Deal Desk

Was ist ein Deal Desk?

Ein Deal Desk ist ein zentrales, funktionsübergreifendes Team innerhalb eines Unternehmens, das für die Verwaltung und Optimierung des Verkaufsprozesses zuständig ist, insbesondere bei komplexen oder hochwertigen Geschäften. Sein Hauptziel ist es, sicherzustellen, dass Geschäfte effektiv strukturiert sind, den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und sowohl dem Kunden als auch dem Unternehmen einen maximalen Wert bieten.

Die Struktur eines Deal-Desk-Teams kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren, umfasst aber in der Regel Führungskräfte aus den folgenden Abteilungen:

• RevOps
• Verkaufsaktivitäten
• Rechtliches
• Finanzen
• Erfolg beim Kunden

Die Funktion des Deal Desk wird immer üblicher, da Unternehmen ihre Vertriebsbemühungen ausweiten. Ein engagiertes Team von Experten aus verschiedenen Abteilungen entlastet den Geschäftszyklus erheblich, indem es Unternehmen dabei hilft , komplexe Geschäfte so zu steuern, dass der Nutzen für das Unternehmen, das Vertriebsteam und den Kunden maximiert wird.

Synonyme

• Verwaltung von Verkaufsverträgen
• Verwaltung von Verkaufsabschlüssen
• Genehmigungen von Verkaufsgeschäften

Zuständigkeiten des Deal Desk

Die meisten Menschen haben eine enge Vorstellung davon, was die Deal Desk-Funktion tatsächlich beinhaltet - sie würden wahrscheinlich Aktivitäten wie die Verwaltung von Verkaufsangeboten, Vertragsverhandlungen und die Zusammenarbeit mit internen Interessengruppen nennen, um schnelle Genehmigungen zu erhalten.

In Wirklichkeit ist die vielschichtige Rolle eines Deal Desks für komplexe und nicht standardisierte Geschäfte während des gesamten Verkaufszyklus verantwortlich.

Skizzierung der Buyer's Journey

Vor allem müssen die Mitglieder des Deal Desk-Teams die Customer Journey und die wichtigsten Entscheidungsträger auf dieser Reise verstehen. Ein Deal Desk-Analyst könnte eine Checkliste, eine Umfrage oder ein Formular verwenden, um Erkenntnisse für die Bedarfsanalyse zu gewinnen, die das Team dann auf seine Customer Journey Map anwenden kann.

Was die Geschäftsabwicklung betrifft, so umfasst die "Buyer's Journey", die jeden potenziellen Kunden vom Bewusstsein bis zum Abschluss begleitet, die folgenden Schritte:

1. Entdeckung von Leads und erste Qualifizierung
2. Vorschlag und Verhandlung
3. Vereinbarung und e-Signatur
4. Umsetzung und Unterstützung nach der Unterzeichnung
5. Verwaltung von Vertragsverlängerungen

Die Darstellung dieser Elemente hilft Verkäufern, eine umfassende Sicht auf jedes Geschäft zu entwickeln, Hindernisse vorauszusehen und die Präferenzen der Käufer bei der Interaktion und Verhandlung mit ihnen zu erfüllen. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um nicht standardisierte Geschäfte handelt, die komplexe Produkte, mehrere Interessengruppen oder komplizierte rechtliche Rahmenbedingungen beinhalten.

Preisgestaltung und Diskontierung

Die Preisgestaltung für komplexe Geschäfte erfordert die Analyse von Kundensegmenten, Wettbewerbsinformationen und Markttrends, genau wie bei normalen Geschäften. Doch bei hochgradig konfigurierbaren Produkten und komplizierten Preismodellen muss das Deal Desk-Team eine Vielzahl von Datenpunkten sammeln, z. B. Segmentierung, Nutzungsprognosen und Käuferpräferenzen.

Einige wichtige Überlegungen für RevOps und Vertriebsmitarbeiter bei der Festlegung von Preisregeln sind:

• Preisgestaltung der Wettbewerber
• Produktdifferenzierung
• Preiselastizität
• Betriebskosten
• Verfügbarkeit der Produkte
• Größe des Zielmarktes
• Kundensegmente
• Cross-Selling- und Upselling-Möglichkeiten
• Häufig gebündelte Produkte
• Preisstaffelung je nach Nutzung, Bedarf oder Unternehmensgröße
• Wiederkehrende Einnahmen (z. B. Abonnements, Retainers, Lizenzen)

Nach der Festlegung der Preise für jedes übergeordnete Produkt und Produktbündel nutzt der Deal Desk diese Informationen, um Rabattstrategien zu entwickeln, die eine wettbewerbsfähige Preisgestaltung unter Beibehaltung einer gesunden Marge gewährleisten.

Zu den gängigsten Rabattstrategien gehören Preisnachlässe, Treueprogramme und Partnerrabatte.

Festsetzung von Politiken und Preisrichtlinien in CPQ

Der Deal Desk hat die Aufgabe, die idealen Kundenbedürfnisse des Unternehmens (basierend auf der Buyer Journey) mit den Möglichkeiten des Produkts abzugleichen, um eine genaue und profitable Umsetzung der Richtlinien zu gewährleisten.

Sobald sie die optimalen Preisbedingungen, Produktkonfigurationen und vertraglichen Einschränkungen festgelegt haben, geben sie diese Daten in CPQ ein, das diese Regeln als Backend für die Angebots- und Vertragserstellung verwendet.

Geschäftsstrukturierung und Vertragsbedingungen

Obwohl die Strukturierung von Geschäften in erster Linie Aufgabe des Vertriebsteams ist (genauer gesagt des Verkäufers, der mit dem neuen Interessenten zusammenarbeitet), kann der Deal Desk bei der Strukturierung helfen, indem er bestimmte Elemente standardisiert - z. B. eine gemeinsame Produktkonfiguration für ein bestimmtes Kundensegment - und sie zur leichteren Bezugnahme in das Sales Playbook einträgt.

Der Deal Desk ist auch für die Erstellung von Grundbedingungen für Kundenverträge zuständig, unabhängig von ihrer Komplexität. Zum Beispiel:

• Was geschieht bei einem Ausfall des Dienstes? (SLA-Betriebszeitgarantie)
• Was passiert, wenn ein Kunde seinen Vertrag vorzeitig beendet (Vorfälligkeitsentschädigung)?
• Wie wird die Rechnungsstellung strukturiert und gehandhabt? (Preise pro Einheit, Abonnementzahlungen, Preise auf Sitzplatzbasis für expandierende Unternehmen)
• Was geschieht, wenn ein Kunde mit der Zahlung in Verzug gerät? (Routinemeldungen, Mahnungen, Beendigung des Dienstes)

Dies ist besonders nützlich, wenn mehr als eine Person - z. B. ein Finanzexperte und ein Rechtsberater - die endgültige Geschäftsstruktur abzeichnen muss. Die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Ablehnungen in diesen kritischen Bereichen ist wesentlich geringer, wenn die für die Abzeichnung zuständigen Personen die vorgegebenen Regeln allgemein anerkannt haben.

Verwaltung von Genehmigungen für besondere Bedingungen und Konditionen

Der Deal Desk prüft und genehmigt alle Sonderbedingungen, die ein Kunde wünscht. Da sie für den Genehmigungsprozess zuständig sind, wissen sie genau, welche Genehmigungsbehörde sie anzapfen müssen und wie sie ein kompliziertes Geschäft richtig verpacken, präsentieren und verhandeln können.

In dieser Funktion ist Schnelligkeit der wichtigste Faktor - schon eine Genehmigungszeit von einem Tag kann den Verkaufszyklus um eine Woche oder mehr verzögern.

Es ist hilfreich, im Vorfeld Genehmigungsrichtlinien festzulegen (z. B. "Wenn Bedingung X erfüllt ist, ist das Geschäft nicht möglich"), um spätere Verhandlungen zu minimieren und den Geschäftsprozess zu beschleunigen.

Risikomanagement

Jedes Geschäft birgt immer ein gewisses Risiko. Die Rechts- und Finanzabteilung des Deal Desk Teams ist dafür verantwortlich, diese Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren, um den Erfolg der Transaktion zu gewährleisten.

Zu den wichtigsten Aspekten des Risikomanagements im Rahmen der Deal Desk-Funktion gehören:

• Identifizierung von Risiken. Die Mitglieder des Deal Desks arbeiten zusammen, um potenzielle finanzielle (z. B. Kreditrisiko, Preisrisiko), rechtliche (z. B. Vertragsverletzungen, Einhaltung von Vorschriften), operative (z. B. Lieferfristen, Ressourcenbeschränkungen) oder Reputationsrisiken (z. B. Unzufriedenheit der Kunden, negative Publicity) zu erkennen.
• Risikobewertung. Anschließend bewerten sie die Wahrscheinlichkeit und die potenziellen Auswirkungen eines Risikos auf die Organisation, um bestimmte Risiken zu priorisieren und geeignete Strategien zur Risikominderung anzuwenden.
• Risikominderung. Auf der Grundlage der Risikobewertung passen sie die Vertragsbedingungen an, verhandeln Vertragsklauseln (oder verhandeln sie neu), führen zusätzliche Kontrollen oder Schutzmaßnahmen ein oder suchen nach alternativen Lösungen, die sowohl den Bedürfnissen des Unternehmens als auch denen des Kunden gerecht werden.
• Überwachung und Überprüfung. Nach der Umsetzung überwacht das Deal Desk Team kontinuierlich den Fortschritt der Transaktion, um sicherzustellen, dass die Risiken ordnungsgemäß verwaltet werden und keine neuen Risiken entstehen. Es führt regelmäßige Überprüfungen durch, um die Effektivität des Risikomanagements zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Förderung des Verkaufs

Die Vertriebsmitarbeiter des Deal Desk unterstützen die Vertriebsteams mit aufschlussreichen Berichten (z. B. Customer Lifetime Value, Win-Loss-Analyse) und umsetzbaren Ratschlägen, damit sie komplexe Geschäfte effektiver abwickeln können.

Sie schulen Verkäufer in bewährten Verfahren, führen Produktaktualisierungen und -verbesserungen ein, verhandeln mit Kunden über Preise und Konditionen und sorgen für eine reibungslose Übergabe zwischen dem Vertrieb und allen anderen am Geschäft beteiligten Abteilungen.

Sales Ops hat außerdem die Aufgabe, alle Vertriebsunterlagen - Produktdokumentation, Preislisten, Vertriebsabläufe, Vertrags- und Angebotsvorlagen usw. - zu zentralisieren, damit sie für Verkäufer und Kunden während des gesamten Geschäftszyklus leicht zugänglich sind.

Überwachung der Einhaltung

Die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften ist ein fortlaufender Prozess bei komplexen Geschäften, bei dem die Geschäftsabteilung alle kundenbezogenen Aktivitäten, die gegen bestehende rechtliche Vorschriften oder Unternehmensrichtlinien verstoßen könnten, ermitteln, aufzeichnen und melden muss.

Sie verfolgen Änderungen von Gesetzen und Vorschriften, die sich auf die Verträge oder Geschäftsabläufe der Kunden auswirken, informieren die Verkäufer über festgestellte Verstöße gegen die Vorschriften und schaffen Prozesse, die die Einhaltung der Vorschriften nach Abschluss des Geschäfts gewährleisten.

Standardisierung von unternehmensweiten Prozessen und Tools

Alle Mitglieder des Deal Desk-Teams müssen zusammenarbeiten, um standardisierte Prozesse zu schaffen, die den Ablauf des Deal Desks rationalisieren, und dann Technologien implementieren, die diese Prozesse optimieren und automatisieren.

Dies beginnt intern, indem die Unternehmen Folgendes schaffen:

• Buyer Personas, Customer Journey Maps und ein ideales Kundenprofil (ICP)
• Vertriebshandbücher und -methoden
• Genehmigungshierarchien (für Personen mit Unterschriftsberechtigung)
• Vorlagen für Angebote, Vorschläge und Verträge
• Arbeitsabläufe bei der Auftragsverwaltung
• Umsatz- und Ertrags-KPIs
• Abrechnungs- und Fakturierungsregeln und Eventualitäten
• Praktiken der Umsatzrealisierung

Sobald sie über die erforderlichen Prozesse und Instrumente verfügen, können sie diese mit Hilfe der entsprechenden Software optimieren.

Messung und Berichterstattung über KPIs für Geschäfte

Das eigentliche Ziel von Deal Desk-Teams ist es, herauszufinden, ob die Ergebnisse der oben genannten Prozesse und Tools in der Praxis mit den gewünschten Geschäftszielen übereinstimmen.

Dazu verwenden sie KPIs wie die durchschnittliche Geschäftsgröße, Gewinnraten pro Quartal oder Jahr, Gewinnmargen und den Customer Lifetime Value (CLV). Außerdem messen sie die Konversionsraten in jeder Phase der Vertriebspipeline, die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss und die Kundenzufriedenheitswerte.

Diese Datenpunkte werden dann verwendet, um Korrelationen zwischen der Qualität des Deal Desk-Prozesses und seinen Auswirkungen auf die Gesamtleistung herzustellen. Dies hilft ihnen, verbesserungsbedürftige Bereiche zu ermitteln, damit sie sich entsprechend anpassen können.

Wie der Deal Desk den Umsatz steigert

Deal Desks sind aus den folgenden Gründen eine wesentliche, Einnahmen generierende Geschäftseinheit:

• Rationalisierte Vertriebsprozesse. Durch die Zentralisierung der Geschäftsabwicklung beseitigt der Deal Desk Ineffizienzen und Engpässe, so dass die Vertriebsteams Geschäfte schneller abschließen und sich neuen Möglichkeiten zuwenden können.
• Bessere Qualität der Geschäfte. Die Mitglieder des Deal Desks stellen sicher, dass die Verträge effektiv strukturiert sind und den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, was zu erfolgreicheren und langfristigeren Kundenbeziehungen führt.
• Rabatt- und Preisoptimierung. Preisentscheidungen, die von den Mitgliedern des Deal Desks getroffen werden, stimmen mit der Unternehmensstrategie überein, um die Rentabilität zu maximieren und gleichzeitig eine wettbewerbsfähige Marktposition zu erhalten.
• Risikovermeidung. Die proaktive Erkennung und Bewältigung potenzieller Risiken während des Geschäftsprozesses verhindert unerwartete Kosten, rechtliche Probleme und Rufschädigung.
• Funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Der Deal Desk bringt Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammen, was letztlich zu einer effektiveren Entscheidungsfindung und einer höheren Umsatzgenerierung führt.
• Unterstützung bei der Verkaufsförderung. Anleitungen, Einblicke und Best Practices erleichtern den Abschluss von Geschäften und tragen so zu höheren Gewinnquoten und mehr Umsatz bei.

Der Deal Desk ist das Herzstück aller Bemühungen eines Unternehmens zur Umsatzsteigerung. Mit Hilfe der Deal Desk-Funktionen erleichtern Unternehmen den Verkäufern das Leben, verkürzen die Vertriebszyklen, verbessern das Kundenerlebnis und verringern das Risiko kostspieliger Fehler.

Wie man den Prozessablauf des Deal Desk rationalisiert

Recht, Vertrieb und RevOps aufeinander abstimmen

Da sich die Deal Desk-Funktion über mehrere Abteilungen und Führungsebenen des Unternehmens erstreckt, werden die Abläufe schnell isoliert, wenn es keine effektive Möglichkeit zur Koordinierung der Aktivitäten gibt.

Die Software-Integration ist der Schlüssel zu einer funktionsübergreifenden Abstimmung, aber die wahre Abstimmung ergibt sich aus der Unternehmenskultur. Die Schaffung einer einheitlichen Unternehmensvision trägt dazu bei, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Beiträge verstehen und effizienter auf gemeinsame Ziele hinarbeiten können.

Um die verschiedenen Mitglieder aufeinander abzustimmen, muss ein Unternehmen klare Erwartungen an jedes Team stellen - von Rollen und Verantwortlichkeiten bis hin zu Zeitplänen, Kommunikationsprotokollen und Entscheidungsprozessen.

Regelmäßige Treffen zwischen den Abteilungen können eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen fördern und sicherstellen, dass alle auf derselben Seite stehen.

Entscheiden Sie, welche Verträge der Deal Desk verwalten soll

Nicht jeder Vertrag erfordert ein Eingreifen des Deal Desks - seine Zeit und seine Bemühungen sollten den Geschäften mit vorbehalten sein:

• Ein hohes Maß an potenziellem Risiko
• Komplizierte oder vollständig kundenspezifische Produktkonfigurationen
• Kundenspezifisch programmierte Software für den spezifischen Arbeitsablauf eines Unternehmens
• Ausführliche Vertragsbedingungen, die nicht unter die von der Organisation vorab genehmigten Vertragsvorlagen fallen
• Ad-hoc-Dienste, z. B. nicht standardisierte Unterstützung oder Anforderungen des Kundenerfolgs
• Unternehmenstransaktionen von hohem Wert (die auch international sein können)
• Nicht standardisierte Bedingungen und Preise
• Maßgeschneiderte Zahlungspläne

Schulung der Verkaufsteams zu Deal Desk-Prozessen

Das Verkaufsteam ist der direkteste Nutznießer der Bemühungen des Deal Desks, und die von ihm eingeführten Prozesse sind nur dann effektiv, wenn sie von den Verkäufern angenommen werden.

Um den Erfolg des Deal Desk-Prozesses zu gewährleisten, ist es wichtig, die Vertriebsmitarbeiter in seinen Feinheiten zu schulen und zu trainieren. Dazu gehören alle Aspekte von der Kundensegmentierung und Kundenqualifizierung bis hin zu Preisstrategien und Best Practices für die Einhaltung von Vorschriften.

Automatisierung von Prozessen mit Technologie

Technologie kann helfen, Prozesse durch die Automatisierung von Routineaufgaben zu rationalisieren. Zu den am leichtesten zu automatisierenden Aufgaben im Zusammenhang mit Deal Desk-Prozessen gehören:

• Erstellung von Vorschlägen und Verträgen
• Genehmigungs-Workflows
• Verwaltung der Aufträge
• Überwachung der Einhaltung
• Fakturierung und Rechnungsstellung
• Verbuchung von Erträgen

Das Deal Desk-Team kann die Technologie auch nutzen, um Daten zu zentralisieren, papierbasierte Prozesse zu eliminieren und den Geschäftszyklus transparent zu machen. Auf diese Weise können die Beteiligten Verbesserungsmöglichkeiten finden und umsetzen.

Deal Desk Tech Stack

Die genauen Komponenten eines Deal Desk Tech Stacks und die ausgewählten Anbieter für diese Komponenten variieren von Unternehmen zu Unternehmen, je nach Größe, Branchenzugehörigkeit und einer Vielzahl anderer Faktoren.

Kurz gesagt, ein Deal Desk Tech Stack umfasst einige oder alle der folgenden Tools:

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

CRM ist das Rückgrat jeder Deal Desk-Funktion und dient als zentraler Knotenpunkt für Informationen in Bezug auf Geschäfte, Kunden, die Leistung des Vertriebsteams, Produktdaten und vieles mehr.

Unternehmensressourcenplanung (ERP)

Deal Desk-Mitglieder nutzen ERP, um ihre Produktdaten, ihre Lieferkette, ihren Bestand und andere betriebliche Funktionen zu verwalten.

Configure, Price, Quote (CPQ)

CPQ Software automatisiert die wichtigsten Funktionen des Deal Desks, einschließlich der Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Vorschlägen und Verträgen, Genehmigungsprozessen, Preisoptimierung und Umsatzrealisierung.

Engagement im Vertrieb

Ein digitales Verkaufsraum-Tool wie DealRoom von DealHub CPQ zentralisiert die Kommunikation zwischen dem Verkaufsteam, dem Deal Desk und den Entscheidungsträgern und macht die Kommunikation effizienter.

Verwaltung des Vertragslebenszyklus (CLM)

CLM-Tools automatisieren den gesamten Vertragsprozess, von der Erstellung von Vorlagen über die Speicherung bis hin zur Erneuerung ein Jahr später.

Förderung des Verkaufs

Den Verkäufern die Inhalte und Materialien zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um den Verkaufszyklus zu beschleunigen, ist eine Deal Desk-Funktion, die mithilfe von Sales Enablement Tools fast vollständig automatisiert werden kann.

Fakturierung und Rechnungsstellung

Sie müssen sich nicht mehr an die Zahlungsbedingungen erinnern und wissen nicht mehr, wann sie den einzelnen Kunden ihre Rechnungen schicken müssen, sondern können dies durch die Automatisierung der Fakturierung und Rechnungsstellung erledigen.

Analytik

Der Deal Desk stützt sich auf Analysen von Revenue Intelligence-, CRM- und BI-Tools, um zu verstehen, wie sich ihre Prozesse und Strategien in der Realität auswirken und wo sie die Unternehmensleistung verbessern können.

Die Rolle von CPQ im Deal Desk Prozess

Wenn es ein Tool (neben CRM) gibt, das der Deal Desk braucht, um erfolgreich zu sein, dann ist es CPQ. CPQ Lösungen automatisieren viele der Prozesse, die sonst dem Deal Desk-Team obliegen würden.

CPQ Die Umsetzung ist aus folgenden Gründen von entscheidender Bedeutung für den Deal Desk-Prozess:

• Standardisiert Preisgestaltung und Rabattierung
• Synchronisierung mit Echtzeitdaten für Verfügbarkeit in Echtzeit
• Vereinfacht komplexe Produktkonfigurationen
• Erzeugt genaue Kostenvoranschläge
• Integrierbar mit CRM- und ERP-Systemen
• Automatisiert Genehmigungsabläufe
• Bietet Analysen und Berichte

Wenn Unternehmen wachsen, skalieren die Lösungen von CPQ die Deal Desk-Funktion, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren und ein effizientes Management ermöglichen, wenn höhere Geschäftsvolumina die Pipeline durchlaufen.

FAQs

Andrew Parker

Andrew ist ein professioneller Texter, der sich auf die Erstellung von Inhalten für Business-to-Business-Software (B2B) spezialisiert hat. Er recherchiert und verfasst Artikel, die seinen Lesern wertvolle Einblicke und Informationen bieten.