Quote-to-Cash

Was ist Quote-to-Cash?

Quote-to-Cash umfasst alle Geschäftsprozesse und -aktivitäten vom Zeitpunkt der Erstellung eines Angebots durch einen Lieferanten an einen potenziellen Kunden bis zum Eingang der Zahlung für das abgeschlossene Geschäft. Es umfasst die Funktionen Vertrieb, Kundenbetreuung, Auftragsverwaltung, Rechnungsstellung und Debitorenbuchhaltung.

Auch unter den Abkürzungen QTC und Q2C bekannt, beginnt Quote-to-Cash mit einem Mitglied des Vertriebsteams, das ein Angebot erstellt, indem es Kundeninformationen und Produktkonfiguration in ein automatisiertes Angebotstool eingibt.

Sobald der Kunde das Angebot akzeptiert hat, durchlaufen Verkäufer, Käufer und Angebot mehrere weitere Schritte, bevor sie zum Abschluss kommen.

Das QTC-Verfahren besteht, vereinfacht ausgedrückt, aus drei Komponenten:

• Configure, Price, Quote (CPQ)
• Contract management
• Verwaltung der Einnahmen

Es ist hilfreich, sich die Angebotserstellung als einen sehr großen Teil des Verkaufsprozesses eines Unternehmens vorzustellen - abgesehen von der Akquise, der Kontaktaufnahme und der ersten Verkaufsdemo macht die Angebotserstellung praktisch den gesamten Prozess aus.

QTC umfasst jedoch auch die Backend-Prozesse wie die Eingabe von Kundenaufträgen, die Rechnungsstellung, die Verwaltung von Zahlungen und die Einziehung von Forderungen.

Synonyme

• Q2C
• QTC

Gemeinsame Q2C-Herausforderungen

Da die Angebotserstellung bis zur Bezahlung einen so großen Teil des Verkaufszyklus ausmacht, bestehen hier viele der gleichen Herausforderungen wie bei seinem größeren Gegenstück.

Verlorene Verkäufe

Zeit ist der Todesstoß für jedes Geschäft - laut einer Studie von TAS dauert es doppelt so lange, ein Geschäft zu verlieren, als eines zu gewinnen. Je länger der Verkaufszyklus, desto mehr Zeit haben potenzielle Kunden:

• Finden Sie eine alternative Lösung
• Vergessen Sie ihre Kaufentscheidung
• In andere Projekte eingebunden werden
• Ihr Firmenbudget neu ausrichten

Der durchschnittliche B2B-Verkaufszyklus beträgt 102 Tage vom Lead bis zum Abschluss. Bei Unternehmensverträgen und komplexen Produktkonfigurationen ist er viel länger.

Obwohl die meiste Zeit für die Pflege und Qualifizierung von Leads aufgewendet wird, dauert die Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang in den meisten Fällen noch immer mindestens einen Monat.

Ungenaue Zitate

Ungenaue Angebote sorgen für unerwünschte Reibungen im Verkaufsprozess. Sie lassen Vertriebsmitarbeiter unorganisiert und unglaubwürdig erscheinen und schrecken Interessenten ab, die das ständige Hin und Her als lästig empfinden.

• Angebote, die ohne ordnungsgemäße Genehmigung verschickt werden, werfen ein schlechtes Licht auf das Verkaufsteam und können zu ernsthaften finanziellen Auswirkungen führen.
• Diejenigen mit falschen Produktdaten stellen die Produktverfügbarkeit falsch dar und verursachen Probleme bei der Auftragsabwicklung und -erfüllung.
• Wenn der Interessent mit dem ursprünglichen Preisangebot einverstanden ist, könnte er durch eine Änderung nach Vertragsabschluss sein Interesse verlieren.
• Falsche Angaben in den Vertragsbedingungen können zu rechtlichen Problemen für das Unternehmen führen und es dem Risiko von Betrug oder Nichtzahlung aussetzen.

Angenommen, ein Vertriebsmitarbeiter erstellt ein Angebot für einen neuen Kunden und fügt versehentlich einen Mengenrabatt ein, der nicht mehr den Preisgestaltungsregeln des Unternehmens entspricht.

Der Interessent stimmt dem Angebot zu und ist mit dem Preisnachlass einverstanden, so dass der Vertriebsmitarbeiter mit der Ausarbeitung eines Vertrags beginnt. Wenn der Vertrag zur endgültigen Genehmigung bereit ist, wird er abgelehnt.

Der Vertriebsmitarbeiter hat keine andere Wahl, als sich Tage später mit einem Angebot an den Kunden zu wenden, das möglicherweise wesentlich teurer ist als ursprünglich versprochen. Dies belastet nicht nur die Kundenbeziehung, sondern kann auch zu Geschäftseinbußen führen.

Fehler in der Abrechnung

Abrechnungsfehler können auftreten, wenn Aufträge manuell in das System eingegeben werden oder wenn es zu einer Fehlkommunikation zwischen dem Vertriebsteam und den Abrechnungsteams kommt. Sie führen häufig zu Umsatzeinbußen, unfreiwilliger Abwanderung und Kundenunzufriedenheit.

Ungenaue Rechnungen haben verschiedene Ursachen:

• Manuelle Fehler, wie z. B. Tippfehler in Rechnungen oder Dateneingabefehler, die zu doppelten Kosten oder falschen Beträgen auf einer Rechnung führen.
• Unvollständige oder fehlende Daten, z. B. wenn ein Kunde unvollständige Zahlungsinformationen angibt.
• Nicht übereinstimmende Bestell- und Rechnungsdaten aufgrund falscher Produktspezifikationen.
• Systemfehler, z. B. wenn das Abrechnungssystem Rabatte oder Steuern nicht richtig berechnet.

Im günstigsten Fall kosten Abrechnungsfehler das Unternehmen nur ein wenig Zeit. Aber Rückbuchungen, Streitigkeiten, verspätete Zahlungen und verlorene Kunden kosten die Unternehmen letztlich langfristige Einnahmen, erhebliche Gebühren und ihre Glaubwürdigkeit.

Zahlungsverzögerungen

Zahlungsverzögerungen kosten die Unternehmen ebenso wie Rechnungsfehler Zeit und Geld. Zahlungsverzögerungen können auftreten, wenn Kunden die Rechnung nicht verstehen oder mit ihr nicht einverstanden sind, oder wenn die Zahlungsrichtlinien zu starr sind, um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Forderungsprozesse über Tage oder Wochen erstrecken, was bedeutet, dass Vertriebsmitarbeiter eine beträchtliche Zeit auf die Zahlungsbestätigung warten, bevor sie ein Geschäft abschließen.

Verzögerungen bei der Rechnungsstellung können zu Kundenabwanderung führen, da Kunden schnell die Geduld mit Unternehmen verlieren, die ihr Geld nicht zusammen haben.

Je länger es dauert, bis die Unternehmen die ausstehenden Rechnungen eintreiben, desto tiefer fallen sie in das Loch - und desto schwieriger wird es, wieder herauszukommen.

Schlechte Kundenerfahrung

60 % der Käufer geben an, dass sie nach einem personalisierten Kauferlebnis zu treuen Kunden werden, aber dies zu erreichen ist viel schwieriger, als es scheint.

Während des Angebots-zu-Bargeld-Prozesses benötigen die Kunden auch Einblick in ihre Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen. Und da sie es sind, die für die Waren und Dienstleistungen bezahlen, sollten sie in der Lage sein, selbst auf all diese Informationen zuzugreifen.

Kunden, die ihre Rechnung nicht verstehen oder sich mit Streitigkeiten herumschlagen müssen, werden wahrscheinlich unzufrieden sein.

Wenn Kundendienstteams zu viel Zeit mit manuellen Prozessen verbringen oder nicht über die nötigen Ressourcen verfügen, um Kundenanfragen zeitnah zu beantworten, leidet die Kundenzufriedenheit (und damit auch der Umsatz).

Überblick über den Quote-to-Cash-Prozess

Obwohl sich der QTC-Prozess in drei Hauptbestandteile gliedern lässt, gibt es tatsächlich mehrere weitere Schritte, bevor er abgeschlossen ist.

Verwaltung von Gelegenheiten

Wenn ein Lead zu einer Verkaufschance wird, hat er ein deutliches Interesse an dem Produkt oder der Dienstleistung gezeigt und zeigt Potenzial für einen Abschluss. Sie sind bereits qualifiziert und haben oft eine Verkaufsdemo gesehen (oder zumindest mit einem Vertriebsmitarbeiter gesprochen).

In Bezug auf QTC sind die größten Herausforderungen beim Opportunity-Management die Geschwindigkeit und das Engagement. Laut einer Studie von Lead Connect schließen 78 % der Käufer ihren Kauf bei dem Anbieter ab, der zuerst geantwortet hat. Andere Untersuchungen haben ergeben, dass eine Lead-Antwortzeit von einer Minute die Chancen auf einen Geschäftsabschluss um 391 % erhöht.

Der erste Schritt besteht natürlich darin, überhaupt auf den Lead zu reagieren. Mit Hilfe von Buyer Enablement-Inhalten wie Fallstudien, Produktübersichten und Preislisten können Sie den Kunden ansprechen, ohne gleich einen Vertriebsmitarbeiter beauftragen zu müssen.

Produktkonfiguration

Die Produktkonfiguration beschreibt den Prozess der Anpassung von Produkten und Dienstleistungen an die Bedürfnisse der Kunden. Käufer können zusätzliche Funktionen, Upgrades und andere Komponenten wählen, um ihren Kauf abzurunden.

Die meisten Unternehmen verkaufen in irgendeiner Form komplexe Produkte. Ganz gleich, ob es sich um ein vollständig individuelles physisches Produkt oder eine SaaS-Plattform mit gestaffelten Preisen und Microservice-Add-ons handelt, jeder Verkauf bringt ein gewisses Maß an Produktkomplexität mit sich.

Um die Genauigkeit der Produktkonfiguration zu gewährleisten, müssen Verkäufer ständig Querverweise mit Bestandssystemen, Datenbanken und Preisgestaltungsregeln vornehmen. Integrierte ERP-, CRM-, CPQ und Bestandsverwaltungsdaten rationalisieren den Prozess und helfen Unternehmen, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und die rechtzeitige Lieferung von Waren oder Dienstleistungen zu gewährleisten.

Preisgestaltung

Nach der Produktkonfiguration kalkuliert der Verkäufer einen Preis, das System des Unternehmens CPQ übernimmt dies automatisch, oder es kommen Elemente aus beiden Bereichen zum Einsatz. Die Preisgestaltung ist fließend, wobei Rabatte und Verlängerungen eine Rolle spielen, und Preisanpassungen sind nach Annahme eines Angebots üblich.

Eine genaue Preisgestaltung ist für den QTC-Prozess von entscheidender Bedeutung, da sie den Präzedenzfall für künftige Schritte darstellt. Ein großer Fehler bei der Preisgestaltung könnte den gesamten weiteren Verkaufszyklus zum Scheitern bringen. Deshalb ist es wichtig, die Zustimmung der Unternehmensleitung einzuholen, bevor man sich die Zeit nimmt, den endgültigen Preis in ein Angebot zu verwandeln.

Zitat

Angebotserstellung und Preisgestaltung werden oft in einen Topf geworfen, aber es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen den beiden.

Bei der Angebotserstellung nimmt der Vertriebsmitarbeiter die Produktkonfiguration und den Preisvorschlag des potenziellen Kunden auf und macht daraus ein offizielles Angebot. Dieser Schritt kann einige Minuten oder Tage dauern, je nach Komplexität der Kundenanforderungen.

Ziel der Angebotserstellung ist es, dem Kunden ein Dokument zur Verfügung zu stellen, das alle notwendigen Informationen in einem verständlichen Format zusammenfasst - einschließlich Produktbeschreibung, Preis, Zahlungsbedingungen, Gesamtkosten und mehr.

Wenn es richtig gemacht wird, schafft ein Angebot ein gemeinsames Verständnis des vorgeschlagenen Produkts oder der Dienstleistung zwischen dem Kunden und dem Verkäufer.

Verhandlung und Vertragsmanagement

Da ein Angebot viele der für einen Kaufvertrag erforderlichen Elemente enthält, ist die Vertragserstellung recht einfach, sobald der Interessent das Angebot akzeptiert hat. Wenn das Unternehmen über Standardinhalte, Formatierungen, grundlegende Bedingungen für die Zusammenarbeit und Richtlinien verfügt, geschieht dies fast automatisch.

Darüber hinaus gibt es einige kritische Phasen des Vertragsabschlusses:

• Verhandlung. Die wichtigste Aktivität ist die Aushandlung spezifischer Vertragsbedingungen. Im durchschnittlichen B2B-Verkaufszyklus gibt es bis zu 10 Entscheidungsträger, von denen jeder unterschiedliche Präferenzen, Anforderungen und Beschränkungen hat. Da sie auch außerhalb der Vertragsverhandlungen einen unterschiedlichen Alltag haben, ist es die Aufgabe des Verkäufers, die Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu steuern und sie auf dem gleichen Stand zu halten.
• Vereinbarung und Unterschrift. Sobald alle Parteien dem Vertrag zugestimmt haben, muss er unterzeichnet werden. Die Technologie der digitalen Signatur beschleunigt diesen Prozess, indem sie die Unterzeichnung von Dokumenten automatisiert und den Papierkram reduziert.
• Ausführung. Der Vertrag ist nun in Kraft und die Leistung kann erbracht werden. Jetzt wird der Prozess von Angebot bis Kasse erst richtig lebendig - die Aufträge werden erteilt und versandt, die Rechnungen werden verschickt und die Zahlung erfolgt.

Der Vertragsprozess erfordert eine Abstimmung zwischen internen Teams (Deal Desk, Vertrieb, Recht) und Entscheidungsträgern. Hierfür bieten moderne CPQ Lösungen Werkzeuge für Zusammenarbeit und Transparenz.

Auftragsabwicklung

Unter der Annahme, dass die Produktinformationen, die Konfiguration und die Verfügbarkeit die Fähigkeiten des Anbieters widerspiegeln, die Anforderungen des neuen Kunden zu erfüllen, beginnt der Prozess der Auftragsabwicklung.

In dieser Phase werden die Produkte oder Dienstleistungen für die Lieferung an den Kunden vorbereitet. Dies kann den Versand eines physischen Produkts, die Versendung eines digitalen Download-Codes per E-Mail oder eine beliebige Anzahl anderer Ausführungsprozesse umfassen.

Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass der Kunde die bestellte Ware so schnell und effizient wie möglich erhält. Dies ist ein entscheidender Schritt im Prozess von der Angebotserstellung bis zur Bezahlung, denn er trägt zur Kundenzufriedenheit und zu einem insgesamt positiven Erlebnis bei.

Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung

Der Rechnungsstellungsprozess umfasst die Ausstellung von Rechnungen an Kunden, die Festlegung von Zahlungsbedingungen und die Einziehung von Zahlungen.

Fakturierung und Rechnungsstellung

Bei einmaligen Käufen oder Abonnementdiensten, die sofort in Rechnung gestellt werden, ist dieser Prozess recht einfach. Die Rechnungsformate sollten detailliert, benutzerfreundlich und effizient sein, damit die Kunden sie verstehen und schnell bezahlen können.

Bei wiederkehrenden Rechnungen ist es etwas komplizierter - vor allem, wenn es um die Verwaltung mehrerer Verträge mit unterschiedlichen Zahlungsfrequenzen und -bedingungen geht. Automatisierte Abrechnungslösungen machen es einfacher und helfen Unternehmen, den Prozess von der Rechnung bis zum Zahlungseingang zu rationalisieren.

Verbuchung von Erträgen

Der Prozess der Umsatzrealisierung ist komplex, da er von den Unternehmen die Einhaltung der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) verlangt.

Die genaue Erfassung der Einnahmen ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, insbesondere für solche, die Verträge verkaufen, bei denen die Zahlung und das gelieferte Produkt oder die Dienstleistung nicht unbedingt übereinstimmen.

Die Umsatzrealisierung wirkt sich auch auf die Art und Weise aus, wie Unternehmen ihre Finanzen, einschließlich Gewinne und Verluste, ausweisen, was die korrekte Durchführung dieses Prozesses besonders zeitaufwändig macht.

Gemäß IFRS 15 (für internationale Organisationen) und ASC 606 (für US-Unternehmen) müssen Unternehmen ihre Einnahmen verbuchen, wenn sie "realisiert oder realisierbar" sind, d. h. wenn der Kunde das Produkt oder die Dienstleistung erhalten hat, die er gekauft und bezahlt hat.

Wenn dieser Prozess richtig durchgeführt wird, bietet er den Unternehmen eine genauere Finanzberichterstattung und einen besseren Einblick in ihren Cashflow.

Vertragsverlängerungen

Durch hohe Vertragsverlängerungsraten sind Unternehmen in der Lage, ihre Umsatzziele zu erreichen (oder zu übertreffen). Es kostet fünf- bis siebenmal so viel, einen neuen Kunden zu gewinnen.

Der Erneuerungsprozess ist im Wesentlichen derselbe wie der Angebot-zu-Bargeld-Zyklus, allerdings mit einigen Änderungen, wie z. B. einer optimierten Preisverhandlung auf der Grundlage vorhandener Kundendaten.

Neben dem Einsatz von automatisierten Prozessen und CPQ Lösungen zur Rationalisierung von Vertragsverlängerungen sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, während des gesamten Lebenszyklus eines Produkts oder einer Dienstleistung einen qualitativ hochwertigen Service und Support zu bieten, um das Vertrauen und die Loyalität ihrer Kunden zu stärken, die für die Erneuerung von Verträgen entscheidend sind.

Vorteile eines automatisierten Quote-to-Cash-Prozesses

Ein effizienter QTC-Prozess macht es Verkäufern leichter zu verkaufen und Käufern zu kaufen. Er schafft Vertrauen und Verständnis zwischen den beiden Parteien, was zu erfolgreicheren Verkaufszyklen führt. Das alles ist mit Hilfe der Automatisierung möglich.

Gesteigerte Produktivität

Je nachdem, welche Daten Sie sich ansehen, verbringt der durchschnittliche Vertriebsmitarbeiter zwischen 22 % und 28 % seiner Zeit mit dem Verkauf. Per Definition ist der durchschnittliche Vertriebsmitarbeiter keineswegs "produktiv".

Die Quote-to-Cash-Effizienz beschleunigt den Verkaufsprozess, indem sie Unternehmen dabei unterstützt, Angebote schnell zu versenden, die Vertragserstellung und elektronische Unterzeichnung zu rationalisieren, Rechnungen und Zahlungen (sowie Rechnungsfehler und Streitigkeiten) zu verwalten und so viele Verträge wie möglich zu verlängern.

Ein gut definierter QTC-Prozess macht die manuellen und sich wiederholenden Schritte überflüssig und gibt den Vertriebsmitarbeitern die Möglichkeit, Geschäfte schnell abzuschließen und sich auf Aktivitäten zur Umsatzsteigerung zu konzentrieren, wie z. B. die Akquise und Pflege von Beziehungen zu bestehenden Kunden.

Niedrigere Kosten

Die Effizienz von QTC reduziert die Zeit, die Vertriebsmitarbeiter mit mühsamen manuellen Aufgaben wie Papierkram und Dateneingabe verbringen. Außerdem werden Fehler, verspätete Zahlungen und Streitigkeiten minimiert, die Unternehmen Geld kosten.

Ein automatisiertes QTC-Verfahren spart Unternehmen Zeit und Geld, indem es Prozesse in verschiedenen Abteilungen (z. B. Vertrieb, Recht, Finanzen) rationalisiert, Teams in Echtzeit genaue Daten zur Verfügung stellt und die Notwendigkeit der Dokumentenablage oder manueller Prüfungen beseitigt.

Kürzere Zeit bis zum Umsatz

Am Ende des Quote-to-Cash-Prozesses steht "Cash" (d. h. Umsatz). Wenn Interessenten den Verkaufszyklus schnell durchlaufen, können Unternehmen ihren Umsatz steigern und den Cashflow verbessern.

Durch einen automatisierten QTC-Prozess werden Verzögerungen bei der Preisgestaltung, der Angebotserstellung, der Auftragsvergabe und der Auftragsabwicklung vermieden, so dass Unternehmen ihre Umsätze schneller verbuchen können und somit ihren finanziellen Zielen näher kommen.

Höhere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung

Während der gesamten Customer Journey wünschen sich die Käufer Personalisierung, Selbstbedienungsmechanismen und ein reibungsloses Erlebnis. Unternehmen mit einem gut definierten, softwaregestützten QTC-Prozess bieten ihnen genau das.

Von schnellen Antwortzeiten und personalisierten Angeboten bis hin zur Transparenz des Auftragsstatus und automatisierter Rechnungsstellung - Käufer sind eher mit einem Unternehmen zufrieden, das ihnen das Leben leichter macht (was 77 % der Käufer anscheinend nicht für sehr verbreitet halten).

Die Bedeutung von CPQ bei Quote-to-Cash

Der Prozess CPQ ist wohl das kritischste Element von QTC, da er den Präzedenzfall für die Beziehungen zwischen Kunden und Lieferanten darstellt. Fehler bei der Konfiguration, Preisgestaltung und Angebotserstellung können später zu kostspieligen Streitigkeiten zwischen Kunden und Anbietern führen, daher ist Genauigkeit der Schlüssel.

Autoamtion mit der Software CPQ unterstützt Unternehmen bei der schnelleren Erstellung präziser Angebote, so dass das Vertriebsteam nicht mehr Stunden mit der manuellen Dateneingabe verbringen oder alte Verträge zu Rate ziehen muss, um die Bedingungen und Konditionen zu prüfen.

Sie ist auch für die Genauigkeit der Preisgestaltung, die Produktkonfiguration und die Angebotserstellung verantwortlich und nutzt Echtzeit-Produkt- und Kundendaten aus CRM, ERP und Bestandsmanagement, um sicherzustellen, dass jeder dieser Prozesse einwandfrei abläuft.

Nachdem die Zustimmung zu den Angebotsbedingungen eingeholt wurde, kann CPQ den Vertragsverwaltungsprozess gut einrichten. Da die Software CPQ mit Rechtsdokumenten integriert ist, bleiben die Verträge auf dem neuesten Stand, und alle Änderungen oder Aktualisierungen werden automatisch im nächsten Angebot berücksichtigt.

FAQs

Andrew Parker

Andrew ist ein professioneller Texter, der sich auf die Erstellung von Inhalten für Business-to-Business-Software (B2B) spezialisiert hat. Er recherchiert und verfasst Artikel, die seinen Lesern wertvolle Einblicke und Informationen bieten.