Deal Desk Mastery: 5 Wege zur Vorbereitung auf den Erfolg

Deal Desks machen Verkaufsteams stärker. Schlicht und einfach.

Oberflächlich betrachtet erstellen sie Verkaufsvorschläge, verhandeln komplexe Geschäfte mit Kunden und Partnern und arbeiten mit der Unternehmensleitung an internen Genehmigungen.

In Wirklichkeit ist Ihr Deal Desk jedoch viel mehr als nur ein Bindeglied zwischen dem Vertrieb und dem Rest des Unternehmens. Tatsächlich steht der Vertrieb überhaupt nicht im Mittelpunkt - es ist ein funktionsübergreifendes Team, das sich aus Vertriebs-, Rechts-, RevOps-, Finanz-, Kundenerfolgs- und Produktexperten zusammensetzt (die alle ständig zusammenarbeiten).

Effektiv ausgeführt, verkürzen Deal Desks die Vertriebszyklen um bis zu 40 %, steigern die Vertriebsproduktivität um bis zu 20 % und verbessern Ihre Gewinnspannen um 5 bis 10 %.

Das Schlüsselwort hier: Effektiv.

Was macht einen Deal Desk erfolgreich?

Die offensichtliche Antwort lautet "ein großartiges Team", aber es gibt noch weitere Faktoren, die eine Rolle spielen. Grob gesagt, zeichnet sich ein erfolgreicher Deal Desk durch drei entscheidende Bereiche aus:

• Menschen (die richtige Mischung von Fähigkeiten und Fachwissen im Team, damit der Prozess gut funktioniert)
• Prozess (eine standardisierte Methodik zur Abwicklung von Geschäften)
• Technologie (ein integriertes technisches Paket, das den Prozess effizient und effektiv macht)

Lassen Sie uns die Rolle jedes einzelnen dieser Elemente bei der Vorbereitung auf einen erfolgreichen Deal Desk näher beleuchten.

Menschen: Aufbau eines vielfältigen, funktionsübergreifenden Teams

Die Strukturierung und Verhandlung von Geschäften auf hohem Niveau erfordert einen multidisziplinären Ansatz. Sie würden eine Fußballmannschaft ja auch nicht mit elf Torhütern aufs Feld schicken, oder?

Als Ansprechpartner für den Kunden sind die Vertriebsmitarbeiter die sichtbarsten Akteure im Team. Sie sind auch diejenigen, die sozusagen die meiste Haut im Spiel haben.

Aber Sie brauchen Rechtsexperten, um das Risiko der Einhaltung von Vorschriften zu bewerten, Mitglieder des Finanzteams, um die Preisstruktur zu optimieren, und Betriebs-/Lieferteams, um Ihre Kapazität zur Erfüllung der Vertragsbedingungen zu beurteilen.

Das ist aber nur die Spitze des Eisbergs. Jede Abteilung, die wertvolle Einblicke in Ihre Kunden, Ihr Unternehmen oder den Markt, in dem Sie verkaufen, hat, sollte mindestens einen Platz am Verhandlungstisch haben.

Prozess: Definieren Sie eine standardisierte Methodik

Der kundenorientierte Charakter komplexer Verkäufe bringt in jedem Fall ein gewisses Maß an Chaos mit sich. Der Sinn eines Deal Desks besteht nicht darin, dieses Chaos zu beseitigen. Es geht darum, es zu navigieren.

Ihr Deal Desk sollte die besten Praktiken für jede Phase des Angebots-zu-Bargeld-Prozesses kodifizieren, von der ersten Kontaktaufnahme über die Verhandlung bis hin zum Vertragsabschluss.

Wichtig ist auch, dass Sie festlegen, welcher Abteilungsleiter an welchem Punkt des Prozesses mit seinem Fachwissen gefragt ist. Auf diese Weise können Sie eine reibungslose Übergabe zwischen den einzelnen Abteilungen sicherstellen, und die Mitarbeiter sehen das Geschäft nur, wenn es notwendig ist.

Technologie: Integrieren Sie Ihr Technologiepaket

Die Technologie übernimmt alle schweren Arbeiten. Wenn Sie die richtigen Tools auswählen, erleichtert dies auch die Zusammenarbeit.

• Zitatvorlagen
• Genehmigungs-Workflows
• Preis-Wasserfall-Analyse
• Compliance und Risikobewertungen
• Vertragstexte
• Dokumentenverwaltung und Versionskontrolle

Außerdem bietet Ihnen die Software einen Echtzeit-Überblick über den Geschäftsverlauf. Jedes Mal, wenn ein Käufer oder Verkäufer ein Angebot ansieht/aktualisiert oder eine Aktion abschließt, erhalten Sie automatisch eine Aktualisierung oder Benachrichtigung.

5 Wege, Ihren Deal Desk Prozess zu meistern

Die Einrichtung einer Deal Desk Funktion ist zweifellos von Vorteil für Ihr Unternehmen, aber es braucht mehr als nur die Einrichtung einer solchen Funktion, um den Erfolg zu garantieren.

Je nach Art Ihres Unternehmens (und je nachdem, wie umfangreich Ihr Deal Desk tatsächlich ist), kann Ihr tatsächlicher Weg zum Erfolg in diesen drei Bereichen sehr unterschiedlich sein.

Unabhängig von Ihrem Geschäftsmodell gibt es jedoch einige universelle Regeln, die hier gelten.

Definieren Sie Ihre Rolle und die Zuständigkeiten Ihres Teams im Bereich Deal Desk.

Jedes Mitglied des Deal Desks hat Kernaufgaben in seiner jeweiligen Abteilung (ein Vertriebsleiter arbeitet natürlich mit seinem Team zusammen, um Vertriebsstrategien umzusetzen und seine Mitarbeiter zu motivieren). Diese Zuständigkeiten müssen sich jedoch nicht zwangsläufig auf ihre Rolle innerhalb des Deal Desks übertragen.

Beginnen Sie mit einer Auflistung der Aufgaben, die für den tatsächlichen Abschluss eines Geschäfts erforderlich sind.

• Die Darstellung der Buyer's Journey ist eine Aufgabe für Vertrieb und Marketing.
• Die Festlegung von Preis- und Rentabilitätsvorgaben erfordert Erkenntnisse aus den Bereichen RevOps und Finanzen.
• Vertragsbedingungen und Risikobewertung müssen von Ihren Rechtsteams überwacht werden.
• Die Ausarbeitung von Vorschlägen obliegt dem für das Konto zuständigen Kundenbetreuer.
• Deal Reviews sind für Vertriebsleiter oder einen Deal Desk Analysten gedacht.
• Die Verwaltung des Genehmigungsverfahrens ist eine kollektive Anstrengung, die davon abhängt, wessen Beitrag für die Freigabe erforderlich ist.
• Ob Sie ein bestimmtes Geschäft durchführen können, erfordert Feedback von Ihren Produkt-, Betriebs- und/oder Lieferteams.

Erstellen Sie einen reibungslosen Genehmigungs-Workflow für Geschäftsabschlüsse.

Wenn Sie erst einmal wissen, wer für die einzelnen Teile des Deal Desk-Prozesses zuständig ist, ist es nicht allzu schwer, einen Genehmigungsprozess einzurichten.

In Konfiguration, Preis, Angebot (CPQ) ist die Einrichtung von Genehmigungsworkflows einfach.

1. Definieren Sie die Logik für Ihre Genehmigungs-Workflows, indem Sie Genehmigungsregeln, Bedingungen und Variablen einrichten. Wenn zum Beispiel ein Vertreter ein benutzerdefiniertes Produkt konfiguriert, wird es automatisch zur Überprüfung an den Produktmanager gesendet.
2. Erstellen Sie spezifische Rollen mit definierten Genehmigungsbeschränkungen und passen Sie die Arbeitsabläufe an Ihre Bedürfnisse an. Strukturieren Sie dann, wie Genehmigungen überprüft werden, indem Sie Genehmigungsketten einrichten. So können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge und von wem Genehmigungen eingeholt werden.
3. Richten Sie eine Umgebung für die Zusammenarbeit ein, in der die Beteiligten alle Probleme in Echtzeit einsehen und lösen können (z. B. In-App-Kommentare/Bearbeitung, Versionskontrolle und automatische Benachrichtigungen).

Abstimmung der Bedürfnisse von Käufern und Unternehmen.

Ihr Käufer will (a) Personalisierung und (b) ein reibungsloses Erlebnis. Mehr als drei Viertel der B2B-Käufer geben an, dass ihr letzter Kauf "sehr komplex oder schwierig" war, und der gleiche Anteil erwartet heute mehr Personalisierung als in den Vorjahren.

Überlegen Sie, in welchen Bereichen es unnötig kompliziert ist, entweder für Ihr Team oder für den Käufer.

• Weitergabe von Käufern von Abteilung zu Abteilung
• Manuelle Dateneingabeverfahren für Vertreter und Verwaltungsaufgaben
• Uneinheitliche Systeme, insbesondere solche, die innerhalb einzelner Abteilungen isoliert sind
• Langwierige Debatten über Preise, Rabatte und Werbeaktionen
• Unnötige Genehmigungen für grundlegende Änderungen/Bedingungen

Mit intelligenten Preismodellen und präzisen Angeboten können Sie vieles davon abmildern, aber Sie können auch die Verhandlungen/Vertragsabschlüsse rationalisieren, indem Sie unnötige Hin- und Herbewegungen vermeiden.

Dies hängt zum Teil davon ab, wie klar die Rollen innerhalb Ihres Deal Desks definiert sind. Wenn jeder seine Aufgaben kennt und sich an den Prozess hält, wird Ihr Quote-to-Cash-Workflow sehr kooperativ und effizient sein.

Festlegung von KPIs für den Deal Desk

Jede Unternehmensstrategie braucht messbare Ergebnisse. Es ist leicht, in die Falle zu tappen und zu denken "mehr Geschäfte = besser".

Das gilt jedoch nur, wenn diese Geschäfte rentabel sind. Sie müssen KPIs festlegen, die die Effizienz Ihres Deal Desks messen.

Zumindest sollten Sie einige Kennzahlen verfolgen:

Gewinnrate

Dies ist die grundlegendste Kennzahl: Wie viele Geschäfte wurden gewonnen und wie viele verloren?

• Neukundengewinnungsrate - Wie viele der gesamten Geschäftsabschlüsse waren für neue Kunden bestimmt?
• Gewinnung bestehender Kunden - Wie viele davon stammen von bestehenden Kunden? Dies kann auch Chancen und mögliche Schwachstellen in Ihren Erneuerungsstrategien aufzeigen.

Ihre Gewinnquote gibt Aufschluss darüber, wie effektiv Ihr Verkaufsprozess, Ihre Preisgestaltung und Ihre Verhandlungsstrategien bei der Gewinnung neuer Kunden sind. Eine niedrige Gewinnquote kann vieles bedeuten. Aber im Zusammenhang mit Ihrem Deal Desk bedeutet es, dass Ihre Prozesse und Strategien nicht ins Schwarze treffen.

Durchschnittliches Geschäftsvolumen

Einfach ausgedrückt: Wie viel sind Ihre Geschäfte wert?

Dies ist eine einfache Kennzahl: Addieren Sie alle Geschäfte einer Zeiteinheit (vierteljährlich, jährlich) und teilen Sie sie durch die Gesamtzahl Ihrer Geschäfte. Sie können dies auch als durchschnittlichen Vertragswert betrachten.

Wenn der Umfang Ihres typischen Geschäfts geringer ist, als Sie es sich wünschen, hat Ihr Deal Desk-Team möglicherweise Schwierigkeiten, hochwertige Geschäfte auszuhandeln.

Dies kann aber auch eine rückblickende Metrik sein. Ein Anstieg oder Rückgang des durchschnittlichen Geschäftsvolumens im Laufe der Zeit kann Ihnen auch Aufschluss darüber geben, ob Ihre Geschäfte mehr oder weniger profitabel werden. Im Allgemeinen ist ein Aufwärtstrend bei dieser Kennzahl ein gutes Zeichen.

Zeit zu schließen

Wenn ein Lead in Ihre Pipeline gelangt, wie lange dauert es, bis das Geschäft abgeschlossen wird?

• Verkaufszyklus - Die Zeit zwischen der ersten Kontaktaufnahme eines Vertreters und dem Geschäftsabschluss.
• Vertragszyklus - Wie lange dauert es nach dem Vertragsabschluss, bis die Unterschrift geleistet ist?
• Zeit bis zur Angebotsabgabe - Die Optimierung der Angebotsabgabe kann ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein, denn sie ist ein entscheidender Faktor für die Geschwindigkeit des Geschäftsabschlusses (und für die Konversionsrate, denn viele Käufer entscheiden sich für den Anbieter, der zuerst antwortet).

Wenn Sie die Verkaufs- und Vertragszyklen Ihres Unternehmens kennen, können Sie besser nachvollziehen, wie sich die Geschäfte in Ihrer Pipeline entwickeln. In welchem Stadium fallen die meisten Geschäfte ab? Welche Abteilungen brauchen mehr Unterstützung, um den Gesamtprozess zu beschleunigen?

Net Promoter Score (NPS)

Ihr NPS misst die Zufriedenheit und Loyalität Ihrer Kunden.

• Wie wahrscheinlich ist es, dass die Kunden Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung einem Freund oder Kollegen empfehlen?

Im Nachhinein wird deutlich, wie sehr sich Ihr Deal Desk bemüht hat, eine Geschäftsstruktur zu schaffen, die dem Wert entspricht, den Ihre Käufer erwarten.

Ein hoher NPS ist ein Indikator dafür, dass Ihr Produkt und Ihr Kundenerlebnis gut auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt sind. Wenn er niedrig ist, könnte es Probleme mit der Kundenerfahrung geben, die behoben werden müssen.

Technologie zur Beschleunigung von Geschäften nutzen

Um den Geschäftsprozess von Anfang bis Ende zu rationalisieren, brauchen Sie heutzutage zu 100 % Software. Alle Best Practices in diesem Buch werden Sie nicht retten, wenn Sie auf manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen oder sogar auf die falsche Technologie angewiesen sind.

Configure, Price, Quote (CPQ)

CPQ Software übernimmt die bürokratischen Aufgaben, die Ihr Vertriebsteam sonst selbst erledigen würde. Es handelt sich um eine automatisierte Angebotsplattform, die Sie bei der Konfiguration komplexer Produkt-/Dienstleistungsangebote, der Berechnung von Preisen und Rabatten, dem Versand präziser Angebote innerhalb von Minuten (und nicht Stunden) und der Nachverfolgung aller Änderungen am Angebot während der Verhandlung unterstützt.

Es ermöglicht auch eine einfache Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen und reduziert Fehler und Missverständnisse. Am wichtigsten ist jedoch, dass die Bearbeitungszeit für Angebote drastisch verkürzt wird, sodass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für den Abschluss von Geschäften haben.

Software für die Vertragsverwaltung

Das Vertragsmanagement ist manchmal Teil von CPQ, aber es ist auch als eigenständige Lösung erhältlich. Es bietet eine Cloud-basierte Anwendung für:

• Zitatvorlagen
• Maßgeschneiderte Angebotserstellung
• Zusammenarbeit
• Redlining und Versionierung
• E-Signatur
• Speicherung von Dokumenten
• Durchsuchbarkeit

Mit Vertragsmanagement-Software können Sie sicherstellen, dass Verträge effizient und präzise erstellt und verwaltet werden. Dadurch wird das Hin und Her bei Verhandlungen reduziert und der gesamte Geschäftsprozess beschleunigt.

Deal Desk Tracking Software

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Kennzahlen Ihrer Geschäftsabteilung im Laufe der Zeit zu verfolgen: CPQ CRM(durch Integration) oder spezielle Software zur Verfolgung von Umsätzen oder Käuferbindung.

Dazwischen können Sie Ihre Fortschritte in Bezug auf alle Ihre Unternehmensziele verfolgen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen, um ihnen einen Schritt näher zu kommen.