Co-Term

Was ist Co-Term?

"Co-Terming" ist ein Prozess, bei dem die Enddaten mehrerer Verträge oder Abonnements aufeinander abgestimmt werden, so dass sie zur gleichen Zeit enden. Dies ist bei Software-Abonnements, Servicevereinbarungen und anderen Szenarien üblich, bei denen mehrere Verträge im Spiel sind, entweder für verschiedene Dienste desselben Anbieters oder für denselben Dienst in verschiedenen Abteilungen oder Organisationseinheiten.

Das Hauptziel von Co-Terming ist die Vereinfachung der Vertragsverwaltung und der Verlängerungsprozesse für Geschäftsbeziehungen mit mehreren Verträgen. Ein einziges Verlängerungsdatum macht es für das Unternehmen einfacher, Bedingungen auszuhandeln, potenzielle Mengenrabatte zu sichern, Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren und eine bessere Kontrolle über Budgetierung und Ausgabenprognosen zu behalten.

Nehmen wir an, ein Unternehmen hat mehrere Lizenzen für ein Softwareprodukt, die jedoch zu unterschiedlichen Zeitpunkten erworben wurden. Außerdem wurden zusätzliche Lizenzen und neue Supportpakete erworben. Durch Co-Terming würden die Verlängerungsdaten aller neuen Lizenzen und Support-Paket-Verträge so angepasst, dass sie mit dem bereits bestehenden Jahresvertrag übereinstimmen.

Dies würde bedeuten, dass einige der Lizenzbedingungen verkürzt oder verlängert werden, um sie anzugleichen, oder dass die neue Support-Package-Vereinbarung anteilig angepasst wird. Dies kann besonders bei Unternehmensverträgen oder bei der Verwaltung von Abonnements für verschiedene Abteilungen oder Standorte innerhalb einer großen Organisation von Vorteil sein.

Synonyme

• Co-Terminierung
• Koterminiertes Zitat
• Mitlaufendes Abonnement
• Gemeinsame Laufzeitverlängerung
• Befristete Software-Lizenz

Bedeutung von Co-Terming in Abonnementgeschäften

Die Verwaltung mehrerer Abrechnungszyklen für jeden Kunden ist unglaublich frustrierend für die Kunden und bedeutet für Sie ein großes Verwaltungsproblem. Es kann auch zu einem schwierigen Budgetierungs- und Prognoseprozess führen, da Sie mehrere Erneuerungsdaten über das Jahr verteilt haben.

Das Co-Terming löst diese Probleme, indem es alle Verträge auf ein einziges Ablaufdatum zusammenfasst. Dies bringt für beide Parteien mehrere Vorteile mit sich:

• Vereinfachte Vertragsverwaltung
• Rationalisierte Verkaufs- und Abonnementserneuerungsprozesse
• Verbesserte Kundenerfahrung
• Bessere Vorhersehbarkeit der Einnahmen
• Geringeres Risiko der Kundenabwanderung
• Mengenrabattierung und Preisflexibilität
• Weniger Probleme mit Vorschriften und deren Einhaltung

Es ist auch erwähnenswert, dass Unternehmen mitlaufende Verträge nutzen können, um Möglichkeiten für Upsells und Cross-Sells zu erkennen. Zum Zeitpunkt der Vertragsverlängerung haben die Unternehmen die Möglichkeit, die aktuelle Nutzung und die Bedürfnisse des Kunden zu überprüfen. Das ist der perfekte Zeitpunkt, um dem Kunden zusätzliche Funktionen, Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen, von denen er profitieren könnte (und die seinen Lebenszeitwert steigern).

Co-Term Use Cases

Software-Lizenzen

Bei der gemeinsamen Nutzung von Softwarelizenzen wird Ihr gesamtes Team auf denselben Aktualisierungsplan gesetzt. Es ist auch einfacher, die Lizenznutzung zu verfolgen und festzustellen, wann es Zeit für ein Upgrade oder Downgrade ist.

Sie beginnen damit, alle Ihre aktuellen Softwarelizenzen zu bewerten und notieren deren Ablaufdatum, die Bedingungen, den Umfang (z. B. die Anzahl der Nutzer oder das Volumen) und alle spezifischen Nutzungsrechte oder Einschränkungen.

Danach wählen Sie ein Datum für die gemeinsame Beendigung. Dabei kann es sich um das Datum handeln, an dem die Erneuerung Ihrer größten oder wichtigsten Lizenz ansteht, oder um ein beliebiges Datum, das mit Ihrem Budgetierungs- oder Betriebszyklus übereinstimmt.

Für Lizenzen, die ursprünglich nicht an dem von Ihnen gewählten Datum für die gemeinsame Laufzeit ablaufen sollten, müssen Sie die Laufzeiten anpassen. Dies kann bedeuten, dass Sie die Laufzeit der einzelnen Lizenzen verlängern oder verkürzen, um sie an das neue Datum der gemeinsamen Laufzeit anzupassen. Dies ist normalerweise mit anteiligen Gebühren verbunden (um die Verlängerung oder Verkürzung der Lizenzlaufzeit zu berücksichtigen).

Abonnements

B2C-Abonnements wie Streaming-Dienste, Medienmitgliedschaften und Abo-Boxen sind in der Regel recht einfach. Sie müssen lediglich die einzelnen Abonnements verwalten und bei Bedarf Volumen und Preise anpassen.

Software-Abonnementverträge sind viel komplizierter, was die Abonnementverwaltung angeht. Sie verwenden gestaffelte Preise sowie nutzungsbasierte, benutzerbasierte und produkt-/featurebasierte Variablen. Und die meisten bieten Freemium- oder Testzeiträume an.

Daher gibt es einige zusätzliche Überlegungen bei der Implementierung von zeitlich begrenzten Abonnements in B2B SaaS:

• Preisanpassungen - Anpassung der Abonnementgebühren an kürzere oder längere Abrechnungszyklen während der Anpassung an die gemeinsame Laufzeit.
• Nutzeränderungen - Hinzufügen oder Entfernen von Nutzern und Anpassen der Kosten für aktive Abonnements mit Blick auf das Datum der gemeinsamen Laufzeit.
• Feature-Zugang - Sicherstellen, dass Änderungen bei den Abonnementstufen oder -funktionen den Benutzerzugang oder die Geschäftsabläufe während der gemeinsamen Laufzeitanpassung nicht beeinträchtigen.
• Vertragsverhandlungen - Die Zusammenarbeit mit Anbietern zur Vereinbarung von Laufzeitanpassungen beinhaltet in der Regel die Aushandlung neuer Bedingungen, Rabatte und anderer Anreize.

Ein Technologieunternehmen mit weltweiten Niederlassungen könnte beispielsweise eine Reihe von SaaS-Tools desselben Anbieters in verschiedenen Finanz-, Personal- und Vertriebsabteilungen nutzen. Die Zusammenlegung dieser Abonnementpläne würde (im Idealfall) den Beschaffungsprozess zentralisieren und Rabatte oder Vorteile auf Unternehmensebene freischalten.

Leasing von Ausrüstung

Für Unternehmen, die viele Geräte leasen (z. B. IT-Hardware, Fahrzeuge, Maschinen oder Büroausstattung), kann eine gemeinsame Laufzeit eine enorme Zeit- und Kostenersparnis bedeuten. Neben den üblichen Vorteilen einer gemeinsamen Laufzeit (wie z. B. eine bessere Vertragsverwaltung) kann auch die Konsolidierung der Ablaufdaten von Leasingverträgen für Unternehmen hilfreich sein:

• Vermeiden Sie Überschneidungen. Co-Terming verhindert, dass Sie mehr Geräte leasen, als Sie benötigen. Durch die gemeinsame Laufzeit Ihrer Leasingverträge können Sie leicht erkennen, welche Leasingverträge bald auslaufen, und entscheiden, ob Sie die Geräte verlängern oder zurückgeben möchten.
• Verwalten Sie Ihr Budget. Sie müssen nicht mehr mehrere zukünftige Zahlungen mit unterschiedlichen Beträgen, Terminen und Laufzeiten verfolgen. Stattdessen können Unternehmen ihre Leasingausgaben auf der Grundlage eines einzigen Verlängerungsdatums prognostizieren.
• Bessere Verträge aushandeln. Die gemeinsame Laufzeit mehrerer Mietverträge gibt Ihnen Verhandlungsmacht, wenn Sie mit Vermietern über Bedingungen und Preise verhandeln.

Wenn Sie Geräte von Anbietern leasen, sollten Sie den Lebenszyklus und die mögliche Abschreibung berücksichtigen. Denken Sie auch daran, dass Marktbedingungen und technologische Fortschritte die Verfügbarkeit, den Preis und die Attraktivität von geleasten Geräten beeinflussen können.

Service-Verträge

Dienstleistungsverträge (z. B. in den Bereichen digitales Marketing, Beratung, Technik, Bauwesen und Auftragsfertigung) sind schwierig, da sie in der Regel mehrere Meilensteine und Leistungsstufen umfassen. Dies erschwert die Abrechnung und Umsatzrealisierung und führt zu zusätzlichen Variablen beim Co-Terming.

Zunächst müssen Sie alle Ihre bestehenden Verträge und Leistungsvereinbarungen überprüfen. Untersuchen Sie die Zahlungsfristen, Meilensteine und Klauseln zur vorzeitigen Beendigung. Vergewissern Sie sich auch, dass mögliche Anpassungen der Vertragsbedingungen die Kontinuität oder Qualität der Dienstleistungen nicht beeinträchtigen.

Wählen Sie dann ein optimales Datum für die gemeinsame Laufzeit, das mit Ihren Geschäftszyklen übereinstimmt. Normalerweise wäre dies der Beginn eines Geschäftsjahres oder der Beginn eines Abrechnungszeitraums für Ihre anderen Verträge und Abonnements.

Sprechen Sie mit Ihren Dienstleistern über die Möglichkeit, Ihre Verträge an das gewählte Co-Term-Datum anzupassen. Dann ist es ganz einfach, die vereinbarten Anpassungen durch eine Vertragsänderung zu formalisieren.

Der Vorteil von CPQ beim Co-Terming

CPQ (configure, price, quote) spielt eine zentrale Rolle bei der Vertragsgestaltung, insbesondere bei komplexen Vertriebsprozessen und Preismodellen, wie sie bei verbrauchs- und lizenzbasierten Abonnements vorkommen.

In erster Linie können Sie mit CPQ die Endtermine mehrerer Verträge aufeinander abstimmen, ohne die Kontrolle über die Preisgenauigkeit und Rentabilität zu verlieren. Dies bietet Käufern und Verkäufern erhebliche Vorteile.

• Für Verkäufer erleichtert die Software CPQ die Konsolidierung aller Abrechnungsaspekte - seien es Abonnementlizenzen, Produkte, Lösungen oder Dienstleistungen - in einer einzigen gemeinsamen Rechnung. Ein einziger Abrechnungszeitraum pro Kunde vereinfacht die Umsatzerfassung und sorgt für einen gesünderen Cashflow.
• Aus der Sicht des Käufers vereinfacht es die Abrechnungs- und Beschaffungszyklen, was die Budgetierung erleichtert und das Risiko von Serviceunterbrechungen aufgrund abgelaufener Lizenzen verringert. Darüber hinaus können sie Abonnementstufen aufrüsten oder zusätzliche Produkte erwerben, ohne sich Gedanken über überhöhte Zahlungen oder durcheinander geratene Lieferpläne machen zu müssen.

Eine Lösung von CPQ kann die Abrechnungskomponenten eines Kontos automatisch in einer gemeinsamen Rechnung zusammenführen und sie nahtlos in bestehende CRM-, ERP- und Abrechnungssysteme integrieren. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Lizenzen ablaufen und die Preisgestaltung ungenau ist. Außerdem wird der gesamte Abrechnungs- und Zahlungsprozess beider Parteien durch die Konsolidierung aller Vorgänge verbessert.

FAQs

Andrew Parker

Andrew ist ein professioneller Texter, der sich auf die Erstellung von Inhalten für Business-to-Business-Software (B2B) spezialisiert hat. Er recherchiert und verfasst Artikel, die seinen Lesern wertvolle Einblicke und Informationen bieten.