Deal Desk Mastery: 5 Wege, um sich auf den Erfolg vorzubereiten

Deal Desks stärken Vertriebsteams. Ganz einfach.

Oberflächlich betrachtet erstellen sie Verkaufsangebote, verhandeln komplexe Geschäfte mit Kunden und Partnern und arbeiten mit Führungskräften des Unternehmens an internen Genehmigungen.

Die Realität sieht jedoch so aus, dass Ihr Deal Desk weit mehr ist als nur eine Schnittstelle zwischen dem Vertrieb und dem Rest des Unternehmens. Tatsächlich steht der Vertrieb gar nicht im Mittelpunkt – es handelt sich vielmehr um ein funktionsübergreifendes Team, das sich aus Vertriebs-, Rechts-, RevOps-, Finanz-, Kundenerfolgs- und Produktexperten zusammensetzt (die alle ständig zusammenarbeiten).

Bei effektiver Umsetzung verkürzen Deal Desks die Verkaufszyklen um bis zu 40 %, steigern die Vertriebsproduktivität um bis zu 20 % und verbessern Ihre Gewinnmargen um 5 % bis 10 %.

The key word here: Effectively.

What makes a deal desk successful?

The obvious answer is “a great team,” but there are other factors at play. Broadly speaking, a successful deal desk excels in three critical areas:

• Menschen (die richtige Mischung aus Fähigkeiten und Fachwissen im Team, damit der Prozess gut funktioniert)
• Prozess (eine standardisierte Methodik zur Abwicklung von Geschäften)
• Technologie ( ein integrierter Technologie-Stack, der den Prozess effizient und effektiv macht)

Lassen Sie uns näher auf die Rolle jedes dieser Elemente bei der Vorbereitung auf den Erfolg des Deal Desks eingehen.

Menschen: Bauen Sie ein vielfältiges, funktionsübergreifendes Team auf.

Structuring and negotiating high-level deals requires a multidisciplinary approach. You wouldn’t send a soccer team onto the field with eleven goalkeepers, would you?

Als Kundenkontakt sind Vertriebsmitarbeiter die sichtbarsten Akteure im Team. Sie sind auch diejenigen, die sozusagen am meisten auf dem Spiel haben.

Sie benötigen jedoch Rechtsexperten, um das Compliance-Risiko zu bewerten, Mitglieder des Finanzteams, um die Preisstruktur zu optimieren, und Betriebs-/Lieferteams, um Ihre Fähigkeit zur Erfüllung der Vertragsbedingungen zu bewerten.

That’s just the tip of the iceberg, though. Any department that has valuable insights into your customers, your business, or the market you’re selling into should have at least one seat at the deal desk.

Prozess: Definieren Sie eine standardisierte Methodik.

The customized nature of complex sales entails a certain level of chaos, no matter what. The point of a deal desk isn’t to eliminate that. It’s to navigate it.

Your deal desk should codify the best practices for handling every stage of the quote-to-cash process, from initial engagement through negotiation and contracting.

Es ist auch wichtig zu definieren, welches Fachwissen des Abteilungsleiters an welcher Stelle des Prozesses erforderlich ist. Auf diese Weise können Sie einen reibungslosen Übergang zwischen den Funktionen ermöglichen, und diese sehen das Geschäft nur dann, wenn es notwendig ist.

Technology: Integrate your tech stack

Technology handles all the heavy lifting. If you select the right tools, it also facilitates a more collaborative environment.

• Zitatvorlagen
• Genehmigungs-Workflows
• Price waterfall analysis
• Compliance und Risikobewertungen
• Vertragsänderungen
• Dokumentenverwaltung und Versionskontrolle

Außerdem bietet Ihnen die Software Echtzeit-Einblick in den Fortschritt der Verhandlungen. Jedes Mal, wenn ein Käufer oder Verkäufer ein Angebot einsieht/aktualisiert oder eine Maßnahme abschließt, erhalten Sie automatisch eine Aktualisierung oder Benachrichtigung.

5 Wege, um Ihren Deal-Desk-Prozess zu meistern

While having a deal desk function in place is undoubtedly beneficial for your organization, it takes more than just setting one up to guarantee success.

Je nach Art Ihrer Organisation (und dem Umfang Ihres Deal Desks) kann Ihr tatsächlicher Weg zum Erfolg in diesen drei Bereichen erheblich variieren.

That said, there are a few universal rules that apply here, regardless of your business model.

Definieren Sie Ihre Rolle am Deal Desk und die Aufgaben Ihres Teams.

Jedes Mitglied des Deal Desks hat Kernaufgaben in seiner jeweiligen Abteilung (ein Vertriebsleiter arbeitet natürlich mit seinem Team zusammen, um Vertriebsstrategien umzusetzen und seine Mitarbeiter zu motivieren). Diese Aufgaben entsprechen jedoch nicht unbedingt ihrer Rolle innerhalb des Deal Desks.

Start by mapping out the tasks required to actually complete a deal.

• Die Beschreibung der Customer Journey ist Aufgabe des Vertriebs und des Marketings.
• Die Festlegung von Preis- und Rentabilitätsrichtlinien erfordert Erkenntnisse aus den Bereichen RevOps und Finanzen.
• Vertragsbedingungen und Risikobewertung erfordern die Aufsicht durch Ihre Rechtsabteilungen.
• Die Angebotserstellung obliegt dem für den Kunden zuständigen Kundenbetreuer.
• Deal-Bewertungen sind für Vertriebsleiter oder Deal-Desk-Analysten gedacht.
• Die Verwaltung des Genehmigungsprozesses ist eine gemeinsame Aufgabe, die davon abhängt, wessen Beitrag für die Freigabe erforderlich ist.
• Ob Sie ein bestimmtes Geschäft abschließen können, hängt vom Feedback Ihrer Produkt-, Betriebs- und/oder Lieferteams ab.

Erstellen Sie einen reibungslosen Workflow für die Genehmigung von Geschäften.

Sobald Sie wissen, wer für welchen Teil des Deal-Desk-Prozesses verantwortlich ist, ist es nicht allzu schwer, einen Genehmigungsprozess einzurichten.

In Configure, Price, Quote (CPQ) ist das Einrichten von Genehmigungsworkflows ganz einfach.

1. Definieren Sie die Logik für Ihre Genehmigungs-Workflows, indem Sie Genehmigungsregeln, Bedingungen und Variablen einrichten. Wenn zum Beispiel ein Vertreter ein benutzerdefiniertes Produkt konfiguriert, wird es automatisch zur Überprüfung an den Produktmanager gesendet.
2. Erstellen Sie spezifische Rollen mit definierten Genehmigungsbeschränkungen und passen Sie Workflows an Ihre Bedürfnisse an. Strukturieren Sie anschließend die Überprüfung von Genehmigungen, indem Sie Genehmigungsketten organisieren. Auf diese Weise können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge Genehmigungen eingeholt werden und von wem.
3. Set up a collaboration environment where stakeholders can view and resolve any issues in real-time (i.e., in-app commenting/editing, version control, and automated notifications).

Käufer- und Unternehmensanforderungen aufeinander abstimmen.

Your buyer wants (a) personalization and (b) a frictionless experience. More than three-quarters of B2B buyers say their latest purchase was “very complex or difficult,” and the same proportion expect more personalization now than they did in previous years.

Think about areas where it’s unnecessarily complicated, either for your team or the buyer.

• Käufer von Abteilung zu Abteilung weiterleiten
• Manuelle Dateneingabeprozesse für Vertriebsmitarbeiter und Verwaltungsaufgaben
• Unterschiedliche Systeme, insbesondere solche, die innerhalb einzelner Abteilungen isoliert sind
• Langwierige Debatten über Preise, Rabatte und Sonderangebote
• Unneeded approvals for basic changes/conditions

You can alleviate a lot of this with smart pricing models and accurate quotes, but you can also streamline the negotiation/contracting experience by eliminating unnecessary back-and-forth.

This partially comes down to how clearly defined the roles within your deal desk are. If every person knows their responsibilities and follows the process, then your quote-to-cash workflow will be highly collaborative and efficient.

KPI für den Deal Desk festlegen

Jede Geschäftsstrategie braucht messbare Ergebnisse. Man verfällt leicht der Denkweise „mehr Geschäfte = besser“.

Das gilt jedoch nur, wenn diese Geschäfte rentabel sind. Sie müssen KPIs festlegen, mit denen Sie die Effizienz Ihres Deal Desks messen können.

Hier sind einige Kennzahlen, die Sie mindestens verfolgen sollten:

Win rate

This is the most basic metric: how many deals were won vs. how many were lost?

• Neukundengewinnungsquote – Wie viele der insgesamt abgeschlossenen Geschäfte entfielen auf Neukunden?
• Gewinnquote bei bestehenden Kunden – Wie viele davon stammen von bestehenden Kunden? Dies kann auch Chancen und mögliche Schwächen Ihrer Verlängerungsstrategien aufzeigen.

Your win rate tells you how effective your sales process, pricing, and negotiating strategies are at winning new business. A low win rate could mean a lot of things. But in the context of your deal desk, it means your processes and policies aren’t hitting the mark.

Durchschnittliche Geschäftsgröße

Simply put, how much are your deals worth?

This is a simple metric: add up all the deals from a unit of time (quarterly, annually) and divide it by your total number of deals. You can also look at this in terms of average contract value.

Wenn der Umfang Ihrer typischen Geschäfte geringer ist, als Sie es sich wünschen, könnte es für Ihr Deal-Desk-Team schwierig sein, hochkarätige Geschäfte auszuhandeln.

This can also be a retrospective metric, though. A rise or fall in average deal size over time can also tell you if your deals are becoming more or less profitable. In general, upward trends are a good sign with this metric.

Time to close

When a lead enters your pipeline, how long does it take for that deal to be closed?

• Verkaufszyklus – Die Zeit zwischen der ersten Kontaktaufnahme durch einen Vertriebsmitarbeiter und dem Abschluss des Geschäfts.
• Vertragszyklus – Wie lange dauert es nach dem Zuschlag, bis die Unterschrift unter den Vertrag kommt?
• Zeit für ein Angebot – Als entscheidender Faktor für die Geschwindigkeit von Geschäftsabschlüssen (und Konversionen, da viele Käufer sich letztendlich für den Anbieter entscheiden, der als Erster reagiert) kann die Optimierung der Angebotserstellung ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein.

Wenn Sie die Vertriebs- und Vertragszyklen Ihres Unternehmens kennen, können Sie besser nachvollziehen, wie sich die Geschäfte in Ihrer Pipeline entwickeln. In welcher Phase scheitern die meisten Geschäfte? Welche Abteilungen benötigen mehr Unterstützung, um den Gesamtprozess zu beschleunigen?

Netto-Empfehlungsindex (NPS)

Your NPS measures customer satisfaction and loyalty.

• Wie wahrscheinlich ist es, dass Kunden Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung einem Freund oder Kollegen weiterempfehlen?

Es spricht rückblickend für die Bemühungen Ihres Deal Desks, eine Deal-Struktur zu schaffen, die den Erwartungen Ihrer Käufer entspricht.

Wenn Sie einen hohen NPS haben, ist dies ein Indikator dafür, dass Ihr Produkt und Ihr Kundenerlebnis gut auf die Bedürfnisse der Käufer abgestimmt sind. Ist er niedrig, könnte es Probleme mit dem Kundenerlebnis geben, die behoben werden müssen.

Nutzen Sie Technologie, um Geschäfte zu beschleunigen

To streamline the deal process from start to finish, you 100% need software in this day and age. Following all the deal desk best practices in the book won’t save you if you’re stuck using manual processes and spreadsheets, or even the wrong tech stack.

Konfigurieren, Preise, Angebote (CPQ)

CPQ-Software übernimmt die Verwaltungsaufgaben, die Ihr Deal-Desk-Team sonst selbst erledigen müsste. Es handelt sich um eine automatisierte Plattform für die Angebotserstellung, mit der Sie komplexe Produkt-/Dienstleistungsangebote konfigurieren, Preise und Rabatte berechnen, innerhalb von Minuten (statt Stunden) präzise Angebote versenden und jede Änderung am Angebot während der Verhandlungen nachverfolgen können.

Außerdem ermöglicht es eine einfache Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen und reduziert Fehler und Missverständnisse. Vor allem aber beschleunigt es die Bearbeitungszeit von Angeboten erheblich, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit für den Abschluss von Geschäften haben.

Software für die Vertragsverwaltung

Das Vertragsmanagement ist manchmal Teil von CPQ, aber auch als eigenständige Lösung verfügbar. Es bietet eine cloudbasierte Anwendung für:

• Zitatvorlagen
• Individuelle Angebotserstellung
• Zusammenarbeit
• Redlining and versioning
• E-Signatur
• Dokumentenspeicherung
• Searchability

With contract management software, you can ensure contracts are created and managed efficiently and accurately. This reduces the back-and-forth in negotiations and speeds up the overall deal process.

Deal-Desk-Tracking-Software

There are a few different places you can track your deal desk metrics over time: CPQ, CRM (through integration), or specialized revenue or buyer engagement tracking software.

Zwischen diesen Punkten können Sie Ihre Fortschritte in Richtung all Ihrer Geschäftsziele verfolgen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen, um diesen einen Schritt näher zu kommen.