Deal Desk Mastery: 5 Wege, um sich auf den Erfolg vorzubereiten

Deal Desks stärken Vertriebsteams. Ganz einfach.

Oberflächlich betrachtet erstellen sie Verkaufsangebote, verhandeln komplexe Geschäfte mit Kunden und Partnern und arbeiten mit Führungskräften des Unternehmens an internen Genehmigungen.

Die Realität sieht jedoch so aus, dass Ihr Deal Desk weit mehr ist als nur eine Schnittstelle zwischen dem Vertrieb und dem Rest des Unternehmens. Tatsächlich steht der Vertrieb gar nicht im Mittelpunkt – es handelt sich vielmehr um ein funktionsübergreifendes Team, das sich aus Vertriebs-, Rechts-, RevOps-, Finanz-, Kundenerfolgs- und Produktexperten zusammensetzt (die alle ständig zusammenarbeiten).

Bei effektiver Umsetzung verkürzen Deal Desks die Verkaufszyklen um bis zu 40 %, steigern die Vertriebsproduktivität um bis zu 20 % und verbessern Ihre Gewinnmargen um 5 % bis 10 %.

Das Stichwort hier: effektiv.

Was macht einen Deal Desk erfolgreich?

Die naheliegende Antwort lautet „ein großartiges Team“, doch es spielen noch weitere Faktoren eine Rolle. Allgemein gesagt zeichnet sich ein erfolgreicher Deal Desk in drei entscheidenden Bereichen aus:

• Menschen (die richtige Mischung aus Fähigkeiten und Fachwissen im Team, damit der Prozess gut funktioniert)
• Prozess (eine standardisierte Methodik zur Abwicklung von Geschäften)
• Technologie ( ein integrierter Technologie-Stack, der den Prozess effizient und effektiv macht)

Lassen Sie uns näher auf die Rolle jedes dieser Elemente bei der Vorbereitung auf den Erfolg des Deal Desks eingehen.

Menschen: Bauen Sie ein vielfältiges, funktionsübergreifendes Team auf.

Die Gestaltung und Verhandlung von hochkarätigen Geschäften erfordert einen interdisziplinären Ansatz. Man würde doch auch keine Fußballmannschaft mit elf Torhütern auf den Platz schicken, oder?

Als Kundenkontakt sind Vertriebsmitarbeiter die sichtbarsten Akteure im Team. Sie sind auch diejenigen, die sozusagen am meisten auf dem Spiel haben.

Sie benötigen jedoch Rechtsexperten, um das Compliance-Risiko zu bewerten, Mitglieder des Finanzteams, um die Preisstruktur zu optimieren, und Betriebs-/Lieferteams, um Ihre Fähigkeit zur Erfüllung der Vertragsbedingungen zu bewerten.

Das ist jedoch nur die Spitze des Eisbergs. Jede Abteilung, die über wertvolle Erkenntnisse zu Ihren Kunden, Ihrem Unternehmen oder dem Markt verfügt, in dem Sie tätig sind, sollte mindestens einen Platz am Deal Desk haben.

Prozess: Definieren Sie eine standardisierte Methodik.

Komplexe Verkaufsprozesse sind naturgemäß mit einem gewissen Maß an Chaos verbunden, egal wie man es dreht und wendet. Der Zweck eines Deal Desks besteht nicht darin, dieses Chaos zu beseitigen, sondern darin, sich darin zurechtzufinden.

Ihr Deal Desk sollte die bewährten Verfahren für die Abwicklung aller Phasen des „Quote-to-Cash“-Prozesses festlegen, von der ersten Kontaktaufnahme über die Verhandlungen bis hin zum Vertragsabschluss.

Es ist auch wichtig zu definieren, welches Fachwissen des Abteilungsleiters an welcher Stelle des Prozesses erforderlich ist. Auf diese Weise können Sie einen reibungslosen Übergang zwischen den Funktionen ermöglichen, und diese sehen das Geschäft nur dann, wenn es notwendig ist.

Technologie: Integrieren Sie Ihre Technologieplattform

Die Technologie übernimmt die ganze Arbeit. Wenn Sie die richtigen Tools auswählen, fördert dies zudem ein Umfeld, in dem die Zusammenarbeit besser funktioniert.

• Zitatvorlagen
• Genehmigungs-Workflows
• Preisfallanalyse
• Compliance und Risikobewertungen
• Vertragsänderungen
• Dokumentenverwaltung und Versionskontrolle

Außerdem bietet Ihnen die Software Echtzeit-Einblick in den Fortschritt der Verhandlungen. Jedes Mal, wenn ein Käufer oder Verkäufer ein Angebot einsieht/aktualisiert oder eine Maßnahme abschließt, erhalten Sie automatisch eine Aktualisierung oder Benachrichtigung.

5 Wege, um Ihren Deal-Desk-Prozess zu meistern

Zwar ist die Einrichtung eines Deal Desks zweifellos von Vorteil für Ihr Unternehmen, doch reicht es nicht aus, lediglich einen solchen einzurichten, um den Erfolg zu gewährleisten.

Je nach Art Ihrer Organisation (und dem Umfang Ihres Deal Desks) kann Ihr tatsächlicher Weg zum Erfolg in diesen drei Bereichen erheblich variieren.

Dennoch gibt es hier einige allgemeine Regeln, die unabhängig von Ihrem Geschäftsmodell gelten.

Definieren Sie Ihre Rolle am Deal Desk und die Aufgaben Ihres Teams.

Jedes Mitglied des Deal Desks hat Kernaufgaben in seiner jeweiligen Abteilung (ein Vertriebsleiter arbeitet natürlich mit seinem Team zusammen, um Vertriebsstrategien umzusetzen und seine Mitarbeiter zu motivieren). Diese Aufgaben entsprechen jedoch nicht unbedingt ihrer Rolle innerhalb des Deal Desks.

Beginnen Sie damit, die Aufgaben zu erfassen, die für den tatsächlichen Abschluss eines Geschäfts erforderlich sind.

• Die Beschreibung der Customer Journey ist Aufgabe des Vertriebs und des Marketings.
• Die Festlegung von Preis- und Rentabilitätsrichtlinien erfordert Erkenntnisse aus den Bereichen RevOps und Finanzen.
• Vertragsbedingungen und Risikobewertung erfordern die Aufsicht durch Ihre Rechtsabteilungen.
• Die Angebotserstellung obliegt dem für den Kunden zuständigen Kundenbetreuer.
• Deal-Bewertungen sind für Vertriebsleiter oder Deal-Desk-Analysten gedacht.
• Die Verwaltung des Genehmigungsprozesses ist eine gemeinsame Aufgabe, die davon abhängt, wessen Beitrag für die Freigabe erforderlich ist.
• Ob Sie ein bestimmtes Geschäft abschließen können, hängt vom Feedback Ihrer Produkt-, Betriebs- und/oder Lieferteams ab.

Erstellen Sie einen reibungslosen Workflow für die Genehmigung von Geschäften.

Sobald Sie wissen, wer für welchen Teil des Deal-Desk-Prozesses verantwortlich ist, ist es nicht allzu schwer, einen Genehmigungsprozess einzurichten.

In Configure, Price, Quote (CPQ) ist das Einrichten von Genehmigungsworkflows ganz einfach.

1. Definieren Sie die Logik für Ihre Genehmigungs-Workflows, indem Sie Genehmigungsregeln, Bedingungen und Variablen einrichten. Wenn zum Beispiel ein Vertreter ein benutzerdefiniertes Produkt konfiguriert, wird es automatisch zur Überprüfung an den Produktmanager gesendet.
2. Erstellen Sie spezifische Rollen mit definierten Genehmigungsbeschränkungen und passen Sie Workflows an Ihre Bedürfnisse an. Strukturieren Sie anschließend die Überprüfung von Genehmigungen, indem Sie Genehmigungsketten organisieren. Auf diese Weise können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge Genehmigungen eingeholt werden und von wem.
3. Richten Sie eine Umgebung für die Zusammenarbeit ein, in der die Beteiligten Probleme in Echtzeit einsehen und beheben können (z. B. Kommentieren/Bearbeiten direkt in der App, Versionskontrolle und automatische Benachrichtigungen).

Käufer- und Unternehmensanforderungen aufeinander abstimmen.

Ihre Kunden wünschen sich (a) Personalisierung und (b) ein reibungsloses Einkaufserlebnis. Mehr als drei Viertel der B2B-Käufer geben an, dass ihr letzter Einkauf „sehr komplex oder schwierig“ war, und derselbe Anteil erwartet heute mehr Personalisierung als noch in den vergangenen Jahren.

Überlegen Sie sich, in welchen Bereichen es unnötig kompliziert ist – sei es für Ihr Team oder für den Käufer.

• Käufer von Abteilung zu Abteilung weiterleiten
• Manuelle Dateneingabeprozesse für Vertriebsmitarbeiter und Verwaltungsaufgaben
• Unterschiedliche Systeme, insbesondere solche, die innerhalb einzelner Abteilungen isoliert sind
• Langwierige Debatten über Preise, Rabatte und Sonderangebote
• Unnötige Genehmigungen für grundlegende Änderungen/Bedingungen

Mit intelligenten Preismodellen und präzisen Angeboten lässt sich vieles davon abmildern, aber Sie können den Verhandlungs- und Vertragsabschlussprozess auch optimieren, indem Sie unnötiges Hin und Her vermeiden.

Dies hängt zum Teil davon ab, wie klar die Rollen innerhalb Ihres Deal Desks definiert sind. Wenn jeder seine Aufgaben kennt und den Prozess einhält, wird Ihr „Quote-to-Cash“-Workflow von einer engen Zusammenarbeit geprägt und äußerst effizient sein.

KPI für den Deal Desk festlegen

Jede Geschäftsstrategie braucht messbare Ergebnisse. Man verfällt leicht der Denkweise „mehr Geschäfte = besser“.

Das gilt jedoch nur, wenn diese Geschäfte rentabel sind. Sie müssen KPIs festlegen, mit denen Sie die Effizienz Ihres Deal Desks messen können.

Hier sind einige Kennzahlen, die Sie mindestens verfolgen sollten:

Gewinnquote

Das ist die grundlegendste Kennzahl: Wie viele Aufträge wurden gewonnen und wie viele gingen verloren?

• Neukundengewinnungsquote – Wie viele der insgesamt abgeschlossenen Geschäfte entfielen auf Neukunden?
• Gewinnquote bei bestehenden Kunden – Wie viele davon stammen von bestehenden Kunden? Dies kann auch Chancen und mögliche Schwächen Ihrer Verlängerungsstrategien aufzeigen.

Ihre Abschlussquote gibt Aufschluss darüber, wie effektiv Ihr Vertriebsprozess, Ihre Preisgestaltung und Ihre Verhandlungsstrategien bei der Gewinnung neuer Kunden sind. Eine niedrige Abschlussquote kann viele Ursachen haben. Im Zusammenhang mit Ihrem Deal Desk bedeutet dies jedoch, dass Ihre Prozesse und Richtlinien nicht den gewünschten Erfolg bringen.

Durchschnittliche Geschäftsgröße

Ganz einfach: Wie viel sind Ihre Geschäfte wert?

Das ist eine einfache Kennzahl: Addieren Sie alle Abschlüsse eines bestimmten Zeitraums (Quartal, Jahr) und dividieren Sie diese Summe durch die Gesamtzahl der Abschlüsse. Sie können dies auch anhand des durchschnittlichen Auftragswerts betrachten.

Wenn der Umfang Ihrer typischen Geschäfte geringer ist, als Sie es sich wünschen, könnte es für Ihr Deal-Desk-Team schwierig sein, hochkarätige Geschäfte auszuhandeln.

Diese Kennzahl kann jedoch auch rückblickend betrachtet werden. Ein Anstieg oder Rückgang des durchschnittlichen Auftragsvolumens im Zeitverlauf kann ebenfalls Aufschluss darüber geben, ob Ihre Aufträge rentabler oder weniger rentabel werden. Im Allgemeinen sind bei dieser Kennzahl Aufwärtstrends ein gutes Zeichen.

Zeit zum Schließen

Wenn ein Lead in Ihre Pipeline gelangt, wie lange dauert es, bis das Geschäft abgeschlossen ist?

• Verkaufszyklus – Die Zeit zwischen der ersten Kontaktaufnahme durch einen Vertriebsmitarbeiter und dem Abschluss des Geschäfts.
• Vertragszyklus – Wie lange dauert es nach dem Zuschlag, bis die Unterschrift unter den Vertrag kommt?
• Zeit für ein Angebot – Als entscheidender Faktor für die Geschwindigkeit von Geschäftsabschlüssen (und Konversionen, da viele Käufer sich letztendlich für den Anbieter entscheiden, der als Erster reagiert) kann die Optimierung der Angebotserstellung ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein.

Wenn Sie die Vertriebs- und Vertragszyklen Ihres Unternehmens kennen, können Sie besser nachvollziehen, wie sich die Geschäfte in Ihrer Pipeline entwickeln. In welcher Phase scheitern die meisten Geschäfte? Welche Abteilungen benötigen mehr Unterstützung, um den Gesamtprozess zu beschleunigen?

Netto-Empfehlungsindex (NPS)

Ihr NPS misst die Kundenzufriedenheit und -treue.

• Wie wahrscheinlich ist es, dass Kunden Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung einem Freund oder Kollegen weiterempfehlen?

Es spricht rückblickend für die Bemühungen Ihres Deal Desks, eine Deal-Struktur zu schaffen, die den Erwartungen Ihrer Käufer entspricht.

Wenn Sie einen hohen NPS haben, ist dies ein Indikator dafür, dass Ihr Produkt und Ihr Kundenerlebnis gut auf die Bedürfnisse der Käufer abgestimmt sind. Ist er niedrig, könnte es Probleme mit dem Kundenerlebnis geben, die behoben werden müssen.

Nutzen Sie Technologie, um Geschäfte zu beschleunigen

Um den Transaktionsprozess von Anfang bis Ende zu optimieren, ist heutzutage eine Software unverzichtbar. Selbst wenn Sie alle bewährten Verfahren für den Deal Desk befolgen, wird Ihnen das nichts nützen, wenn Sie weiterhin auf manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen oder gar auf die falsche Technologie zurückgreifen.

Konfigurieren, Preise, Angebote (CPQ)

CPQ-Software übernimmt die Verwaltungsaufgaben, die Ihr Deal-Desk-Team sonst selbst erledigen müsste. Es handelt sich um eine automatisierte Plattform für die Angebotserstellung, mit der Sie komplexe Produkt-/Dienstleistungsangebote konfigurieren, Preise und Rabatte berechnen, innerhalb von Minuten (statt Stunden) präzise Angebote versenden und jede Änderung am Angebot während der Verhandlungen nachverfolgen können.

Außerdem ermöglicht es eine einfache Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen und reduziert Fehler und Missverständnisse. Vor allem aber beschleunigt es die Bearbeitungszeit von Angeboten erheblich, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit für den Abschluss von Geschäften haben.

Software für die Vertragsverwaltung

Das Vertragsmanagement ist manchmal Teil von CPQ, aber auch als eigenständige Lösung verfügbar. Es bietet eine cloudbasierte Anwendung für:

• Zitatvorlagen
• Individuelle Angebotserstellung
• Zusammenarbeit
• Markieren und Versionierung
• E-Signatur
• Dokumentenspeicherung
• Durchsuchbarkeit

Mit einer Vertragsmanagement-Software können Sie sicherstellen, dass Verträge effizient und präzise erstellt und verwaltet werden. Dies reduziert den Verhandlungsaufwand und beschleunigt den gesamten Geschäftsabschlussprozess.

Deal-Desk-Tracking-Software

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie die Kennzahlen Ihres Deal Desks im Zeitverlauf verfolgen können: CPQ, CRM (über eine Integration) oder spezielle Software zur Erfassung von Umsätzen oder zur Nachverfolgung der Kundeninteraktion.

Zwischen diesen Punkten können Sie Ihre Fortschritte in Richtung all Ihrer Geschäftsziele verfolgen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen, um diesen einen Schritt näher zu kommen.