundlage können Sie:

• Prognosen mit hoher Genauigkeit auf Basis von Live-Handelsdaten.
• Erkennen Sie Engpässe in Ihrem Quote-to-Cash-Prozess und beheben Sie diese schnell.
• Identifizieren Sie Upselling- und Verlängerungsmöglichkeiten, bevor es Ihre Mitbewerber tun.
• Maximieren Sie Ihr Umsatzwachstum durch die Nutzung der von CPQ generierten Daten. 

Bewährte Verfahren für die Q2C-Transformation

Die Einführung von CPQ ist nur ein Teil des Weges. Um Ihren Quote-to-Cash-Prozess wirklich zu transformieren, müssen Sie sich ansehen, wie die gesamte Umsatzmaschine zusammenarbeitet. 

Selbst wenn Sie alles, was ich bereits angesprochen habe, richtig machen, gibt es einige bewährte Vorgehensweisen, die Vertriebsorganisationen häufig übersehen:

Entwerfen Sie mit Blick auf die gesamte Customer Journey.

Die meisten Teams implementieren CPQ isoliert. Stellen Sie stattdessen dar, wie Angebote, Verträge, Rechnungsstellung und Verlängerungen über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg ablaufen. Stimmen Sie jeden Schritt aufeinander ab, um Reibungsverluste nicht nur für den Vertrieb, sondern auch für die Kunden zu reduzieren.

Beziehen Sie frühzeitig funktionsübergreifende Stakeholder mit ein.

Zwar mag die Vertriebsabteilung das Tool im Tagesgeschäft nutzen, doch die Finanzabteilung, die Rechtsabteilung, der Kundenerfolg und sogar Ihr Produktteam sind auf dessen Ergebnisse angewiesen. Wenn Sie diese Bereiche nicht in die Anforderungsdefinition und die Governance einbeziehen, kommt es zu widersprüchlichen Prozessen und Sie erhalten ein Tool, das nicht optimal auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.

Halten Sie Ihre Regeln und Kataloge sauber.

Der schnellste Weg, die Einführung von CPQ zu vereiteln, ist Unübersichtlichkeit. Überladene Produktkataloge, aufgeblähte Rabattregeln oder uneinheitliche Genehmigungswege frustrieren die Vertriebsmitarbeiter. Setzen Sie auf eine kontinuierliche Steuerung, damit das System schlank und nützlich bleibt.

Schaffen Sie Flexibilität für die Zukunft.

Ihre Markteinführungsstrategie wird sich weiterentwickeln. Neue Preismodelle, neue Produktlinien und neue Märkte werden Ihr System auf die Probe stellen. Entscheiden Sie sich für eine CPQ-Lösung, die flexibel ist, ohne dass alle sechs Monate eine Neugestaltung erforderlich ist.

Machen Sie Datenqualität zu einer Priorität für RevOps.

Selbst die besten Dashboards sind wertlos, wenn die Eingaben unordentlich sind. Legen Sie Standards für die Datenhygiene in CRM, CPQ und Rechnungsstellung fest, damit Ihre Umsatzdaten tatsächlich die Realität widerspiegeln.

Nicht nur automatisieren, sondern auch messen.

Die wahre Stärke von CPQ liegt in der Messung der Auswirkungen. Erfassen Sie die Durchlaufzeiten von Angeboten, Engpässe bei der Genehmigung, Rabattniveaus und Rechnungsfehler. Nutzen Sie diese Kennzahlen, um kontinuierliche Verbesserungen in Ihrer gesamten Vertriebsorganisation voranzutreiben.

Implementieren Sie eine einheitliche Umsatzplattform.

Die größten Vorteile ergeben sich dann, wenn CPQ nicht nur ein eigenständiges Tool ist, sondern Teil eines vernetzten Umsatz-Ökosystems. Die nächste Generation von CPQ-Systemen verbindet CPQ mit CLM, Abrechnung und Abonnementverwaltung und verknüpft all dies mit Ihrem CRM- und ERP-System.

Dadurch entsteht eine zentrale Datenquelle für Angebote, Verträge, Rechnungsstellung und Vertragsverlängerungen. Es gibt keine Probleme mehr mit doppelten Daten und versäumten Übergaben. Und Sie profitieren von einem nahtlosen Umsatz-Workflow, der sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anpasst.

CPQ-Anbieter sorgen für Exzellenz im Bereich Quote-to-Cash

Anknüpfend an den letzten Punkt benötigen RevOps-Führungskräfte mehr als nur CPQ. Was sie wirklich brauchen, ist eine Plattform, die Angebotserstellung, Vertragsabschluss, Rechnungsstellung, Abonnements und Analysen umfasst.

Hier sind fünf CPQ-Anbieter, die diesen Wandel anführen:

1. DealHub

DealHub ist eine leistungsstarke No-Code-Lösung für den gesamten Prozess vom Angebot bis zum Umsatz, die CPQ, CLM, Rechnungsstellung, Abonnements und DealRoom (den firmeneigenen digitalen Verkaufsraum) in einer einzigen Plattform vereint.

Es ist die beste Option auf dem Markt für B2B-SaaS-Unternehmen, da es komplexe Abonnementkonfigurationen wie mehrjährige Ramp-Deals und nutzungsbasierte Abrechnungen unterstützt. Das Beste daran ist, dass es sich über API-Verbindungen nahtlos mit CRM- und ERP-Systemen synchronisieren lässt.

2. Conga 

Conga bietet eine Komplettlösung für das End-to-End-Management des Umsatzlebenszyklus: CPQ, Vertragsmanagement, Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung. Die Lösung basiert auf der Salesforce-Plattform und eignet sich daher ideal für Unternehmen, die ihr gesamtes Betriebssystem auf Salesforce aufgebaut haben.

3. Salesforce Revenue Cloud (auch Revenue Lifecycle Management / RLM)

Salesforce hat kürzlich sein älteres CPQ-System eingestellt. Seitdem hat das Unternehmen sein CPQ-Angebot in die Revenue Cloud integriert, um dessen Funktionalität zu erweitern und Kunden auf eine native Lösung umzustellen, die den gesamten Q2C-Zyklus unterstützt. Da es in Salesforce eingebettet ist, profitiert es in hohem Maße von der engen CRM-Integration und den KI-Fähigkeiten von Salesforce

Mit Revenue Cloud haben Sie alles in einem einzigen Ökosystem: Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Verträge, Bestellungen, Umsatzrealisierung und erweiterte Analysen. Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen und dynamischen Anforderungen an das Umsatzmanagement, wie beispielsweise dynamische Preisgestaltung und Workflows für die Bereitstellung nach dem Verkauf.

4. Subskribe

Subskribe ist eine weitere No-Code-CPQ-Lösung, die speziell für SaaS- und abonnementbasierte Unternehmen entwickelt wurde. Es handelt sich um eine Komplettlösung vom Angebot bis zum Umsatz, die CPQ, Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung in einer schlanken, intuitiven Plattform vereint.

Der Hauptunterschied zwischen Subskribe und DealHub, den ich bereits erwähnt habe, besteht darin, dass Subskribe keine native CLM-Lösung anbietet. Das Unternehmen ist ausschließlich auf das Abonnementmanagement spezialisiert und lässt sich in E-Signatur-Plattformen von Drittanbietern integrieren. Wenn Sie also in irgendeiner Form im Unternehmens- oder vertragsbasierten Vertrieb tätig sind, ist dies bei weitem keine Komplettlösung.

Hier finden Sie unseren vollständigen Vergleich zwischen DealHub und Subskribe.

5. PROS Smart CPQ

PROS CPQ ist eine führende cloudbasierte CPQ-Plattform, die wir wegen ihrer fortschrittlichen, KI-gestützten Preis- und Angebotsgeneratoren schätzen. Sie unterstützt außerdem vollständig die Rechnungsstellung und -abrechnung sowie Funktionen zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus.

Es wurde für mittelständische bis große Unternehmen in Branchen wie Fertigung, Energie oder Logistik entwickelt. Dort kommen seine Funktionen wie erweiterte Konfiguration über eine auf Einschränkungen basierende Engine, KI-Preisempfehlungen, geführter Verkauf und Omnichannel-Angebotserstellung über Web-, Mobil- und Callcenter-Schnittstellen besonders gut zur Geltung.

Transformieren Sie Q2C für effizientere Umsatzprozesse.

Beim Quote-to-Cash-Prozess geht es um mehr als nur um die Beschleunigung von Angeboten, es geht darum, eine skalierbare Umsatzmaschine aufzubauen.

Mit der richtigen CPQ-Strategie können Sie:

• Produkt- und Preiskonfiguration anpassen
• Genehmigungsworkflows automatisieren
• Die Angebotserstellung optimieren
• Vertragsmanagement integrieren
• CPQ mit Abrechnung und Rechnungsstellung verbinden
• Unterstützung von Abonnement- und wiederkehrenden Umsatzmodellen
• Liefern Sie Echtzeit-Umsatzinformationen

Jeder Schritt stärkt Ihren Q2C-Workflow, reduziert Reibungsverluste und schafft eine einzige zuverlässige Informationsquelle für Ihre Umsatzaktivitäten.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre eigene Q2C-Reife zu bewerten und CPQ-Lösungen zu erkunden, die die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen verkauft, abrechnet und wächst, verändern können. Beginnen Sie damit, zu beurteilen, wo Ihre Prozesse ins Stocken geraten, und machen Sie dann den ersten Schritt hin zu einem intelligenteren, schnelleren und besser vorhersehbaren Umsatzgeschäft.

Sind Sie bereit, loszulegen? Sehen Sie sich meinen Leitfaden zur Bewertung von CPQ für die Anforderungen von Großunternehmen und KMU. Sehen Sie sich anschließend unsere CPQ-Bewertungen und Softwarevergleiche an, um die beste Lösung für Ihre individuellen Anforderungen im Bereich „Angebot bis Umsatz“ zu finden.