7 clevere Tipps für die Auswahl von CPQ Software

CPQ ist das Schweizer Taschenmesser des Vertriebs. Vom ersten Angebot eines Vertriebsmitarbeiters an bis zur Vertragsverlängerung übernimmt es die Arbeit, die Tabellenkalkulationen, manuelle Prozesse und zusammengeschusterte Lösungen nicht leisten können.

Alle Lösungen von CPQ haben diesen Vorteil gemeinsam. Sie verfügen zumindest über grundlegende Funktionen wie Guided Selling, Genehmigungsworkflows und Funktionen zur Angebotserstellung, die den Konfigurations-, Preisfindungs- und Angebotsprozess optimieren.

Aber sind sie alle gleich? Natürlich nicht...

Deshalb ist es so wichtig, dass das Vertriebsteam die richtige Lösung auswählt - auch wenn sie den CPQ Prozess optimieren soll, optimiert sie möglicherweise nicht Ihren CPQ Prozess.

Es gibt eine CPQ Lösung, die speziell für Ihre Branche, Ihre Unternehmensgröße und Ihr Geschäftsmodell entwickelt wurde. Sie müssen nur recherchieren, um sie zu finden.

Bewährte Praktiken für das Auswahlverfahren CPQ

Bevor Sie die richtige CPQ Software finden, müssen Sie wissen, wonach Sie suchen. Sie müssen sich Ihre internen Prozesse genau ansehen und sie definieren, bevor Sie eine Plattform finden, die sie automatisiert.

Befolgen Sie diese bewährten Verfahren, um den richtigen Einstieg zu finden:

Definieren Sie Ihre Ziele im CPQ Prozess

Jedes Unternehmen hat andere Ziele, wenn es um die Produktkonfiguration, die Preiskalkulation und den Angebotsprozess geht. Sie müssen eine CPQ Software auf der Grundlage Ihrer Ziele auswählen, also ist Ihr erster Schritt, diese Ziele zu ermitteln.

Im Kontext von CPQ müssen Ihre Ziele greifbar und für Ihre Geschäftsprozesse relevant sein. Und nein - "genaue Kostenvoranschläge" sind nicht genug(wer will das nicht?).

Hier sind einige Beispiele für Ziele, die Ihnen bei der Auswahl einer CPQ Lösung helfen:

• Die größte Ursache für die Abwanderung von Kunden bei einem SaaS-Unternehmen sind Abrechnungsfehler. Seitdem das Unternehmen mehrere Preisstufen, Add-Ons und ein Modell auf Sitzplatzbasis für Unternehmensnutzer anbietet, ist die Datenmenge zu groß geworden, um mit dem aktuellen System verwaltet zu werden. Das Unternehmen benötigt eine CPQ , die den Abrechnungsprozess automatisieren und die Kundennutzung auf Vertragsbasis verfolgen kann.
• Ein B2B-Hersteller stellt fest, dass 90 % seiner Website-Besucher wegklicken, wenn sie erfahren, dass sie ein Mitglied des Vertriebsteams kontaktieren müssen, um ein Produktangebot zu erhalten. Das Unternehmen muss eine Lösung für CPQ finden, die geführte Workflows, Tools zur Kostenabschätzung und Produktkonfiguratoren enthält, mit denen sich potenzielle Kunden selbst ein Bild davon machen können, was sie kaufen möchten.
• Ein Bauunternehmen, das an großen Ad-hoc-Projekten arbeitet, stellt fest, dass seine potenziellen Kunden einige Wochen nach Beginn des Vertragsprozesses aus dem Geschäftszyklus aussteigen. Nach einem Blick auf die Zeitstempel im CRM wird klar, dass die obere Führungsebene zu lange braucht, um Kostenvoranschläge und Verträge zu genehmigen. Es muss eine Lösung gefunden werden ( CPQ ), die den Genehmigungsprozess automatisiert und es den Managern ermöglicht, aus der Ferne auf die Dokumente zuzugreifen.

Um die Ziele zu identifizieren, die CPQ lösen kann, sollten Sie sich Ihre Vertriebs-, Website- und Kundendaten genau ansehen, um Verhaltensmuster während des gesamten CPQ Prozesses aufzudecken. Die Bereiche, in denen Sie Engpässe und Ineffizienzen feststellen, sind diejenigen, die Sie mit CPQ Software angehen müssen.

Identifizieren Sie unternehmensspezifische Anforderungen

Jedes Unternehmen hat spezifische Anforderungen, die über das grundlegende Ziel hinausgehen, die Verkaufszyklen zu beschleunigen und das Kundenerlebnis zu verbessern.

• SaaS-Unternehmen benötigen Software für die Abonnementverwaltung und Rechnungsstellung, um alle ihre Abonnenten und wiederkehrenden Einnahmen an einem Ort zu verwalten.
• Fluggesellschaften, Versorgungsunternehmen und das Hotel- und Gaststättengewerbe benötigen eine Echtzeit-Preismaschine zur Unterstützung ihrer dynamischen Preismodelle.
• Unternehmen mit hochgradig konfigurierbaren Produkten (z. B. medizinische Geräte, Automobile) benötigen ein 3D-Visualisierungstool wie das von PROS, das den Kunden hilft, den Konfigurationsprozess selbst durchzuführen.
• Einzelhändler brauchen einen mobilfreundlichen Konfigurator, der sowohl auf ihrer Verbraucher-Website als auch in den Geschäften funktioniert.
• Großhändler benötigen Funktionen zur Auftragsverwaltung und Bestandsverfolgung, um ihre B2B-Auftragszyklen zu unterstützen.
• Agenturen und professionelle Dienstleister benötigen eine Plattform wie PandaDoc CPQ, die Vorlagen für verschiedene Arten von Dokumenten speichert, wie z.B. Angebote, Vorschläge, NDAs und Dienstleistungsverträge.
• Projektbasierte Unternehmen in der Bau- und Fertigungsindustrie benötigen eine CPQ , die sie bei der Erstellung von Stücklisten, Abnahmen und Ressourcenzuweisungsplänen unterstützt.

Auch die Größe und der Umfang des Unternehmens spielen eine wichtige Rolle bei der Wahl der richtigen Lösung. Je größer das Unternehmen ist (oder je größer Sie es planen), desto mehr Optionen benötigen Sie in Bezug auf Skalierbarkeit und erweiterte Funktionen.

Betrachten Sie Ihren bestehenden Tech-Stack

Es macht keinen Sinn, in die Implementierung vonCPQ zu investieren, wenn Sie es nicht in Ihre bestehenden Systeme integrieren können. Andernfalls müssen Sie Daten manuell zwischen zwei Plattformen übertragen, was den Zweck der Prozessautomatisierung von vornherein zunichte macht.

Je nach Größe, Struktur und Branchenzugehörigkeit Ihres Unternehmens stehen Ihnen einige oder alle der folgenden Instrumente zur Verfügung:

• Verwaltung von Kundenbeziehungen (CRM)
• Unternehmensressourcenplanung (ERP)
• Verwaltung von Dokumenten
• Intelligente Einnahmen
• Fakturierung und Rechnungsstellung
• Buchhaltung
• Sales enablement
• Produktinformationsmanagement (PIM)
• Einkaufswagen/E-Commerce-Plattform
• Verwaltung der Bestände/Aufträge

Die Integration von CRM und CPQ ist die wichtigste - sie ist die Grundlage für Ihre Vertriebsprozesse. ERP ist ein weiteres wichtiges Element, da es Ihre Finanzdaten verwaltet.

Manche Software von CPQ kann einige dieser anderen Tools ersetzen (z. B. Dokumentenmanagement- oder Angebotssoftware), während andere eine API-Brücke oder eine Integration zwischen diesen Tools erfordern.

In jedem Fall benötigen Sie eine CPQ Lösung, die sich so einfach wie möglich in den Rest Ihres technischen Systems integrieren lässt.

Bildung eines Auswahlteams

Wenn Sie bereits ein Deal Desk Team haben, ist dieser Schritt einfach - sie sind die Hauptentscheidungsträger.

Wenn Sie das nicht tun, wird Ihr Auswahlteam ein wenig einem solchen ähneln. Es sollte mindestens eine Führungskraft aus den folgenden Abteilungen enthalten:

• Verkaufsaktivitäten
• RevOps
• Rechtliches
• Finanzen
• Erfolg beim Kunden
• IT
• Marketing

Je nach Geschäftsmodell müssen Sie vielleicht noch ein paar andere Beteiligte hinzufügen. Zum Beispiel Supply Chain Manager für Hersteller, Flottenmanager für Fluggesellschaften und Reedereien oder Logistikspezialisten für E-Commerce-Händler.

Bestimmen Sie Ihr Budget

Sobald Sie ein Auswahlteam zusammengestellt haben, muss Ihr Team ein Budget festlegen, das mit Ihren bestehenden Einnahmen und Ihrem Cashflow vereinbar und angemessen ist, damit Sie eine Lösung mit den von Ihnen benötigten Funktionen finden können.

CPQ Software kann teuer sein. Je nach Anbieter und den von Ihnen benötigten Funktionen kann Ihr Budget von einigen Tausend Dollar bis zu Zehntausenden pro Monat reichen. Die Preise variieren von Anbieter zu Anbieter und steigen mit der Anzahl der Benutzer und den zusätzlichen Integrationen oder Funktionen, die Sie benötigen. Einige Lösungen kosten nur 50 US-Dollar pro Monat, während andere weit in die Tausende gehen.

Als allgemeine Faustregel kann man Folgendes erwarten:

• Startups, kleine Agenturen und professionelle Dienstleistungsunternehmen: 50 - 100 $ pro Benutzer pro Monat
• Skalierende Unternehmen und Unternehmen, die komplexe Produkte verkaufen: $100 bis $250 pro Benutzer und Monat
• Unternehmen und Firmen, die maßgeschneiderte Software benötigen: $250+ pro Benutzer pro Monat

Wie Sie sehen, können die Kosten für Ihre Software bei nur wenigen Benutzern schnell in die Tausende gehen. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um die Vorteile von CPQ für Ihr Unternehmen zu verstehen und sicherzustellen, dass Sie in eine Software investieren, von der alle im Team profitieren.

Festlegung eines Zeitplans für die Umsetzung

Der Zeitplan für die Implementierung hängt von der Softwarefunktionalität ab, die Sie von CPQ benötigen. Wenn Sie eine Basiskonfiguration ohne Anpassungen oder Integrationen haben, können Sie möglicherweise innerhalb weniger Wochen in Betrieb gehen.

Wenn Sie jedoch sehr komplexe Preisgestaltungsregeln haben und eine benutzerdefinierte Funktion benötigen, kann der Prozess Monate oder sogar bis zu einem Jahr dauern.

Es ist wichtig, den Zeitplan für die Implementierung im Voraus zu planen, um Engpässe oder Verzögerungen zu vermeiden. Sprechen Sie mit mehreren Anbietern, um eine Vorstellung davon zu erhalten, wie lange der Prozess dauern wird, und planen Sie Ihre Implementierung entsprechend.

Beantworten Sie diese 7 Fragen, um die richtige Wahl zu treffen CPQ

Sie würden kein neues Auto kaufen, ohne es vorher Probe zu fahren, oder?

Aber das reicht nicht aus, um sich tatsächlich zu verpflichten. Bevor Sie den Vertrag unterschreiben, werden Sie Ihrem Verkäufer wahrscheinlich einige Fragen stellen, z. B. "Wie hoch ist der MPG-Wert?", "Hat es automatische Scheibenwischer?" und "Wie schneidet dieses Modell im Vergleich zu seinen Konkurrenten ab?".

Das Gleiche gilt für die Software CPQ .

Wenn Sie sich die Software-Demos von CPQ ansehen, Online-Rezensionen lesen und weiter in die Tiefe gehen, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

Wie hoch sind die Kosten?

Ironischerweise sind die Preismodelle einiger CPQ Plattformen genauso kompliziert wie die, die sie vereinfachen. Das ist nicht unbedingt eine schlechte Sache, wenn Ihr Unternehmen individuelle Preise und Rabatte benötigt. Aber wenn Sie ein KMU mit einem knappen Budget führen, sollten Sie sich vielleicht von funktionsreichen und teuren Lösungen fernhalten (die Sie wahrscheinlich sowieso nicht brauchen).

Eine allgemeine Faustregel: Die Software, für die es sich lohnt zu zahlen, hat die Funktionen, die Sie brauchen, und nur sehr wenige (wenn überhaupt), die Sie nicht brauchen. Vermeiden Sie es, zu viel zu bezahlen und zu wenig zu nutzen.

Ist sie einfach und intuitiv zu bedienen?

Die Benutzerakzeptanz ist wohl der wichtigste Faktor für den Erfolg einer Software-Implementierung. Wenn Ihr Team die Software nicht nutzen kann, wird es sie auch nicht nutzen. Dann haben Sie ein Loch in den Taschen Ihres Unternehmens und das gleiche ungelöste Problem.

Suchen Sie nach einer CPQ , die leicht zu erlernen und intuitiv ist. Sie sollte so einfach sein, dass Sie vom ersten Tag an keine umfangreiche Schulung oder manuelle Bedienung benötigen. Und wenn Sie sich für eine benutzerdefinierte Lösung entscheiden, suchen Sie einen Anbieter, der auch nach dem Kauf Unterstützung bietet, z. B. bei der IT-Implementierung, der Einarbeitung der Benutzer und der regelmäßigen Wartung.

Handelt es sich um eine anpassbare Low-Code-Lösung? 

Low-Code-Lösungen (d. h. Lösungen mit vorgefertigten Komponenten und Drag-and-Drop-Funktionen) sollten die Grundlage für jede CPQ sein, die Sie wählen. Wenn Sie also in Zukunft Funktionen hinzufügen oder ändern müssen, ist das viel einfacher und schneller, als wenn Sie alles von Grund auf neu aufbauen.

Selbst Unternehmen, die maßgeschneiderte Softwarekomponenten benötigen, sollten die meisten Tools und Integrationen bereits integriert haben, so dass sie nur noch hier und da ein paar Funktionen anpassen müssen - zum Beispiel Aktualisierungen der Preisregeln, des Produktkatalogs oder der Vertriebsmethoden.

Ermöglicht es dem Vertriebsteam, dem Deal Desk und dem Kunden die Zusammenarbeit bei Geschäften?

Obwohl der Verkauf wie eine Ein-Personen-Aufgabe erscheint, ist er alles andere als das.

• Ein Handelsvertreter teilt sich oft Geschäfte mit zwei oder mehreren anderen Verkäufern.
• Das Deal Desk-Team muss Kostenvoranschläge, Angebote, Vorschläge und Verträge prüfen, bevor sie versendet werden.
• Der typische B2B-Käufer hat mehrere Entscheidungsträger aus verschiedenen Abteilungen.

Eine Lösung von CPQ muss die Kluft zwischen allen Beteiligten überbrücken und den gesamten Prozess vereinfachen. DealHub CPQ ist eine der besten Lösungen in diesem Bereich - seine digitale Verkaufsraumtechnologie (DealRoom) zentralisiert die Kommunikation mit Interessenvertretern und Kunden, sodass Verkäufer nicht auf E-Mail-Threads und zufällige Kommunikationsaufzeichnungen angewiesen sind.

Verfügt es über alle erforderlichen Funktionen?

Vorausgesetzt, Sie haben Ihre Geschäftsziele evaluiert und Ihre Anforderungen an CPQ definiert, bevor Sie mit der Suche begannen, sollten Sie bereits wissen, welche Funktionen Ihr Team von der Software benötigt. Vergewissern Sie sich, dass die in die engere Wahl gezogenen Lösungen von CPQ über alle erforderlichen Funktionen verfügen - ein paar fehlende Optionen können über die gesamte Implementierung entscheiden.

Geben Sie potenziellen Verkäufern bei Produktdemonstrationen die Informationen, die sie benötigen (d. h. Ihre Ziele und Anforderungen), um Ihnen die richtigen Funktionen zu zeigen und zu beschreiben, wie sie in Ihren Arbeitsablauf passen.

Gibt es laufende Unterstützung?

Vor allem, wenn Sie nicht über eine eigene IT-Infrastruktur verfügen (was bei vielen Unternehmen der Fall ist) oder ein internes Entwicklungsteam haben, benötigen Sie den kontinuierlichen Support des Softwareanbieters, um sicherzustellen, dass alles läuft und funktioniert.

Suchen Sie nach einem CPQ Anbieter, der nach dem Kauf Implementierungssupport und bei Bedarf technische Unterstützung anbietet (z. B. bei Fehlerbehebungen, Funktionsaktualisierungen und Integrationen). Einige Anbieter bieten dies gegen eine Gebühr auf Ad-hoc-Basis an, und bei vielen Unternehmenslösungen stehen IT-Mitarbeiter als Erweiterung Ihres Teams gegen eine zusätzliche monatliche Gebühr auf Abruf bereit.

Lässt es sich mit meiner anderen Unternehmenssoftware integrieren?

Nochmals: Wenn es nicht mit Ihrer bestehenden Technologie funktioniert, lassen Sie es bleiben.

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie bereits eine gute Vorstellung von den anderen Tools haben, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist (ERP, CRM, Rechnungsstellung, RevOps, E-Commerce usw.). Wenn die Lösung CPQ nicht mit diesen integriert werden kann (zumindest über API oder SDK), ist sie Ihre Zeit und Ihr Geld nicht wert.

Erkundigen Sie sich, ob Ihr potenzieller Anbieter eine Integration zwischen seinem Produkt und Ihren aktuellen Tools vorführen kann. Die meisten Plattformen bieten native Integrationen für einige Tools an, und Ihr Produkt könnte eines davon sein.

Abschließende Überlegungen zur Auswahl der richtigen CPQ Software

Die richtige CPQ Software für Ihr Unternehmen zu finden, ist eine Herausforderung, denn es gibt keine Einheitslösung für alle. Sie müssen Ihren Bedarf ermitteln, die verfügbaren Optionen prüfen und die richtigen Fragen stellen, bevor Sie den Vertrag unterschreiben.

Letztendlich geht es darum, eine CPQ zu wählen, die intuitiv ist und sowohl auf die administrativen Benutzer (Vertriebsmitarbeiter, Deal Desk Team) als auch auf die Kunden zugeschnitten ist, um einen fließenden Prozess für Käufer und Verkäufer zu schaffen.

Wenn Sie weitere Hilfe bei der Auswahl von CPQ Software benötigen, lesen Sie unsere Bewertungen und Vergleiche um eine fundierte Entscheidung zu treffen.