Wie man CPQ-Lösungen für die Anforderungen von Großunternehmen und KMU bewertet

CPQ-Software (Configure, Price Quote) automatisiert die Preisgestaltung und Angebotserstellung Ihres Unternehmens, indem sie eine einzige Plattform für folgende Aufgaben schafft:

• Produktkonfiguration und Anpassungswünsche
• Preisberechnungen (einschließlich Paketangebote, Rabatte und Vertragsbedingungen)
• Erstellung und Übermittlung von Angeboten

In vielen Fällen übernimmt es auch die Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung und Verlängerungen. CPQ für SaaS-Unternehmen übernimmt die Verwaltung von Abonnements. Und CPQ für die Fertigungsindustrie kümmert sich um Dinge wie Stücklistenstrukturen und Produktionskosten, um Stückpreise zu berechnen.

Ganz gleich, ob Sie eine einfache Angebotssoftware oder eine leistungsstarke, integrierte Plattform für das durchgängige Kundenlebenszyklusmanagement benötigen – in der CPQ-Branche ist für jeden etwas dabei.

Das ist jedoch die Herausforderung. Wie um alles in der Welt können Sie das richtige für Ihr Unternehmen auswählen?

Vieles hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab – Großunternehmen haben in der Regel komplexere Geschäftsstrukturen als KMUs. Und sie benötigen ein CPQ-System, das dies unterstützt.

Im heutigen Leitfaden schauen wir uns an, wie du CPQ-Lösungen anhand der Größe deines Unternehmens und ihrer Eignung für deine spezifischen Anforderungen bewerten solltest.

Die Bewertung von CPQ-Lösungen erfordert einen zweigleisigen Ansatz.

Was ich damit meine, ist:

• Es gibt erhebliche Unterschiede darin, wie CPQ-Software Großunternehmen und KMU unterstützen kann, und die auf dem Markt verfügbaren Lösungen spiegeln dies wider.
• Es gibt auch Aspekte, die Sie berücksichtigen müssen, unabhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens.

Betrachten wir einmal die typische Preis- und Vertragsstruktur eines kleineren Unternehmens. Im SaaS-Bereich könnten Sie gestaffelte Preise und ein grundlegendes, auf Arbeitsplätzen oder Benutzern basierendes Modell verwenden. In Branchen wie Fertigung, Bauwesen oder professionelle Dienstleistungen haben Sie wahrscheinlich unterschiedliche Preise für jede Produktlinie, möglicherweise unterschiedliche Anpassungsstufen, ein À-la-carte-Menü an Dienstleistungen und so weiter.

Insgesamt werden Sie jedoch weniger komplexe Preis- und Rabattstrukturen haben. Und Sie werden kürzere Verkaufszyklen haben.

Am anderen Ende des Spektrums können Unternehmen:

• Verkaufen Sie Tausende von Produkten oder Dienstleistungen in verschiedenen Märkten, Branchen und Regionen (z. B. Produktpakete mit regionalen Unterschieden)
• Verfügen Sie über eine hochkomplexe Preisgestaltung (bei der Sie ein Basisprodukt und Zusatzoptionen anbieten – und jede dieser Optionen hat ihre eigenen Preisstufen und Mengen-/Gruppenrabatte)?
• Komplizierte Vertragsstrukturen nutzen (wie z. B. Ramp-Deals bei Softwareverträgen)
• Erstellen Sie vollständig individuelle Angebote, die Hunderte von Einzelposten, SKUs, Bundles und Optionen enthalten.

Zusätzlich zu den erforderlichen Funktionen sind dies Dinge, die Genehmigungsworkflows, mehrstufige Angebotserstellung und erweiterte Berichterstellung erfordern.

Auch die Verkaufszyklen dauern viel länger – 6 bis 12 Monate sind die Regel. Die Kundenbindung ist also eine ganz andere Sache.

Kernaspekte für Großunternehmen und KMU

Unabhängig davon müssen Sie bei der Bewertung von Software immer die Kernfunktionen von CPQ berücksichtigen. Natürlich müssen Sie kritisch prüfen, welche dieser Funktionen Sie benötigen (und in welchem Umfang ). Dies sind jedoch grundlegende Überlegungen, die jedes Unternehmen anstellen muss.

Lassen Sie uns eintauchen.

Komplexität der Produktkonfiguration

Die Produktkonfiguration ist der erste Schritt im CPQ-Prozess und damit eine Kernfunktion jedes Tools. Bei der Betrachtung des Produktkonfigurators eines CPQ müssen Sie drei Fragen beantworten:

• Does it handle your level of product complexity? Look for single vs. multi-variable configuration support, rules engines for constraint-based and guided selling scenarios, and compatibility checks.
• Verfügt es über visuelle Konfigurationsmöglichkeiten? Dies ist wichtig, wenn Sie ein Hersteller, Großhändler, Bauunternehmen oder ein anderes Unternehmen sind, bei dem Kunden die Produkte auf dem Bildschirm (und im Angebot) sehen müssen.
• Verfügt es über eine intuitive Benutzeroberfläche? Ihre Vertriebsmitarbeiter profitieren am meisten von Drag-and-Drop- und Point-and-Click-Konfigurationstools.

Ein kurzer Tipp: Lassen Sie sich nicht von nützlichen Extras blenden, die Ihrem Unternehmen keinen wirklichen Nutzen bringen. Systeme mit erweiterbaren Funktionen erschweren die Nutzung Ihres Systems, wenn Sie lediglich eine grundlegende Konfiguration benötigen. Außerdem zahlen Sie dafür zu viel.

Preisregeln und Automatisierung

CPQ ist „regelbasiert“, d. h., ein Administrator gibt Regeln für Preise, Rabatte, Bundles usw. in das Backend des Systems ein. Von dort aus werden automatisch die Preise für jeden Kunden berechnet.

Wenn Sie verschiedene Lösungen vergleichen, sollten Sie bei Verkaufsgesprächen und Vorführungen auf Folgendes achten:

• Unterstützt es die von Ihnen benötigten Preismodelle? Dabei kann es sich um Abonnements, Preisstufen, Mengenrabatte, nutzungsabhängige Preise oder eine beliebige Anzahl verschiedener Elemente handeln, die Teil Ihrer gesamten Preisstrategie sind.
• Wie viele SKUs oder Produktlinien unterstützt das Tool? Einige Tools können nur begrenzte Preisregeln verarbeiten. Wenn Sie über einen umfangreichen Produktkatalog verfügen, benötigen Sie ein Tool, das Tausende (oder Zehntausende) verschiedener Regeln und Eventualitäten verarbeiten kann.
• Kann es komplexe Preisregeln und Berechnungen automatisieren? Die meisten CPQ-Lösungen berechnen Preise auf der Grundlage Ihrer Preisregeln, was relativ einfach ist. Unternehmens-Tools wie PROS CPQ können Ihnen auch dabei helfen, Entscheidungen spontan zu treffen, indem sie Echtzeit-Markt-, Lieferanten- und Produktdaten sowie KI-gestützte dynamische Preisgestaltung nutzen.

Überlegen Sie hier, wie oft Sie Ihre Preise ändern und wie hoch der Anteil der individuellen Angebote ist, die Sie erstellen. Wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der sich die Preise aufgrund von Angebot und Nachfrage ständig ändern, oder wenn Sie ständig die Produktverfügbarkeit und Marktdaten auswerten müssen, um individuelle Angebote zu erstellen, benötigen Sie eine Lösung, die mehr Flexibilität bietet.

Funktionen zur Angebotserstellung und Angebotserstellung 

Sobald Ihr System eine Preisberechnung durchgeführt hat, kann Ihr Vertriebsmitarbeiter mit der Erstellung des Angebots beginnen. Sobald dieses fertiggestellt ist, präsentiert CPQ mit nur wenigen Klicks ein professionell aussehendes Angebot. Ihr Teammitglied kann es als PDF- oder HTML-Datei versenden oder einen teilbaren Link verwenden.

Um festzustellen, ob eine Angebotssoftware Ihren Anforderungen entspricht, fragen Sie sich:

• Verwendet es ein Verkaufshandbuch mit Guided Selling? Guided-Selling-Funktionen variieren in ihrer Komplexität, sollten jedoch je nach Käufer individuell angepasst werden können. Suchen Sie nach Systemen, die verschiedene Verkaufsszenarien unterstützen.
• Können Sie Vorlagen und Branding-Elemente erstellen? Die Erstellung von Vorlagen für Angebote erleichtert Ihrem Vertriebsteam die Arbeit und macht sie effizienter. Das Branding auf all Ihren Angeboten lässt Sie professionell wirken (was, ob Sie es glauben oder nicht, Ihre Gewinnquote erhöht).
• Können Kunden Angebote digital unterschreiben? Die elektronische Signatur ist ein Muss für CPQ-Software – idealerweise sollten Kunden Angebote innerhalb desselben Tools unterschreiben und zurücksenden können.

Die Angebotserstellung ist der fehleranfälligste Teil des CPQ-Prozesses, da sich hier viele kleine Fehler einschleichen können. Preisfehler, die versehentliche Angabe falscher Produkte oder das Vergessen von Rabatten sind häufige Fehler, die zu erheblichen Reibungsverlusten führen. Ein gutes CPQ-System sollte Ihren Vertriebsmitarbeitern den Großteil der Arbeit abnehmen, damit ihnen keine Tippfehler unterlaufen oder etwas übersehen wird.

Einfache Bedienung und Implementierung

Wenn die Lernkurve für Ihr Vertriebsteam zu steil ist, wird es das neue System niemals annehmen. Und wenn es sich nicht in Ihre Unternehmenssoftware integrieren lässt, werden Sie niemals den erwarteten Nutzen daraus ziehen können.

Einige Fragen, die Sie stellen sollten:

• Lässt es sich in Ihre Kerngeschäftssysteme integrieren? CRM, ERP und Rechnungsstellung sind die wichtigsten Integrationspunkte für CPQ, da sie Daten direkt austauschen und eine durchgängige Automatisierung des Verkaufszyklus ermöglichen.
• Gibt es APIs für zusätzliche Anpassungen und Integrationen? Je nach Unternehmen benötigen Sie möglicherweise PIM, Vertragsmanagement, CAD, E-Commerce, Self-Service-Portal und andere Arten von Integrationen.
• Wie einfach ist die Einrichtung und Wartung? CPQ ist eine komplexe Software, aber Sie sollten in der Lage sein, Datenänderungen vorzunehmen und das System mit minimaler Unterstützung durch Ihren Anbieter zu warten.

Im Allgemeinen benötigen Unternehmen viel mehr Zeit und Ressourcen, um CPQ zu implementieren. Sie verfügen über mehrere Geschäftsbereiche im ganzen Land (oder weltweit), eine wesentlich komplexere technologische Infrastruktur und weitaus umfangreichere Produktkataloge.

Kleine Unternehmen sollten vor allem auf Tools setzen, die sich schnell integrieren lassen und keinen großen Aufwand für Entwicklung, Anpassung oder Wartung erfordern.

Unterscheidungsmerkmale für CPQ-Anforderungen von Großunternehmen und KMU

Zwar gibt es zahlreiche Fragen, die sich jeder stellen sollte, doch gibt es bei der Auswahl einer CPQ-Software einige Feinheiten, um die sich KMU (in der Regel) keine Gedanken machen müssen.

Alles, was mit Geschwindigkeit und Umfang, hochkomplexem Datenmanagement (wie regulatorischen Anforderungen) oder Anpassungsbedarf zu tun hat, muss für Unternehmen ein Schwerpunkt sein.

Unternehmen: Skalierbarkeit und Anpassung

Große Unternehmen benötigen ein umfassendes System, das komplexe Produkt-/Preisstrukturen, ein großes Angebotsvolumen und umfangreiche Automatisierungen bewältigen kann. Möglicherweise benötigen sie auch ein System, das KI nutzt, um Entscheidungen spontan zu treffen (z. B. Preisoptimierung).

Die Zusammenarbeit zwischen dem Vertrieb und verschiedenen Abteilungen während des gesamten Vertriebsprozesses ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Die Bereiche Technik und Produktentwicklung benötigen CAD-Automatisierung, und die Kommunikation mit Lieferanten erfordert die Integration eines Lieferantenportals.

Als Unternehmen sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Beschaffungsteam die folgenden Punkte sorgfältig prüfen:

• Your expected quoting volume and user base growth
• Die Anzahl der Produktlinien, Artikel und Preisklassen, mit denen Sie arbeiten
• Die Größe und Komplexität Ihrer Datensätze
• Verschiedene Teams, die am Verkaufszyklus beteiligt sind
• Anwendungsfälle für KI, fortgeschrittene Analysen und Prognosen
• Einhaltung von Vorschriften

Suchen Sie dann nach Anbietern, die durch individuelle Programmierung und Low-Code-Entwicklungstools erweiterte Funktionen für Ihre Lösung bieten. Grenzen Sie die Auswahl ein, indem Sie darauf achten, welche Anbieter professionelle Implementierungsdienste und Support anbieten.

KMU: Schnelle Implementierung und benutzerfreundliche Oberflächen

Für kleine und mittelständische Unternehmen eignen sich vorgefertigte Lösungen mit begrenzten Anpassungsmöglichkeiten am besten. Da KMU zudem nicht den Luxus haben, eigene CPQ-Administratoren einzustellen, ist es wichtig, ein System zu finden, das nur minimalen Wartungsaufwand erfordert und schnell eingerichtet werden kann.

Fragen Sie die Anbieter konkret nach:

• Welche Aspekte Ihres Vertriebsprozesses werden durch ihre Lösung abgedeckt?
• Selbstinstallation vs. Installationsservice
• Voreingestellte Einstellungen und Integrationsmöglichkeiten
• Erstellung von Vorlagen und Drag-and-Drop-Oberflächen
• Lernkurve für Ihr Vertriebsteam
• Im Abonnement enthaltene Support-Leistungen

Was die Skalierbarkeit angeht, sollten Sie nach einfachen, gestaffelten und nutzerbasierten Preisoptionen Ausschau halten, die sich an wachsende oder sich ändernde Anforderungen anpassen lassen. So müssen Sie nicht den Anbieter wechseln, wenn Ihr Team wächst oder sich dessen Struktur ändert.

Unternehmen: Höhere Vorlaufkosten, langfristiger ROI

Wenn Sie für ein landesweit oder multinational tätiges Unternehmen in CPQ investieren, werden die Kosten für die zu erstellenden Daten, Automatisierungen und Workflows sowie für Schulungen und Änderungsmanagement schnell einen fünf- oder sechsstelligen Betrag erreichen.

Aber für langfristige Effizienzsteigerungen? Das lohnt sich.

Außerdem profitieren Sie von einer höheren Kundenzufriedenheit, besseren Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten sowie genaueren Prognosen. Und es fällt Ihnen leichter, Preisentscheidungen zu treffen und Ihre Margen zu optimieren.

KMU: Kosteneffizienz, schnelle Amortisation

Kleine Unternehmen sollten damit rechnen, für CPQ zwischen 50 und 150 Dollar pro Nutzer und Monat zu zahlen. In diesem Preis sollten alle erforderlichen Integrationen und der Support enthalten sein, die Ihr Team benötigt.

Wenn Ihr Team die Software schnell erlernen und einsetzen kann, sollten Sie nach der Implementierung fast sofort erste Vorteile erzielen. Zwischen CRM-CPQ-Automatisierungen, Genehmigungsworkflows und einer schnelleren Angebotserstellung werden Sie sofort einige Verbesserungen feststellen.

Unternehmen: Etablierter Ruf in der Branche und engagierter Support

Wenn Sie ein Schwergewicht in Ihrer Branche sind, sollten Sie bei der Auswahl eines CPQ-Anbieters auf einen Anbieter achten, der über eine lange Liste zufriedener Kunden in Ihrer Branche verfügt. Sie suchen nach hochspezialisierten Funktionen, die sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe einfügen – und das bedeutet, dass andere Unternehmen wie Ihres diese bereits nutzen.

Suchen Sie nach:

• Branchenexpertise (und wie diese in das Produktdesign einfließt)
• Fallstudien und Kundenbewertungen von Unternehmen wie Ihrem
• Die Möglichkeit, Kundenreferenzen anzugeben, mit denen man chatten kann
• Wie sie mit Compliance umgehen

Anbieter von CPQ-Lösungen für Unternehmen stellen außerdem einen dedizierten Kundenbetreuer und ein Support-Team für die laufende Wartung und Aktualisierung zur Verfügung.

KMU: Zuverlässigkeit und Anpassungsfähigkeit

Kleinere Unternehmen profitieren von Anbietern, die sich durch Zuverlässigkeit auszeichnen. Je nach Branche sollten Sie dennoch prüfen, wie sich die Funktionen in Ihren Vertriebsprozess einfügen. Da Sie sich jedoch für vorkonfigurierte Lösungen interessieren, sind einfache Implementierung, Akzeptanz bei den Nutzern und Wartung die wichtigsten Faktoren.

Suchen Sie nach:

• Eine Geschichte mit hoher Verfügbarkeit und minimalen Fehlern
• Wie lange gibt es das Unternehmen schon, mit Schwerpunkt auf Stabilität?
• Die Branchen, in denen es in der Regel am besten funktioniert
• Supportkanäle und Umfang des angebotenen Kundensupports

Es ist erwähnenswert, dass einige CPQ- und CPQ-bezogene Produkte für KMUs relativ neu auf dem Markt sind. Manchmal sind neuere Tools mit übersichtlicheren Benutzeroberflächen und branchenspezifischen Workflows und Funktionen tatsächlich die bessere Wahl.

MonetizeNow beispielsweise ist ein No-Code-B2B-SaaS-CPQ-Tool, das erst 2021 auf den Markt gekommen ist. Aber seine einfache Benutzeroberfläche, Skalierbarkeit und Funktionen wie Vertriebsmitarbeiter- und Self-Service-Angebotserstellung sowie nutzungsbasierte/Abonnement-Abrechnung machen es zu einer besseren Wahl für kleinere, agilere Unternehmen, die wachsen, eine GTM-Strategie umsetzen und regelmäßig neue Arten von Produkten und Preismodellen testen.

Sicherheit und Datenverwaltung

Die CPQ-Lösung verarbeitet eine Vielzahl sensibler Daten. Unabhängig vom Umfang müssen Sie kontrollieren, wer innerhalb des Unternehmens Zugriff darauf hat und wie diese Daten gespeichert werden.

Je nach Branche variieren die Anforderungen an Sicherheit und Compliance erheblich. Sprechen Sie mit Anbietern über besondere Aspekte und deren Erfahrungen mit anderen Kunden, die ähnliche Anforderungen haben.

• Wie sie Daten unter Berücksichtigung regionaler Gesetze (z. B. DSGVO) speichern
• Datenverwaltung und Umgang mit Änderungen der Datenschutzgesetze
• Ihre Datenverschlüsselungs- und Risikomanagementprozesse
• Wie Benutzerberechtigungen funktionieren und wer Zugriff auf welche Daten hat

Kleine und mittlere Unternehmen sollten in diesem Bereich besonders vorsichtig sein. Sofern Sie nicht über ein eigenes IT-Team verfügen, sollten Sie diese Aufgabe am besten Anbietern überlassen, die für ihren sicheren Umgang mit Daten bekannt sind.

Wählen Sie die richtige CPQ-Lösung für Ihre Anforderungen

Wie Sie wahrscheinlich wissen, gibt es bei der Auswahl der richtigen Software viel zu beachten. Vieles hängt von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens ab, aber es gibt auch noch andere Faktoren, die berücksichtigt werden müssen. Ihre Branche, Ihr Budget und Ihr Zeitplan für die Implementierung spielen bei der Auswahl der richtigen CPQ-Lösung eine Rolle.

Weitere Informationen zum Auswahlprozess finden Sie in meinem Artikel über Tipps zur Auswahl des richtigen CPQ-Anbieters. Sie können auch unsere Bewertungen und Vergleiche an, die Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.