Quoting-Prozess

Was ist der Quotierungsprozess?

Der Angebotsprozess ist die Abfolge von Schritten, die ein Unternehmen unternimmt, um seinen potenziellen Kunden oder Auftraggebern einen Kostenvoranschlag zu unterbreiten. Es ist ein entscheidender Teil des Verkaufsprozesses, bei dem Unternehmen und ihre Kunden eine Vereinbarung über die Kosten von Waren oder Dienstleistungen treffen, bevor eine Transaktion abgeschlossen wird.

Ein Kostenvoranschlag ist ein Dokument, das Ihrem potenziellen Kunden einen detaillierten Überblick über die endgültige Transaktion gibt. Es ist nicht rechtsverbindlich (dafür gibt es Verträge). Vielmehr handelt es sich um eine förmliche Mitteilung über die geschätzten Kosten, die Zahlungsbedingungen und die Liefer- oder Serviceinformationen.

Vor allem, wenn Ihr Unternehmen kundenspezifische Produkte oder Dienstleistungen verkauft, bei denen die Preise weder standardisiert noch aufgelistet sind, ist ein transparenter und effizienter Angebotsprozess das Tor zum Geschäftsabschluss und zur Zufriedenheit der Kunden. Ohne eine organisierte und effektive Methode zur Bereitstellung von Preisaufschlüsselungen und Kostenvoranschlägen werden Sie Schwierigkeiten haben, das Vertrauen der Kunden zu gewinnen und sie durch den Trichter zu bringen.

Synonyme

• Angebotsprozess
• Prozess der Angebotsverwaltung
• Prozess der Preisgestaltung
• Erstellung von Verkaufsangeboten

Die Bedeutung des Angebotsprozesses im Vertrieb

Wenn Sie die Angebotsphase des Verkaufszyklus erreichen, befinden Sie sich in einer vielversprechenden Position.

Sie haben Entdeckung, Qualifikation und Präsentation hinter sich gebracht. Sie haben dem Käufer genügend Informationen gegeben, um zu wissen, dass Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gut zu ihm passt, und er hat offiziell sein Interesse an Ihrem Angebot bekundet.

Richtig durchgeführt, kann der Prozess der Angebotserstellung einen erheblichen Einfluss auf den Umsatz haben:

• Den Kunden helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen
• Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei ihnen
• Festlegung realistischer Erwartungen für die Geschäftsbeziehung
• Aufbau eines professionellen Images für Ihr Unternehmen
• Verbesserung der Effizienz und Beseitigung von Fehlern bei der Preisgestaltung
• Rationalisierung des Verkaufsprozesses und Verringerung der manuellen Arbeit für die Verkaufsteams

Wenn Sie in der Lage sind, rechtzeitig genaue Angebote zu unterbreiten, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie neue Aufträge erhalten. Da es sich um eine der ersten formellen Interaktionen zwischen Ihrem Unternehmen und einem potenziellen Kunden handelt, wird damit auch der Grundstein für eine positive und erfolgreiche Beziehung gelegt.

Schlüsselelemente eines Verkaufsangebots

Ihr Angebot sollte alle notwendigen Informationen enthalten, damit der Kunde eine fundierte Entscheidung treffen kann. Neben den Preisen enthalten Sie auch kurze Beschreibungen der Produkte oder Dienstleistungen, Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie alle anderen relevanten Details.

Hier sind die wichtigsten Elemente, die in jedes Verkaufsangebot gehören:

• Jedes vom Kunden angeforderte Produkt, jede Dienstleistung oder jedes Bündel
• Eine kurze Beschreibung
• Preis pro Einheit
• Menge der einzelnen Positionen
• Ermäßigungen
• Steuern
• Zwischensumme und Gesamtpreis
• Zahlungsbedingungen
• Lieferfristen
• Zusätzliche Bedingungen und Konditionen

Je nach Art des Angebots können Sie auch einige unterschiedliche Elemente verwenden. Bei einem mehrjährigen Rampengeschäft könnten Sie für jeden Monat einen eigenen Abschnitt einrichten. Sie könnten Bilder für physische Produkte hinzufügen. Wenn Sie ein Auftragshersteller sind, fügen Sie wahrscheinlich eine detaillierte Produktdarstellung hinzu, die die Einkäufergruppe prüfen kann.

Schritte im Angebotsprozess

1. Vorbereitung

Der Prozess beginnt in der Regel mit dem Verstehen der Bedürfnisse des Kunden. Dazu können Gespräche, Anforderungsanalysen oder die Prüfung von Dokumenten gehören, die der Kunde zur Verfügung stellt, um zu verstehen, wonach er sucht.

Sobald die Anforderungen klar sind, bewerten Sie die Ressourcen, die Zeit und die Kosten, die mit der Erfüllung der Anforderung verbunden sind. Sie können sich mit Lieferanten und anderen Abteilungen beraten, um den Aufwand und die Kosten genau abzuschätzen.

Mit Hilfe von Guided Selling können Sie feststellen, ob die angefragten Produkte oder Dienstleistungen mit Ihrem Angebot übereinstimmen. Während Sie Ihre Konfiguration oder Ihr Paket zusammenstellen, prüft Ihre Software, ob die Optionen mit dem übereinstimmen, was Sie liefern können, und präsentiert dem Kunden nur gültige Auswahlmöglichkeiten.

In dieser Einrichtungsphase legen Sie auch die Preis- und Rabattstrategien fest. Bei großen Mengenbestellungen kann dies ein Mengenrabatt sein. Bei einem SaaS-Ramp-Deal müssen Sie bei der Preisgestaltung die Wachstumsprognosen des Kunden, sein Nutzungsverhalten und die Marktbedingungen berücksichtigen.

2. Entwurf und Genehmigung

Nachdem Sie die Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen haben, können Sie mit der eigentlichen Angebotserstellung fortfahren. Wenn Sie eine Angebotssoftware verwenden, laufen Teile dieses Prozesses parallel zu den Vorbereitungsarbeiten ab (da Sie die Produkte und Preise bereits mit den Verkaufsregeln konfiguriert haben).

Je nach Art Ihres Angebots senden Sie das Angebot entweder direkt danach, oder es wird ein Genehmigungsworkflow ausgelöst. Für Angebote, deren Artikel unter Ihre grundlegenden Preis- und Produktregeln fallen, ist keine Genehmigung erforderlich. Komplexe Angebote oder solche mit einmaligen Preisänderungen müssen jedoch vom Management überwacht werden, bevor sie an den Kunden gehen.

3. Lieferung

Sobald Sie das Angebot fertiggestellt haben, können Sie es an den/die Käufer senden. Sie können dies direkt in Ihrer Angebotssoftware per E-Mail, über einen Nachrichtendienst oder ein Online-Portal tun. Der Kunde erhält es entweder als PDF oder als interaktive Online-Version.

Auch wenn Ihre Angebotslösung Ihnen mitteilt, wann das Angebot geöffnet wird, sollten Sie sich beim Empfänger melden, um den Erhalt des Angebots zu bestätigen und alle Fragen zu beantworten.

4. Verhandlung

Ihr Käufer ist möglicherweise nicht bereit, das Angebot so zu akzeptieren, wie es ist. Nachdem er es gelesen und mit anderen Mitgliedern der Einkäufergruppe geteilt hat, kann er sich dafür entscheiden:

• Änderungen beantragen
• Fragen Sie nach Add-ons
• Artikel entfernen
• Versuchen Sie, einen anderen Preis auszuhandeln

Sie gehen hin und her und ändern den Kostenvoranschlag, bis Sie sich einig sind. Sobald er den Kostenvoranschlag genehmigt hat, können Sie ihn abschließen.

5. Endgültige Vereinbarung

Wenn sich alle Beteiligten über die Preisgestaltung, die Verkaufsbedingungen und andere Details einig sind, können Sie die endgültige Vereinbarung festschreiben. Ihr Kunde gibt Ihnen die formale Genehmigung, weiterzumachen (z. B. indem er das Angebot abzeichnet oder es offiziell akzeptiert).

6. Umrechnung

Je nach Ihrem Verfahren wandeln Sie Ihr Angebot entweder in einen Kundenauftrag oder einen Vertrag um.

Für Unternehmen, die vor Arbeitsbeginn rechtsverbindliche Bedingungen benötigen, wie Agenturen, SaaS-Anbieter und projektbasierte Unternehmen, beginnt der Vertragsprozess hier.

Wenn der Verkauf nicht so viele Variablen enthält, leiten Sie ihn direkt an die Abwicklung oder Rechnungsstellung weiter. Bei einem B2C-Verkauf könnten Sie beispielsweise das Angebot mit Ihrer E-Commerce-Lösung in eine Bestellung umwandeln und diese direkt versenden oder per E-Mail verschicken lassen. Bei SaaS-Produkten, bei denen es nur wenige Auswahlmöglichkeiten gibt (z. B. Anzahl der Nutzer, Vertragsdauer), können Sie einen Sofortauftrag erstellen.

Bewährte Praktiken für eine effiziente Angebotserstellung

Für einen effizienten Angebotserstellungsprozess brauchen Sie mehr als nur Software. Sie müssen die Abstimmung im Team, die internen Arbeitsabläufe und die Art und Weise, wie Ihre Vertriebsmitarbeiter mit den Kunden kommunizieren, berücksichtigen.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, die Sie bei der Erstellung von Angeboten und der allgemeinen Vertriebseffizienz beachten sollten:

• Automatisieren Sie, was Sie können. Das bedeutet, dass Sie geführte Verkaufs- und Konfigurationstools verwenden, Genehmigungen automatisieren und die Kommunikation in einem digitalen Verkaufsraum rationalisieren.
• Umsetzung Produktregeln. Der Einsatz einer Regelmaschine für Ihre Produkte hilft, Fehler zu erkennen, die Einhaltung interner Richtlinien zu gewährleisten und zu verhindern, dass Vertreter unrentable oder nicht erfüllbare Optionen anbieten.
• Schulen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter zu Produkt- und Preisexperten. Sie sollten wissen, wie Preisnachlässe funktionieren, wann sie angebracht sind (z. B. bei hochwertigen Kunden oder Großbestellungen), wie sie Ihr Preismodell erklären können und wie viel sie verhandeln können.
• Erstellen Sie Vorlagen. Die Verwendung von Vorlagen für Ihre Angebote spart Zeit und sorgt für Markenkonsistenz. Die Vorlagen können auch allgemeine Produktpakete oder spezifische Bedingungen für verschiedene Arten von Verkäufen enthalten.
• Beseitigen Sie unnötige Reibungen und Schritte. Wenn es nicht notwendig ist, dass die Unternehmensleitung ein Angebot genehmigt, sollten Sie diesen Schritt nicht einbauen. Das Gleiche gilt für unnötigen Papierkram oder die Hin- und Her-Kommunikation mit dem Kunden.
• Integrieren Sie Ihre Vertriebs- und Finanzsysteme. Auf diese Weise können Sie Geschäfte, die nicht zustande gekommen sind, persönlich weiterverfolgen, Zeit bei der Eingabe von Finanz-/Buchhaltungsdaten sparen und die Leistung leichter verfolgen.

Herausforderungen und Lösungen für den Angebotserstellungsprozess

Vertriebsteams sehen sich während des Angebotsprozesses oft mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, die sich meist um Zeit, Genauigkeit und Kundenzufriedenheit drehen.

Lassen Sie uns auf einige häufige Herausforderungen eingehen und wie Sie diese angehen können:

Zeitaufwändige manuelle Prozesse

Bei kalkulations- und dokumentenbasierten Angeboten stoßen Sie auf eine Vielzahl von Problemen:

• Veraltetes Informationsmanagement
• Fehler bei der Preisgestaltung und Dateneingabe
• Langwierige Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren
• Ineffiziente Nutzung der Vertriebsressourcen
• Mangel an integrierten Daten

All dies und die Tatsache, dass Sie Ihrem Käufer etwas schicken, das überhaupt nicht benutzerfreundlich ist. Das macht es unmöglich, die Dinge zu verfolgen und zu verwalten.

Lösung: Implementierung von CPQ. Konfigurieren, Preise, Angebote (CPQ) automatisiert und rationalisiert die Produktkonfiguration, Preisberechnung/-optimierung und Dokumentenerstellung. Dies wiederum verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit und verbessert die Durchlaufzeiten für Angebote.

Komplexe Preisgestaltung und Wettbewerbsdruck

B2B-Produkte und -Dienstleistungen erfordern oft eine erhebliche Anpassung, was eine Standardisierung der Preisgestaltung erschwert. Bei jedem Angebot müssen zahlreiche Variablen berücksichtigt werden, z. B. Umfang, Größenordnung, Kundenspezifikationen und zusätzliche Dienstleistungen, was die Preisgestaltung erschwert.

Die B2B-Einkäufer von heute sind auch besser informiert und bereit, die Kosten zu hinterfragen. Der Wettbewerbsdruck ist hoch, und die Vertreter müssen den Wert des Produkts schnell rechtfertigen. Das ist allerdings nicht so einfach - komplexe Geschäfte sind schwer zu erklären, selbst wenn der Einkäufer eine vollständige Aufschlüsselung vor sich hat.

Eine ungenaue Preisgestaltung oder das Versäumnis, sich an Marktveränderungen anzupassen, kann die Gewinnspannen schmälern. Eine zu hohe Preisgestaltung kann zu verlorenen Angeboten und beschädigten Beziehungen führen, während eine zu niedrige Preisgestaltung Fragen zur Qualität aufwerfen oder zu nicht nachhaltigen Aufträgen führen kann.

Lösung: Verbessern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Wenn Sie sicherstellen, dass die Vertriebsteams eng mit den Bereichen Betrieb, Finanzen und Produktentwicklung zusammenarbeiten, erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über die Kostenauswirkungen und Werttreiber Ihrer Angebote.

Verwaltung mehrerer Angebote und Überarbeitungen

Um den Überblick über verschiedene Versionen und Status von Angeboten für unterschiedliche Kunden zu behalten, ist eine sorgfältige Organisation erforderlich. Ohne einen systematischen Ansatz könnte Ihr Vertriebsteam Angebote verwechseln oder es versäumen, Änderungen umgehend zu bearbeiten.

Verzögerungen oder Fehler bei der Überarbeitung von Angeboten können dem Eindruck des Kunden von der Zuverlässigkeit und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens schaden. Ein ungenaues und ineffizientes Angebotsmanagement führt zu verpassten Chancen, da die Kunden sich möglicherweise an flexiblere Wettbewerber wenden.

Die Lösung: Standardisieren Sie Ihre internen Arbeitsabläufe. Entwickeln Sie standardisierte Verfahren für die Initiierung, Verfolgung und Genehmigung von Revisionen. Erstellen Sie Vorlagen für Angebotsdokumente, vordefinierte Arbeitsabläufe für die Einreichung und Überprüfung von Änderungen, definierte Rollen und klare Richtlinien für die Versionskontrolle.

Gewährleistung der Kohärenz und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien

Die Notwendigkeit, Angebote für unterschiedliche Kundenbedürfnisse zu erstellen und gleichzeitig Standardpreisrahmen und Rabattrichtlinien einzuhalten, erschwert die Dinge. Und um mit den Änderungen interner Richtlinien und externer Vorschriften Schritt zu halten (insbesondere in multinationalen oder sektorübergreifenden Kontexten), ist eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung erforderlich.

Lösung: Einführung von Überwachungs- und Audit-Mechanismen. Setzen Sie regelmäßige Audits und Überwachungsmechanismen durch, um die Einhaltung der Richtlinien zu überprüfen. Dies könnte stichprobenartige Überprüfungen von Angebotsunterlagen, Prozessen und der Einhaltung von Genehmigungsabläufen umfassen.

Wie die Software CPQ den Angebotsprozess optimiert

CPQ Software löst alle oben genannten Probleme, indem sie eine einzige Plattform für die Produktkonfiguration, Preisberechnung und Angebotserstellung bereitstellt. Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen wechseln, und die Vertriebsmitarbeiter können nahtlos von der Konfiguration und Preisgestaltung in den Angebotsprozess übergehen.

Hier sind einige Funktionen von CPQ , die Ihren Angebotsprozess optimieren können:

• Geführter Verkauf
• Produkt- und Preisvorschriften
• Automatisierte Genehmigungs-Workflows
• Integration mit CRM- und ERP-Systemen für Datenaktualisierungen in Echtzeit
• Mehrwährungs- und Mehrsprachenunterstützung
• Anpassbare Vorlagen und Branding-Optionen
• Angebotsverfolgung und -analyse in Echtzeit

FAQs

Andrew Parker

Andrew ist ein professioneller Texter, der sich auf die Erstellung von Inhalten für Business-to-Business-Software (B2B) spezialisiert hat. Er recherchiert und verfasst Artikel, die seinen Lesern wertvolle Einblicke und Informationen bieten.