Automatisierte Abonnementabrechnung mit CPQ: Lecks stopfen und Einnahmen steigern

Während wiederkehrende Einnahmen sicherlich das am besten skalierbare Geschäftsmodell sind, haben Abonnementunternehmen eine zusätzliche Herausforderung: die Kundenbindung.

Es gibt keinen einmaligen Verkauf, den man abschließen und vergessen kann; der Kunde muss regelmäßig zahlen. Und man muss einen kontinuierlichen Wert bieten.

Neben den offensichtlichen Faktoren wie Produkt-/Dienstleistungsqualität und Kundensupport ist ein wichtiger Faktor für die Kundenbindung der Abrechnungsprozess. Wenn ein Kunde ständig Probleme mit der Abrechnung hat oder keine Änderungen an seinem Abonnement vornehmen kann, wird er mit ziemlicher Sicherheit das Unternehmen verlassen.

Ganz zu schweigen davon, dass unorganisierte Angebots-, Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse zu ungenauen Rechnungen, verspäteten Zahlungen, schlechter Berichterstattung und Umsatzeinbußen führen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, brauchen Abonnementunternehmen mehr als nur ein einfaches Abrechnungssystem. Sie brauchen ein CPQ (configure, price, quote) System, das die Abonnementverwaltung unterstützt.

Die manuelle Abrechnung von Abonnements ist selbst im kleinsten Maßstab unmöglich.

Sie sind vielleicht in der Lage, Angebote für einmalige Produktverkäufe zu erstellen, aber sobald Sie irgendeine Art von wiederkehrender Abrechnung in den Mix einführen, wird die Komplexität der Verwaltung von Abonnements und Abrechnungsplänen überwältigend.

Sie werden eine Menge Probleme haben:

• Zeitaufwändige manuelle Preisberechnungen
• Schwierigkeiten, den Überblick über Hunderte von Kundenabonnements und Abrechnungszyklen zu behalten
• Fehler in der Rechnungsstellung, die zu unzufriedenen Kunden führen
• Verpasste Verlängerungs- und Upsell-Möglichkeiten
• Eingeschränkte Möglichkeit, flexible Preise und Abonnementoptionen anzubieten
• Geringer Einblick in Abonnementkennzahlen und Umsatzdaten
• Unzulängliche Verfahren für die Anerkennung von Einnahmen und die Einhaltung von Vorschriften

Selbst wenn Sie eine Lösung für die automatische Abrechnung mit Ihren Abonnenten haben, kann die Verwendung der falschen Lösung extrem kostspielig sein. Eine ungenaue Abrechnungssoftware schafft alle möglichen Quellen für entgangene Einnahmen (z. B. die Nichtberechnung neuer Funktionen oder die falsche Berechnung von Nutzungsgrenzen). Außerdem macht sie Sie anfällig für unfreiwillige Abwanderung (z. B. durch Zahlungsausfälle).

TL;DR: Die genaue und konsistente Abrechnung mit den Abonnenten ist Ihr wichtigstes Anliegen beim Aufbau eines Abonnementgeschäfts.

Die richtige CPQ kann die Lecks in der Abonnementabrechnung stopfen.

Sie denken vielleicht, dass CPQ eine einfache Angebotssoftware ist, aber für Abonnementunternehmen ist es so viel mehr als das. Wenn Sie sich für eine CPQ entscheiden, die für Abonnementunternehmen entwickelt wurde, erhalten Sie ausgefeilte Funktionen zur Abwicklung von Abrechnungs-, Finanz- und Umsatzerfassungsaufgaben.

Lassen Sie uns in die wichtigsten Funktionen des Abonnementgeschäfts CPQ eintauchen, die die Lücken in den traditionellen Abonnementverwaltungsprozessen schließen:

Quote-to-Cash-Effizienz

Bei Abonnementunternehmen ist der Prozess der Angebotserstellung besonders komplex.

• Co-Terms
• Rampe Angebote
• Aufstockung und Änderungen in der Mitte des Zyklus
• Automatische Angebots- und Vertragsverlängerungen
• Nutzungsabhängige Preise (zusätzlich zu Pauschalpreisen)

Standard-CRM-Systeme und einfache Tools für die Angebotserstellung sind nicht dafür ausgelegt, diese Feinheiten zu verwalten. Mit CPQ können Sie diese Variablen in Ihre Angebote einbeziehen, um eine genaue Darstellung der Kosten zu erhalten, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Da das System auch die Auftragsvergabe und die Zahlungsabwicklung abwickelt, entfällt die manuelle Arbeit vom ersten Angebot bis zur endgültigen Barzahlung. Und da alles über eine Plattform abgewickelt wird, müssen Sie sich keine Sorgen über fehlende oder ungenaue Daten aufgrund von nicht verbundenen Systemen machen.

Verwaltung von Abonnements

Software zur Abonnementverwaltung hilft Unternehmen bei der Erstellung, Verwaltung und Abrechnung wiederkehrender Dienste.

Sie können es verwenden, um:

• Erstellen Sie Abonnementpakete mit anpassbaren Preisoptionen
• Automatische Rechnungsstellung für jeden Abonnenten entsprechend der Abonnementstufe, der Nutzungsmenge und dem Abrechnungsplan
• Anwendung von Rabatten, Sonderangeboten und Add-Ons auf bestehende Abonnements
• Bearbeitung von Verlängerungen, Heraufstufungen, Herabstufungen und Kündigungen
• Integration mit Kundenportalen (und In-App-Portalen für SaaS), damit Nutzer ihre eigenen Abonnements verwalten können

Mit CPQ für Abonnementunternehmen werden all diese Dinge direkt auf der gleichen Plattform erledigt. Es besteht keine Notwendigkeit für eine zweite Software-Plattform.

Ausweitung der Einnahmen

Das Modul für die Abonnementverwaltung Ihrer CPQ erkennt automatisch Möglichkeiten für Upsells und Cross-Sells, bevor es an der Zeit ist, das Abonnement des Kunden zu verlängern.

Außerdem erhalten Sie Zugang zu Daten darüber, wie Kunden Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung nutzen, so dass Sie fundiertere Gespräche über mögliche Upsells führen können.

Wenn der Tarif eines Abonnenten zur Erneuerung ansteht, löst das System zwei Benachrichtigungen aus:

• Eine In-App-Benachrichtigung auf Ihrer Seite, die Sie darüber informiert, dass es an der Zeit ist, den Kunden proaktiv zu kontaktieren
• Eine E-Mail auf ihrer Seite, in der sie darüber informiert werden, dass sich ihr Abonnement automatisch verlängert, wenn sie nichts unternehmen, sowie Optionen zur Konfiguration ihres Abonnements, bevor dies geschieht

Das macht die Dinge für den Kunden nicht nur transparenter, sondern schafft auch zahlreiche Möglichkeiten für Customer Success, Upselling zu betreiben (oder für den Kunden, selbst Upselling zu betreiben).

Automatisierte Verlängerungen

Unter CPQ können Sie für sich und Ihre Kunden Erinnerungen an anstehende Verlängerungen einrichten. Darüber hinaus kann das System automatisch die Erstellung von Angeboten für diese Erneuerung nach dem von Ihnen gewünschten Zeitplan auslösen.

Je schneller Sie ihm ein neues Angebot unterbreiten, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie den Kunden behalten.

Verwaltung des Mahnwesens

Der Richtwert für die unfreiwillige Abwanderung liegt zwar bei 1,73 %, aber selbst das ist ein beträchtlicher Betrag an Einnahmen. Nehmen wir an, jeder Kunde ist 1.000 US-Dollar pro Jahr wert, und Sie haben 10.000 Abonnenten. Selbst wenn Sie den "niedrigen" Benchmark-Wert erreichen, verlieren Sie 173.000 US-Dollar pro Jahr durch vermeidbare Abwanderung.

Innerhalb von CPQ kümmert sich das Modul zur Abonnementverwaltung um diese Aufgabe. Es automatisiert die Zahlungswiederholungen und benachrichtigt den Rechnungskontakt über einen fehlgeschlagenen Zahlungsversuch, bevor es die Abonnements nach mehreren Fehlversuchen kündigt.

Ohne dass jemand in Ihrem Team einen Finger rühren muss, wird der Abonnent benachrichtigt und erhält die Möglichkeit, sofortige Maßnahmen zu ergreifen. Gleichzeitig kann Ihr Team proaktiv mit diesen Kunden nachfassen, um den Wiederherstellungsprozess zu beschleunigen.

Dies allein sorgt für die meisten unfreiwilligen Abwanderungen.

Verbuchung von Erträgen

Die Umsatzrealisierung ist bei Abonnementgeschäften etwas kompliziert, vor allem, wenn die Abonnementlaufzeiten nicht genau mit den Abrechnungszeiträumen übereinstimmen.

Ein SaaS-Unternehmen zum Beispiel stellt seinen Kunden in der Regel monatliche Rechnungen, aber einige Kunden zahlen im Voraus für einen Jahreszugang mit einem Rabatt.

Da die Einnahmen in dem Zeitraum verbucht werden, in dem sie erwirtschaftet werden, würde das Unternehmen jeden Monat, in dem es die Software zur Verfügung stellt, ein Zwölftel des jährlichen Vertragswertes verbuchen.

CPQ mit Abonnementabrechnung erledigt dies automatisch. Es verbucht Umsätze gemäß Vorschriften wie ASC 606 und IFRS 15 und passt sich an jedes Abrechnungsmodell an, das Sie verwenden möchten.

Dateneinblicke in Echtzeit

Mit so vielen Daten darüber, wie Ihre Abonnenten mit Ihrem Produkt/Dienst interagieren, haben Sie eine wahre Fundgrube an Erkenntnissen über ihre Bedürfnisse und Vorlieben direkt in Ihrer Software.

Sie können es nutzen, um zu verstehen:

• Gesundheit der Kunden
• Risiken der Abwanderung
• Künftige Einnahmemöglichkeiten
• Prognostizierte Umsatzentwicklung
• Trends der Abonnementnutzung

Diese Erkenntnisse können in Ihre Preisstrategie, Kundenbindungsmaßnahmen, Upselling- und Cross-Selling-Strategien und sogar in die zukünftige Produktentwicklung einfließen.

CPQ ist der RevOps-Spielveränderer.

CPQ treibt die Zukunft der wiederkehrenden Umsätze in mehr als einer Hinsicht voran. Sie hilft Unternehmen dabei, ihre Vertriebsprozesse zu optimieren, den Umsatz zu maximieren und ihren Betrieb zu skalieren.

Sehen wir uns die Vorteile, die CPQ bietet, genauer an:

Erhöhte Einnahmeerfassung

Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung reduziert CPQ die Inkassozeit für die meisten Ihrer Abonnementkunden auf Null. Wenn Sie die Einnahmen, die Ihnen zustehen, im Handumdrehen erfassen können, werden Sie nicht in Cashflow-Probleme geraten.

Mit der Abrechnungsautomatisierung haben Sie auch die Möglichkeit, mehr Umsatz durch Upgrades, Upsells und Cross-Sells zu erzielen oder den Lebenszeitwert eines Kunden durch einen Verlängerungsworkflow zu erhöhen.

Weniger Einnahmeverluste

Die Software CPQ stellt von Anfang an sicher, dass bei der Preisgestaltung und Rechnungsstellung keine Fehler auftreten.

• Geführte Verkäufe und Produktregeln stellen sicher, dass jedes Kundenangebot den Unternehmensrichtlinien entspricht.
• Genaue Preiskalkulationen führen zu perfekten Angeboten.
• Die Angebotsinformationen bleiben im selben System, wenn sie in eine Rechnung umgewandelt werden.
• Die Kunden zahlen über das gleiche System, und alles wird abgerechnet.
• Am Ende eines jeden Abrechnungszeitraums werden sie automatisch belastet und erhalten eine PDF-Rechnung direkt in ihren Posteingang.
• Das System identifiziert Abwanderungsrisiken und Erneuerungsmöglichkeiten, sobald sie auftreten.

In jedem Schritt des Prozesses eliminiert CPQ den manuellen Aspekt des Inkassos. Es gibt also praktisch keinen Raum für Fehler - und damit auch keine Einnahmeausfälle mehr.

Verbesserte Kundenerfahrung

Alles, was Kunden wollen, ist ein reibungsloses, personalisiertes Erlebnis - und genau das bietet CPQ .

• Die Kunden erhalten Angebote in einem Bruchteil der Zeit.
• Sie können damit mehrere Abrechnungsoptionen anbieten, die den Wünschen der Kunden entsprechen.
• Mit der integrierten Zahlungsverarbeitung und Abonnementverwaltung wird der Bestellvorgang rationalisiert.
• Die Kunden können ihre Abonnements und Kontodaten über ihre eigenen Konten verwalten.
• Die laufende Beziehung wird durch Upsells und Verlängerungen per Mausklick vereinfacht.
• Automatisierte Verlängerungsbenachrichtigungen und Mahnwesen reduzieren die Frustration der Kunden (z. B. durch unerwartete Einschränkungen Ihres Produkts/Dienstes).

Wenn Sie in eine CPQ für die Erstellung von SaaS-Angeboten investieren, können Sie damit sogar komplexe Angebotsprozesse wie nutzungsabhängige Preise und mehrjährige Rampendeals verarbeiten.

Datengesteuerte Entscheidungsfindung

Die erweiterten Analysen von CPQ liefern Ihrem Umsatzteam verwertbare Erkenntnisse zur Optimierung der Preisgestaltung, zur Entwicklung neuer Upsell-/Cross-Sell-Strategien und zur Vermeidung von Kundenabwanderung.

Sie können sogar verschiedene Verkaufs- und Marketingstrategien, Produktversionen oder Preispunkte testen und anhand der Analysen von CPQ feststellen, welche davon am besten funktionieren.

Für noch tiefgreifendere Analysen können Sie Ihr CPQ mit einem BI- oder Revenue Intelligence-Tool integrieren. So erhalten Sie einen Einblick in die Gründe für das Verhalten Ihrer Kunden und können genauere Prognosen erstellen.

Skalierbarkeit der nächsten Stufe

Mit der cloudbasierten Software CPQ können Sie Ihr Wachstum problemlos bewältigen. Sie müssen sich keine Gedanken über Hardware-Einschränkungen oder Systemabstürze machen, wenn Sie Ihren Kundenstamm und Ihr internes Vertriebsteam vergrößern.

Und mit der Skalierbarkeit kommt die Möglichkeit, in neue Märkte und Abonnementmodelle zu expandieren. Wenn Sie ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung einführen möchten, können Sie dies problemlos tun, ohne sich Gedanken über die Abrechnung machen zu müssen.

Implementierung von CPQ für eine optimierte Abonnementabrechnung

Eine effektive Implementierung vonCPQ kann das Spiel für Ihr Abonnementgeschäft verändern. Hier sind ein paar Schritte für den Anfang:

1. Wählen Sie die richtige CPQ Lösung. Schauen Sie sich nur Plattformen wie DealHub an, die ein komplettes Paket von CPQ, Tools zur Einbindung von Käufern, Vertragsmanagement und Abrechnung von Abonnements anbieten.
2. Integrieren Sie es in Ihre Vertriebs- und Finanzsoftware. Dazu gehören Ihr CRM-, ERP-, Zahlungsverarbeitungs- und Buchhaltungssystem.
3. Migrieren Sie Ihre bestehenden Abonnementdaten in das System CPQ . Nutzen Sie das flexible Datenmodell von CPQ, das komplexe Abrechnungsszenarien bewältigen kann.
4. Erstellen Sie Ihren Produktkatalog. Dazu gehören Abonnementoptionen, Preise, Rabatte und Produktbündel.
5. Definieren Sie Ihre Regeln und Arbeitsabläufe. Dazu gehören die Angebotserstellung, die Weiterleitung von Genehmigungen (z. B. für Geschäfte mit hohem Wert) und Eventualitäten für verschiedene Angebotsszenarien (z. B. wenn Option A ausgewählt wird, wird automatisch Option B hinzugefügt).
6. Konfigurieren Sie Ihre Abrechnungszeitpläne. Dies kann für jeden Abonnementplan oder jedes Kundensegment erfolgen.
7. Richten Sie automatische Workflows für Verlängerungen ein. Durch eine einfache Integration Ihres CRM-Systems mit Ihrem CPQ können Sie sicherstellen, dass Verlängerungsmöglichkeiten sofort erkannt werden, sobald sie auftauchen. Richten Sie zu diesem Zeitpunkt auch E-Mail-Auslöser ein.
8. Erstellen Sie Ihre Angebotsvorlagen. Entscheiden Sie sich für die Details und das Branding, die in Ihren Angeboten erscheinen sollen.
9. Investieren Sie in das Veränderungsmanagement und die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Es ist hilfreich, ein neues CPQ System schrittweise einzuführen, beginnend mit Ihren besten Vertriebsmitarbeitern.

Je nachdem, für welche Software Sie sich entscheiden, können noch weitere Schritte hinzukommen. Wenn Sie sich beispielsweise als SaaS-Unternehmen für DealHub entscheiden, können Sie auch Playbooks für den Vertrieb erstellen und die Analyse der Kundenbindung aktivieren.

Einen umfassenderen Überblick darüber, wie der Prozess aussehen wird und wie man sich vorbereitet, finden Sie in meinen Leitfaden für eine reibungslose Implementierung von CPQ .

Automatisieren Sie Ihren Abrechnungsprozess mit CPQ. 

Die Implementierung der Software CPQ gibt Ihrem Vertriebsteam die Möglichkeit, Abonnementangebote und -abrechnungen effizient abzuwickeln und Ihren Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.

Unterm Strich bedeutet dies für Ihr Unternehmen eine höhere Kundenbindung, geringere Umsatzeinbußen und einen gesünderen Cashflow. Da es das Kauferlebnis deutlich verbessert, werden Sie auch kürzere Verkaufszyklen und schnellere Gewinnraten erleben.

Es ist jedoch sehr wichtig, dass Sie ein Tool wählen, das das Abonnementmodell unterstützt (viele tun dies nicht).

Achten Sie bei der Bewertung der Software CPQ insbesondere auf flexible Abrechnungspläne, automatische Verlängerungsbenachrichtigungen und die Fähigkeit, komplexe Preismodelle, Zahlungen und wiederkehrende Gebühren zu verarbeiten.

Welches CPQ für Sie das richtige ist, hängt auch stark von der Größe Ihres Unternehmens ab. Ich empfehle Ihnen für den Anfang meinen Leitfaden zur Bewertung von CPQ Software für KMUs und Unternehmen. Beginnen Sie dann Ihren Evaluierungsprozess mit unseren SaaS-Empfehlungen CPQ um die besten Angebots- und Abonnementverwaltungslösungen für wiederkehrende Einnahmen zu finden.