Deal Desk

Was ist ein Deal Desk?

Ein Deal Desk ist ein zentralisiertes, funktionsübergreifendes Team innerhalb eines Unternehmens, das für die Verwaltung und Optimierung des Vertriebsprozesses zuständig ist, insbesondere bei komplexen oder hochwertigen Geschäften. Sein Hauptziel ist es, sicherzustellen, dass Geschäfte effektiv strukturiert sind, den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen einen maximalen Wert bieten.

Die Zusammensetzung eines Deal-Desk-Teams kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren, umfasst jedoch in der Regel Führungskräfte aus den folgenden Abteilungen:

• RevOps
• Vertriebsabläufe
• Rechtlich
• Finanzen
• Kundenerfolg

Die Funktion des Deal Desks gewinnt zunehmend an Bedeutung, da Unternehmen ihre Vertriebsaktivitäten ausweiten. Ein spezielles Expertenteam, das abteilungsübergreifend tätig ist, entlastet den Geschäftsabschlussprozess erheblich, indem es Unternehmen dabei unterstützt, komplexe Geschäfte so zu steuern, dass der Nutzen für das Unternehmen, das Vertriebsteam und den Kunden maximiert wird.

Synonyme

• Vertragsmanagement im Vertrieb
• Vertriebs- und Vertragsmanagement
• Genehmigungen von Verkaufsabschlüssen

Aufgaben des Deal Desk

Die meisten Menschen haben eine sehr eingeschränkte Vorstellung davon, was die Funktion des Deal Desks tatsächlich umfasst – sie würden wahrscheinlich Aktivitäten wie das Management von Verkaufsangeboten, Vertragsverhandlungen und die Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern nennen, um schnelle Genehmigungen zu erhalten.

In Wirklichkeit ermöglicht die vielschichtige Rolle eines Deal Desks komplexe und nicht standardisierte Geschäfte während des gesamten Verkaufszyklus.

Die Customer Journey skizzieren

Zunächst müssen die Mitglieder des Deal Desk-Teams die Customer Journey und die wichtigsten Entscheidungsträger in diesem Prozess verstehen. Ein Deal Desk-Analyst kann eine Checkliste, eine Umfrage oder ein Formular verwenden, um Erkenntnisse für die Bedarfsanalyse zu gewinnen, die das Team dann auf seine Customer Journey Map anwenden kann.

Was den Deal Desk betrifft, umfasst die Customer Journey des Käufers – die jeden potenziellen Kunden von der ersten Wahrnehmung bis zum Abschluss begleitet – die folgenden Schritte:

1. Lead-Entdeckung und erste Qualifizierung
2. Angebot und Verhandlung
3. Vereinbarung und elektronische Signatur
4. Implementierung und Support nach der Unterzeichnung
5. Vertragsverlängerungsmanagement

Die Darstellung dieser Elemente hilft Verkäufern dabei, sich einen umfassenden Überblick über jedes Geschäft zu verschaffen, Hindernisse zu antizipieren und den Präferenzen der Käufer bei der Interaktion und Verhandlung mit ihnen gerecht zu werden. Dies ist besonders wichtig bei nicht standardmäßigen Geschäften, die komplexe Produkte, mehrere Interessengruppen oder komplizierte rechtliche Rahmenbedingungen beinhalten.

Preise und Rabatte

Die Preisgestaltung für komplexe Geschäfte erfordert ebenso wie bei regulären Geschäften die Analyse von Kundensegmenten, Wettbewerbsinformationen und Markttrends. Bei hochgradig konfigurierbaren Produkten und komplexen Preismodellen muss das Deal-Desk-Team jedoch eine Vielzahl von Datenpunkten zusammenstellen, darunter Segmentierungsdaten, Nutzungsprognosen und Käuferpräferenzen.

Einige wichtige Überlegungen für RevOps- und Vertriebsmitarbeiter bei der Festlegung von Preisregeln sind:

• Preise der Wettbewerber
• Produktdifferenzierung
• Preiselastizität
• Betriebskosten
• Verfügbarkeit der Produkte
• Größe des Zielmarktes
• Kundensegmente
• Cross-Selling- und Upselling-Möglichkeiten
• Häufig gebündelte Produkte
• Preisstufen je nach Nutzung, Bedarf oder Unternehmensgröße
• Wiederkehrende Einnahmen (z. B. Abonnements, Rahmenverträge, Lizenzen)

Nachdem die Preise für jedes Einzelprodukt und jedes Produktpaket festgelegt wurden, nutzt die Deal Desk diese Informationen, um Rabattstrategien zu entwickeln, die wettbewerbsfähige Preise bei gleichzeitiger Wahrung einer gesunden Marge gewährleisten.

Zu den gängigsten Rabattstrategien zählen Preisnachlässe, Treueprogramme und Partnerrabatte.

Festlegung von Richtlinien und Preisempfehlungen in CPQ

Der Deal Desk ist dafür zuständig, die Bedürfnisse der idealen Kunden des Unternehmens (auf der Grundlage der Buyer Journey) mit den Funktionen des Produkts abzugleichen, um eine präzise und profitable Umsetzung der Strategien sicherzustellen.

Sobald sie die optimalen Preisbedingungen, Produktkonfigurationen und vertraglichen Beschränkungen festgelegt haben, geben sie diese Daten in CPQ ein, das diese Regeln als Backend für die Angebotserstellung und Vertragsgestaltung nutzt.

Deal-Strukturierung und Vertragsbedingungen

Obwohl die Strukturierung von Geschäften in erster Linie Aufgabe des Vertriebsteams ist (genauer gesagt des Verkäufers, der mit dem neuen Interessenten zusammenarbeitet), kann der Deal Desk dabei helfen, indem er bestimmte Elemente standardisiert – beispielsweise eine gemeinsame Produktkonfiguration für ein bestimmtes Kundensegment – und diese zur leichteren Bezugnahme in das Vertriebshandbuch einträgt.

Der Deal Desk ist auch für die Erstellung der grundlegenden Bedingungen für Kundenverträge verantwortlich, unabhängig von deren Komplexität. Zum Beispiel:

• Was passiert im Falle eines Dienstausfalls? (SLA-Verfügbarkeitsgarantie)
• Was passiert, wenn ein Kunde seinen Vertrag vorzeitig kündigt? (Vorzeitige Kündigungsgebühren)
• Wie wird die Abrechnung strukturiert und abgewickelt? (Preis pro Einheit, Abonnementzahlungen, platzbasierte Preisgestaltung für expandierende Unternehmen)
• Was passiert, wenn ein Kunde mit der Zahlung in Verzug gerät? (Regelmäßige Benachrichtigungen, Mahnungen, Kündigung der Dienstleistung)

Dies ist besonders nützlich, wenn mehr als eine Person – z. B. ein Finanzexperte und ein Rechtsberater – die endgültige Vertragsstruktur genehmigen muss. Die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Ablehnungen in diesen kritischen Bereichen ist deutlich geringer, wenn die für die Genehmigung Verantwortlichen die festgelegten Regeln einstimmig gebilligt haben.

Verwaltung von Genehmigungen für Sonderbedingungen

Der Deal Desk prüft und genehmigt alle Sonderkonditionen, die ein Kunde wünscht. Da er für den Genehmigungsprozess zuständig ist, weiß er genau, an welche Genehmigungsinstanz er sich wenden muss und wie ein komplexes Geschäft richtig aufbereitet, präsentiert und verhandelt wird.

Bei dieser Funktion ist Geschwindigkeit der wichtigste Faktor – selbst eine Genehmigungsfrist von einem Tag kann den Verkaufszyklus um eine Woche oder mehr verzögern.

Es ist hilfreich, im Voraus Genehmigungsrichtlinien festzulegen (z. B. „Wenn Bedingung X erfüllt ist, ist der Deal nicht möglich“), um spätere Hin- und Her-Verhandlungen zu minimieren und den Deal-Prozess zu beschleunigen.

Risikomanagement

Jedes Geschäft birgt immer ein gewisses Risiko. Die Rechts- und Finanzabteilungen des Deal Desk Teams sind dafür verantwortlich, diese Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren, um den Erfolg der Transaktion sicherzustellen.

Zu den wichtigsten Aspekten des Risikomanagements innerhalb der Deal-Desk-Funktion gehören:

• Risikoidentifizierung. Die Mitglieder des Deal Desks arbeiten zusammen, um potenzielle finanzielle (z. B. Kreditrisiko, Preisrisiko), rechtliche (z. B. Vertragsverletzungen, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften), operative (z. B. Lieferfristen, Ressourcenengpässe) oder Reputationsrisiken (z. B. Unzufriedenheit der Kunden, negative Publizität) zu erkennen.
• Risikobewertung. Anschließend bewerten sie die Wahrscheinlichkeit und die potenziellen Auswirkungen eines Risikos auf das Unternehmen, um bestimmte Risiken zu priorisieren und geeignete Strategien zur Risikominderung einzusetzen.
• Risikominderung. Auf Grundlage der Risikobewertung passen sie die Vertragsbedingungen an, verhandeln (oder verhandeln erneut) Vertragsklauseln, implementieren zusätzliche Kontrollen oder Sicherheitsvorkehrungen oder suchen nach alternativen Lösungen, die sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch denen des Kunden entsprechen.
• Überwachung und Überprüfung. Nach der Umsetzung überwacht das Deal Desk-Team kontinuierlich den Fortschritt des Geschäfts, um sicherzustellen, dass Risiken angemessen gesteuert werden und keine neuen Risiken entstehen. Es führt regelmäßige Überprüfungen durch, um die Wirksamkeit des Risikomanagements zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Vertriebsunterstützung

Die Mitarbeiter der Bereiche Vertriebsabwicklung und Kundenerfolg im Deal Desk unterstützen die Vertriebsteams durch aussagekräftige Berichte (z. B. zum Kundenlebenszeitwert oder zur Gewinn-Verlust-Analyse) sowie durch konkrete Empfehlungen, damit diese komplexe Geschäftsabschlüsse effektiver bewältigen können.

Sie schulen Verkäufer in bewährten Verfahren, stellen Produktaktualisierungen und -verbesserungen vor, verhandeln mit Kunden über Preise oder Konditionen und sorgen für einen reibungslosen Übergang zwischen dem Vertrieb und allen anderen an dem Geschäft beteiligten Abteilungen.

Die Vertriebsabteilung hat zudem die Aufgabe, alle Vertriebsunterlagen – Produktdokumentationen, Preislisten, Vertriebsabläufe, Vertrags- und Angebotsvorlagen usw. – zu zentralisieren, damit diese für Vertriebsmitarbeiter und Kunden während des gesamten Geschäftszyklus leicht zugänglich sind.

Compliance-Überwachung

Die Compliance-Überwachung ist ein fortlaufender Prozess für komplexe Geschäfte, bei dem der Deal Desk alle kundenbezogenen Aktivitäten identifizieren, aufzeichnen und melden muss, die gegen bestehende gesetzliche Vorschriften oder Unternehmensrichtlinien verstoßen könnten.

Sie verfolgen Änderungen an Gesetzen und Vorschriften, die sich auf die Verträge oder Geschäftsabläufe der Kunden auswirken, informieren die Verkäufer über festgestellte Verstöße und entwickeln Prozesse, um die Einhaltung der Vorschriften nach Abschluss des Geschäfts sicherzustellen.

Standardisierung unternehmensweiter Prozesse und Tools

Alle Mitglieder des Deal-Desk-Teams müssen zusammenarbeiten, um standardisierte Prozesse zu entwickeln, die den Deal-Desk-Prozessablauf rationalisieren, und anschließend Technologien implementieren, die diese Prozesse optimieren und automatisieren.

Dies beginnt intern damit, dass Unternehmen Folgendes schaffen:

• Käuferprofile, Customer Journey Maps und ein ideales Kundenprofil (ICP)
• Vertriebsleitfäden und -methoden
• Genehmigungshierarchien (für Personen mit Unterschriftsberechtigung)
• Vorlagen für Angebote, Vorschläge und Verträge
• Auftragsverwaltungs-Workflows
• KPI für Umsatz und Erlöse
• Regeln und Eventualitäten für die Rechnungsstellung und Fakturierung
• Praktiken der Umsatzrealisierung

Sobald sie über die erforderlichen Prozesse und Tools verfügen, können sie diese mithilfe der entsprechenden Software optimieren.

Messung und Berichterstattung von Deal-KPIs

Das oberste Ziel der Deal-Desk-Teams besteht darin, herauszufinden, ob die tatsächlichen Ergebnisse der oben genannten Prozesse und Instrumente mit den angestrebten Geschäftszielen übereinstimmen.

Dazu nutzen sie Kennzahlen wie den durchschnittlichen Auftragswert, die Abschlussquoten pro Quartal oder Jahr, die Gewinnmargen und den Customer Lifetime Value (CLV). Außerdem messen sie die Konversionsraten in jeder Phase der Vertriebspipeline, die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss sowie die Kundenzufriedenheitswerte.

Anhand dieser Daten werden dann Zusammenhänge zwischen der Qualität der Abläufe am Deal Desk und deren Auswirkungen auf die Gesamtleistung ermittelt. Dies hilft ihnen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren, damit sie entsprechende Anpassungen vornehmen können.

Wie der Deal Desk den Umsatz steigert

Deal Desks sind aus folgenden Gründen ein wesentlicher umsatzgenerierender Geschäftsbereich:

• Optimierte Vertriebsprozesse. Durch die Zentralisierung des Deal-Managements beseitigt der Deal Desk Ineffizienzen und Engpässe, sodass Vertriebsteams Geschäfte schneller abschließen und sich neuen Chancen zuwenden können.
• Bessere Deal-Qualität. Die Mitglieder des Deal Desks sorgen dafür, dass Verträge effektiv strukturiert sind und den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, was zu erfolgreicheren und längerfristigen Kundenbeziehungen führt.
• Rabatt- und Preisoptimierung. Die von den Mitarbeitern des Deal Desks getroffenen Preisentscheidungen stehen im Einklang mit der Unternehmensstrategie, die darauf abzielt, die Rentabilität zu maximieren und gleichzeitig die Wettbewerbsposition auf dem Markt zu erhalten.
• Risikovermeidung. Durch die proaktive Identifizierung und Bewältigung potenzieller Risiken im Geschäftsprozess lassen sich unerwartete Kosten, rechtliche Probleme und Reputationsschäden vermeiden.
• Funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Der Deal Desk bringt Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen zusammen, was letztendlich zu einer effektiveren Entscheidungsfindung und höheren Umsatzerlösen führt.
• Unterstützung beim Vertrieb. Beratung , Einblicke und bewährte Verfahren erleichtern den Abschluss von Geschäften und tragen zu höheren Gewinnquoten und Umsatzsteigerungen bei.

Der Deal Desk spielt eine zentrale Rolle bei allen Maßnahmen eines Unternehmens zur Umsatzsteigerung. Durch die Funktionen des Deal Desks erleichtern Unternehmen den Verkäufern die Arbeit, verkürzen die Verkaufszyklen, verbessern das Kundenerlebnis und verringern das Risiko kostspieliger Fehler.

Wie man den Deal-Desk-Prozessablauf optimiert

Rechtsabteilung, Vertrieb und RevOps aufeinander abstimmen

Da die Aufgaben des Deal Desks mehrere Abteilungen und Führungsebenen umfassen, kommt es schnell zu einer Isolierung der Arbeitsabläufe, wenn es keine wirksame Möglichkeit gibt, die Aktivitäten zu koordinieren.

Die Software-Integration ist entscheidend für die funktionsübergreifende Abstimmung, doch echte Abstimmung entspringt der Unternehmenskultur. Die Festlegung einer einheitlichen Unternehmensvision trägt dazu bei, dass alle Beteiligten ihre Rollen und ihren Beitrag verstehen und effizienter auf gemeinsame Ziele hinarbeiten können.

Um verschiedene Mitglieder aufeinander abzustimmen, muss ein Unternehmen klare Erwartungen an jedes Team haben – von Rollen und Verantwortlichkeiten bis hin zu Zeitplänen, Kommunikationsprotokollen und Entscheidungsprozessen.

Regelmäßige Besprechungen zwischen den Abteilungen können die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern und dazu beitragen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Entscheiden Sie, welche Verträge der Deal Desk verwalten soll

Nicht jeder Vertrag erfordert die Intervention des Deal Desks – dessen Zeit und Aufwand sollten für Geschäfte reserviert bleiben, bei denen:

• Ein hohes Maß an potenziellem Risiko
• Komplexe oder vollständig kundenspezifische Produktkonfigurationen
• Maßgeschneiderte Software für den spezifischen Arbeitsablauf eines Unternehmens
• Ausgefeilte Vertragsbedingungen, die nicht in die vorab genehmigten Vertragsvorlagen der Organisation passen
• Ad-hoc-Dienstleistungen, wie beispielsweise nicht standardmäßiger Support oder Anforderungen an den Kundenerfolg
• Hochwertige Unternehmensgeschäfte (die international sein können)
• Nicht standardmäßige Bedingungen und Preise
• Individuelle Zahlungspläne

Schulung der Vertriebsteams zu den Abläufen am Deal Desk

Das Vertriebsteam profitiert am unmittelbarsten von der Arbeit des Deal Desks, und die dort implementierten Prozesse sind nur dann wirksam, wenn die Vertriebsmitarbeiter sie auch anwenden.

Um den reibungslosen Ablauf des Deal-Desk-Prozesses zu gewährleisten, ist es wichtig, die Vertriebsmitarbeiter in dessen Feinheiten zu schulen. Dies umfasst alles von der Kundensegmentierung und der Qualifizierung von Kundenkontakten bis hin zu Preisstrategien und bewährten Verfahren zur Einhaltung von Vorschriften.

Prozesse mit Technologie automatisieren

Technologie kann dazu beitragen, Prozesse zu optimieren, indem Routineaufgaben automatisiert werden. Zu den Aufgaben im Zusammenhang mit Deal-Desk-Prozessen, die sich am leichtesten automatisieren lassen, gehören:

• Angebotserstellung und Vertragsgestaltung
• Genehmigungs-Workflows
• Auftragsverwaltung
• Compliance-Überwachung
• Abrechnung und Rechnungsstellung
• Umsatzrealisierung

Das Deal-Desk-Team kann mithilfe von Technologie Daten zentralisieren, papierbasierte Prozesse abschaffen und Transparenz im Transaktionszyklus schaffen. Auf diese Weise können die Beteiligten Verbesserungsmöglichkeiten erkennen und umsetzen.

Deal Desk Tech Stack

Die genauen Komponenten des Tech-Stacks eines Deal Desks und die Auswahl der Anbieter für diese Komponenten variieren von Unternehmen zu Unternehmen, abhängig von der Größe, der Branche und einer Vielzahl weiterer Faktoren.

Kurz gesagt, ein Deal Desk Tech Stack umfasst einige oder alle der folgenden Tools:

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

CRM ist das Rückgrat jeder Deal-Desk-Funktion und dient als zentraler Knotenpunkt für Informationen zu Geschäften, Kunden, der Leistung des Vertriebsteams, Produktdaten und vielem mehr.

Unternehmensressourcenplanung (ERP)

Die Mitglieder des Deal Desks nutzen ERP zur Verwaltung ihrer Produktdaten, Lieferkette, Lagerbestände und anderer betrieblicher Funktionen.

Konfigurieren, Preis, Angebot (CPQ)

CPQ-Software automatisiert die wichtigsten Funktionen des Deal Desks, darunter die Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Vorschlägen und Verträgen, Genehmigungsprozesse, Preisoptimierung und Umsatzrealisierung.

Vertriebsengagement

Ein digitales Sales-Room-Tool wie DealRoom von DealHub CPQ zentralisiert die Kommunikation zwischen dem Vertriebsteam, dem Deal Desk und den Entscheidungsträgern und macht die Kommunikation effizienter.

Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)

CLM-Tools automatisieren den gesamten Vertragsprozess, von der Erstellung von Vorlagen über die Erstellung und Speicherung bis hin zur Verlängerung ein Jahr später.

Vertriebsunterstützung

Verkäufern die Inhalte und Materialien zur Verfügung zu stellen, die sie zur Beschleunigung des Verkaufszyklus benötigen, ist eine Aufgabe des Deal Desks, die mithilfe von Sales-Enablement-Tools fast vollständig automatisiert werden kann.

Abrechnung und Rechnungsstellung

Anstatt sich Zahlungsbedingungen merken und daran denken zu müssen, wann den einzelnen Kunden ihre Rechnungen zu schicken sind, kann die Automatisierung der Rechnungsstellung dies für sie übernehmen.

Analytik

Der Deal Desk stützt sich auf Analysen aus Revenue-Intelligence-, CRM- und BI-Tools, um zu verstehen, wie sich seine Prozesse und Strategien in der Praxis auswirken und wo die Unternehmensleistung verbessert werden könnte.

Die Rolle von CPQ im Deal-Desk-Prozess

Wenn es ein Tool (neben CRM) gibt, das der Deal Desk für seinen Erfolg braucht, dann ist es CPQ. CPQ-Lösungen automatisieren viele der Prozesse, die sonst dem Deal Desk-Team obliegen würden.

Die CPQ-Implementierung ist aus folgenden Gründen für den Deal-Desk-Prozess von entscheidender Bedeutung:

• Vereinheitlicht die Preisgestaltung und Rabattgewährung
• Synchronisiert sich mit Echtzeitdaten für Verfügbarkeit in Echtzeit
• Vereinfacht komplexe Produktkonfigurationen
• Erstellt genaue Angebote
• Integriert sich in CRM- und ERP-Systeme
• Automatisiert Genehmigungsworkflows
• Bietet Analysen und Berichte

Mit dem Wachstum von Unternehmen skalieren CPQ-Lösungen die Deal-Desk-Funktion, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren und eine effiziente Verwaltung ermöglichen, wenn höhere Geschäftsvolumina durch die Pipeline laufen.

FAQs

Andrew Parker

Andrew ist ein professioneller Texter, der sich auf die Erstellung von Inhalten für Business-to-Business-Software (B2B) spezialisiert hat. Er recherchiert und verfasst Artikel, die seinen Lesern wertvolle Einblicke und Informationen bieten.