Maximierung der Order-to-Cash-Effizienz mit CPQ und Fakturierung

Sie wollen doch, dass Ihre Kunden ihre Bestellungen so schnell wie möglich erhalten, oder?

Und Sie wollen doch pünktlich bezahlt werden, oder nicht?

Der Order-to-Cash-Prozess (OTC oder O2C) umfasst alle Schritte, um dies zu ermöglichen - er beginnt, wenn ein Kunde ein Produkt oder eine Dienstleistung bestellt, und endet, wenn Sie die Zahlung erhalten. 

Jedes Mal, wenn ein neuer oder bestehender Käufer eine neue Bestellung aufgibt, beginnt der Prozess von vorne. Deshalb ist es so wichtig, ein effizientes, zuverlässiges und (vor allem) wiederholbares System zu haben, auf das sich Ihre Teams für Vertrieb, Kundenerfolg, Auftragsabwicklung und Debitorenbuchhaltung verlassen können.

Ein gesunder Cashflow, langfristige Kundenbeziehungen und die interne Unternehmensproduktivität hängen von einem optimierten O2C-Prozess ab. Und dafür brauchen Sie die richtige Software.

Finanzfluss: Entwirrung des Auftrags-zu-Cash-Zyklus

Der O2C-Zyklus ist in der Regel in acht Schritte unterteilt, von denen jeder seine eigenen Nuancen, Herausforderungen und inhärente Komplexität aufweist.

1. Auftragsverwaltung

Die Auftragsverwaltung ist der erste Schritt im O2C-Prozess, aber sie wird eigentlich während des gesamten Zyklus durchgeführt. Da Sie zahlreiche Kunden haben, die zu unterschiedlichen Zeiten Bestellungen aufgeben, ist die Auftragsverwaltung eine kontinuierliche Funktion, die Ihr Unternehmen täglich ausführt.

Zu den Aufgaben der Auftragsverwaltung gehören:

• Auftragseingang
• Auftragsabwicklung
• Verwaltung der Bestände
• Verfolgung von Kundenaufträgen
• Fakturierung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
• Verwaltung von Rücksendungen, Umtausch und Erstattungen
• Kundenservice/Kundenerfolg

Die Auftragsverwaltung beginnt, wenn der Kunde eine Bestellung aufgibt (oder das Vertriebsteam die Bestellung prüft). Nicht zu verwechseln mit der Auftragsabwicklung, konzentriert sich das Auftragsmanagement ausschließlich auf die administrativen Aspekte von Aufträgen und Kundendaten.

Darin liegt die Herausforderung: Wie können Sie mehrere Bestellungen, Rechnungen und den Kundenservice effizient und genau verwalten und gleichzeitig die bestmögliche Kundenerfahrung bieten?

Da einige Auftragsverwaltungsprozesse in der Rechnungsabteilung, andere in der Abteilung für Kundenerfolg und viele im Lager stattfinden, sind sie oft isoliert und nicht miteinander verbunden, was es fast unmöglich macht, mit den Vertriebskanälen Schritt zu halten.

2. Kreditmanagement

Das Kreditmanagement bezieht sich auf den Prozess der Bewertung und Genehmigung von Kreditlimits für bestehende und potenzielle Kunden. Unternehmen nutzen Kreditmanagementverfahren, um die Zahlungsfähigkeit von Kunden auf der Grundlage ihrer Kredithistorie und Finanzinformationen (d. h. ihrer Kreditwürdigkeit) zu bestimmen.

Uneinbringliche Forderungen sind das größte Risiko im Zusammenhang mit einem schlechten Kreditmanagement. Sie machen bis zu 5 % der Einnahmen eines Unternehmens aus, wobei die Auswirkungen mit zunehmender Unternehmensgröße drastisch zunehmen. Obwohl ein gewisser Anteil uneinbringlicher Forderungen ein nützlicher Teil einer Gewinnmaximierungsstrategie ist, können zu hohe Einnahmeverluste durch uneinbringliche Forderungen verheerend sein.

Um Forderungsausfälle zu vermeiden und die Flexibilität für Kunden, die es verdienen, zu maximieren, betrachten Kreditspezialisten mehrere Datenpunkte für jeden Kunden (z. B. Kredithistorie, Zahlungsdaten, aktuelle Schuldenlast) und legen die Zahlungsbedingungen entsprechend fest.

Natürlich bringt das Kreditmanagement einige Herausforderungen mit sich.

• Welche Kunden verdienen flexible Zahlungsbedingungen?
• Wie sollten wir die Kreditwürdigkeit von Kunden bewerten?
• Wie oft sollten wir die Kreditinformationen unserer Kunden überprüfen?
• Was können wir tun, um uneinbringliche Forderungen zu verringern?
• Wie können wir unterschiedliche Preisregeln für Kunden auf der Grundlage ihrer Kreditwürdigkeit verwalten?

Der Einsatz der richtigen Software zur Automatisierung des Kreditmanagements und zur Synchronisierung mit den Preisgestaltungsregeln in CPQ kann Ihnen helfen, Kreditlimits und Zahlungsbedingungen präzise zuzuweisen.

3. Erfüllung

Bei der Auftragsabwicklung geht es vor allem darum, dass die Kunden genau das bekommen, was sie bestellt haben, und zwar so schnell und präzise wie möglich.

Zu den Erfüllungsaktivitäten gehören:

• Auswahl der Produkte auf der Grundlage der Produktkonfiguration des Kunden
• Verpackung für den sicheren Versand
• Dokumentieren der Sendung
• Versenden von Lieferavisen

Die Abwicklungsprozesse werden immer komplexer, je größer Ihr Unternehmen wird und je größer Ihr Kundenstamm ist.

Bei Online-Händlern kostet die durchschnittliche Bestellung 70 % des durchschnittlichen Auftragswerts des Unternehmens, da die Auftragsabwicklung schwer zu skalieren ist. Da sie manuelle Arbeit erfordert, ist es schwierig, ein hohes Effizienzniveau zu halten und gleichzeitig einen schnellen und sicheren Versand zu gewährleisten.

Die Lieferfrist ist ein weiterer entscheidender Faktor für die Kundenzufriedenheit. Eine neue Studie von Voxware hat ergeben, dass 69 % der Kunden ein Unternehmen komplett verlassen würden, wenn ihre Bestellung nicht innerhalb von zwei Tagen nach dem voraussichtlichen Liefertermin eintrifft.

Bei B2B-Einkaufszyklen - die mit längeren Vorlaufzeiten und komplizierten Produktkonfigurationen verbunden sind - sind die Kunden bereit, länger zu warten (und planen die meisten ihrer Lieferkettenvorgänge nach der Vorlaufzeit), aber überfällige Lieferungen sind immer noch ein Schandfleck.

4. Versand

Sobald eine Bestellung erfüllt ist, muss sichergestellt werden, dass sie korrekt versandt wird.

Der Versand umfasst mehrere wichtige Aufgaben:

• Auswahl des richtigen Anbieters und der richtigen Serviceebene auf der Grundlage der Kundenanforderungen
• Erstellung von Versandetiketten, Packzetteln, Rechnungen usw.
• Nachverfolgung von Paketen während des Transports bis zur Zustellung (und Bereitstellung detaillierter Aktualisierungen der Sendungsverfolgung für die Kunden)

Der Einsatz von Software zur Automatisierung von Versandprozessen - von der Erstellung von Etiketten und Manifesten bis hin zur Verfolgung von Sendungen in Echtzeit - gewährleistet, dass Bestellungen präzise, pünktlich und zu den niedrigsten Kosten versandt werden, während die Kunden alle gewünschten Informationen erhalten.

5. Rechnungsstellung

Je nach Situation können Unternehmen Kundenrechnungen vor, während oder nach der Lieferung versenden. Dies ist ein entscheidender Teil des O2C-Prozesses, denn es zeigt den Kunden genau, was sie schulden und wie sie zahlen können, und bietet ein Zahlungsportal dafür.

Auch wenn die Rechnungsstellung an Kunden relativ einfach erscheint, gibt es doch einen richtigen und einen falschen Weg, dies zu tun. Und der falsche Weg führt zu verspäteten, verpassten oder ungenauen Zahlungen.

Die meisten Unternehmen verwenden eine Fakturierungsplattform, um Einzelverbindungsnachweise und Bestellungen zu erstellen, was ein guter Anfang ist. Aber es birgt seine eigenen Fallstricke:

• Keine Hilfe beim Mahnwesen
• Unmöglichkeit der Synchronisierung mit den Preisbildungsregeln von CPQ
• Fehlende Unterstützung für verschiedene Zahlungsbedingungen und flexible Preismodelle
• Erkennen von Umsatzverlusten oder Vorhersage von Umsatzabwanderungen nicht möglich
• Unterstützt keine Abonnementmodelle (ohne eine spezielle Funktion)

In den meisten Fällen führen fehlgeschlagene Zahlungen und Fehler bei der Rechnungsstellung eher zu unfreiwilliger Abwanderung als zu einer Lösung. Die Automatisierung des Fakturierungsprozesses mit einer Fakturierungssoftware ist der logische nächste Schritt für Unternehmen, die ihre unfreiwilligen Abwanderungsraten reduzieren und die Zeit bis zum Umsatz maximieren möchten.

6. Debitorenbuchhaltung (AR)

Die Debitorenbuchhaltung ist für die gesamte Buchführung und Rechnungslegung im Rahmen des Auftragszahlungszyklus zuständig. Sie ist verantwortlich für die Verfolgung von Kundenrechnungen, Zahlungen und anderen ausstehenden Beträgen, die von Kunden fällig sind - unabhängig von deren Zahlungsbedingungen.

Die Genauigkeit der Kundenfakturierung ist für die Debitorenbuchhaltung von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für ein erfolgreiches Forderungsmanagement ist. Je mehr Probleme es bei der Rechnungsstellung gibt, desto schlechter sind die Debitoren in den Jahresabschlüssen organisiert.

Die AR-Abteilung ist auch für die Umsatzrealisierung gemäß ASC 606 (für US-Unternehmen) und IFRS 15 (für multinationale Unternehmen) verantwortlich. Für B2B-Unternehmen, die den Großteil ihrer Einnahmen aus großen Verträgen generieren (z. B. Ausrüstungslieferanten, Hersteller, Dienstleistungsagenturen), ist ein großer Teil der O2C-Effizienz die Frage, ob die Einnahmen in der richtigen Periode erfasst werden oder nicht.

Etwa 50 % der Buchhaltungsaufgaben können vollständig automatisiert werden, darunter auch viele Rechnungslegungsfunktionen. Die Automatisierung der Umsatzrealisierung ist vielleicht die wertvollste, da sie die größte Quelle für Fehler in der Rechnungslegung ist.

7. Einziehung von Zahlungen

Der Zahlungseingang sollte automatisch erfolgen - der Kunde erhält die Rechnung, er zahlt, Sie erhalten die Einzahlung, Ihre Kreditorenbuchhaltung verbucht die Zahlung, Ihre Software aktualisiert die Kundensalden und Zahlungen im System.

Aber so einfach ist es selten.

Kunden können Rechnungen anfechten und ihre Zahlungen verlangsamen oder ganz einstellen. Rechnungen können auf dem Postweg verloren gehen oder die Kunden haben nicht genug Bargeld, um zu zahlen.

All dies führt zu schleppenden Zahlungen und uneinbringlichen Forderungen - beides kann sich negativ auf den Gewinn eines Unternehmens auswirken. Und wenn Sie Zahlungsverzugsklauseln haben (z. B. "Wenn ein Kunde mit einer Zahlung im Verzug ist, berechnen wir ihm zusätzliche 1,5 %"), werden diese Regeln während des gesamten Inkassoprozesses schwierig zu handhaben.

Es gibt einige Möglichkeiten, um verspätete oder verpasste Zahlungen zu minimieren:

• Automatisierter Kundeneinzug durch programmgesteuerte Mahn-E-Mails
• Ausgehende Anrufe für Rechnungen mit hohem Wert
• Einsatz von E-Invoicing-Lösungen zur Verringerung von Rechnungsfehlern
• Integration mit Zahlungsabwicklern zur Automatisierung von ACH- und Kreditkartenzahlungen

Einfache Fakturierungstools bieten diese Funktionen nicht, und manuelle Inkassoprozesse lassen sich nicht mit Unternehmen skalieren, so dass eine Rechnungssoftware als Teil Ihres Inkassoprozesses ein Muss ist.

8. Berichterstattung und Daten

Das Berichtswesen ist ein entscheidender letzter Schritt im Order-to-Cash-Prozess, denn es liefert den Beteiligten Ihres Unternehmens die Daten, die sie für bessere Geschäftsentscheidungen benötigen. Es bietet Einblicke in aktuelle Kundensalden, überfällige Rechnungen und Zahlungen, Umsatzrealisierungszyklen und Geschäftskennzahlen wie den Customer Lifetime Value (CLV) und die Kundenbindungsrate.

Um die O2C-Effizienz kontinuierlich zu steuern, benötigen Sie genaue Daten, die Sie bei der Verwaltung Ihrer eigenen Vertriebsprozesse unterstützen, Ihnen Transparenz in der Lieferkette verschaffen und Ihnen helfen, künftige Verkäufe, Einnahmen und die Nachfrage zu prognostizieren.

CPQ und Abrechnungssoftware spielen beide eine wesentliche Rolle bei der Berichterstattung und Datenerfassung während des gesamten O2C-Zyklus. Wenn Käufer Produktpakete konfigurieren und Bestellungen aufgeben, werden Bestellmenge, Produktkonfigurationen und andere Datenpunkte erfasst und gespeichert. Bei der Rechnungsstellung können Sie die Kauf- und Zahlungstrends Ihrer Kunden verfolgen, versäumte Zahlungen aufspüren und sich anhand der Rechnungsdaten einen Überblick über Ihre finanzielle Situation verschaffen.

Vorteile der Integration von CPQ und Fakturierung für eine effiziente Auftragsabwicklung

Damit Sie verstehen, wie CPQ und die Rechnungsstellung zur vollständigen Order-to-Cash-Effizienz beitragen, werfen wir einen Blick auf den O2C-Workflow nach der Implementierung:

1. Nachdem der Käufer seine Bestellung konfiguriert hat, gibt er seine Bestellung mit einem optimierten Bestellvorgang auf.
2. Die CPQ und die Fakturierungssoftware erstellen die Rechnung für diese Bestellung, einschließlich der Steuerberechnungen und aller damit verbundenen Rabatte oder Zuschläge.
3. Ein automatisches Versandetikett wird erstellt und an das Auftragsverwaltungssystem gesendet.
4. Das Fulfillment-Team wird über die Bestellung benachrichtigt und holt, verpackt und versendet sie.
5. Der Kunde erhält eine E-Mail mit seiner Rechnung, Zahlungsanweisungen und Informationen zur Sendungsverfolgung.
6. AR-Prozesse werden automatisch gemäß den Standards ASC 606 und IFRS 15 für die Umsatzrealisierung abgewickelt, und ein Fälligkeitsbericht wird automatisch aktualisiert.
7. Der Käufer erhält eine Benachrichtigung, wenn die Zahlung bald fällig ist.
8. Am Ende des Monats schaut sich jedes Team seine jeweiligen Analysedaten an, um zu verstehen, wie der Prozess funktioniert hat und wo er verbessert werden kann.

Schauen wir uns die Vorteile von CPQ und der Rechnungsstellung genauer an.

Synchronisierte Daten

Der wichtigste Vorteil von CPQ und Abrechnungssoftware ist ihre Integration mit anderen Geschäftssystemen.

CPQ Software lässt sich mit ERP-, CRM- und anderen Tools integrieren, um sicherzustellen, dass genaue Produktinformationen (z. B. Konfigurationen, Bundles, Upsells und Add-Ons), Verfügbarkeitsdaten, Kundendetails, Preisregeln und Rabatte während des gesamten Order-to-Cash-Prozesses konsistent angewendet werden.

Automatisierte Abrechnungsplattformen tun das Gleiche für Buchhaltungssoftware und Zahlungsabwickler. Wenn die Fakturierung in CPQ integriert ist, muss das Vertriebsteam nicht einmal mehr eine Rechnung verschicken - das wird alles automatisch erledigt.

Für den Kunden (der statistisch gesehen mehr Selbstbedienungsoptionen wünscht) bedeutet der Beginn des O2C-Prozesses mit einer präzisen und reibungslosen Bestellung weniger Kopfschmerzen und höhere Zufriedenheit.

Für das Unternehmen bedeutet dies, dass es keine manuelle Rechnungskonfiguration oder -nachverfolgung mehr braucht, dass es weniger Rätselraten über die Finanzlage und Prognosen gibt und dass das Kundenbeziehungsmanagement einfacher wird.

Auftragsgenauigkeit

Obwohl der Prozess CPQ in den meisten Fällen dem Order-to-Cash-Prozess vorausgeht, hängt die O2C-Leistung von der Fähigkeit des Vertriebsteams (oder des Kunden) ab, die richtigen Produkte oder Pakete für ihre Bestellungen zu konfigurieren. Ständiges Hin und Her aufgrund ungenauer Produktdaten oder -konfigurationen kann zu verspäteten Bestellungen, falschen Versandinformationen und manueller Umsatzerfassung führen - all dies kann den O2C-Prozess behindern.

Eine genaue Auftragsabwicklung ist nur möglich, wenn der Kunde etwas bestellt, das Ihr Unternehmen auch tatsächlich liefern kann. Die Integration von CPQ mit der Website und dem Bestandsverwaltungssystem Ihres Unternehmens garantiert, dass der Kunde etwas bestellt, das er auch tatsächlich erhalten kann, ohne dass jemand im Lager nachschauen muss.

Weniger Einnahmeverluste

Einnahmeverluste sind ein großes (und weitgehend vermeidbares) Problem für Unternehmen. Für die meisten Unternehmen sind sie praktisch garantiert, aber wenn Sie wissen, woher sie kommen, können Sie sie so weit wie möglich vermeiden.

CPQ kann Ihnen helfen, Umsatzeinbußen durch Preisoptimierung zu vermeiden. Die Preisgestaltungs-Engine im Backend von CPQhilft Ihnen bei der Konfiguration dynamischer Preisregeln und Rabatte, sodass Sie bei der Preisgestaltung nicht auf manuelle Überschreibungen oder Vermutungen angewiesen sind.

Fakturierungssoftware stopft auch Einnahmeverluste, die durch manuelle Inkassoprozesse entstehen. Automatisierte Mahn-E-Mails, Zahlungserinnerungen und andere Inkassomethoden sorgen dafür, dass Sie Zahlungen schneller eintreiben, während erweiterte Berichte und Fälligkeitsberichte Ihnen dabei helfen, die Kunden zu erkennen, die nicht zahlen, was sie schulden.

Kosteneinsparungen

Order-to-Cash ist in jeder Abteilung mit erheblichen Betriebskosten verbunden. Vertrieb, Customer Success, Fulfillment, Fakturierung und AR sind alle daran beteiligt, dass Ihr Käufer bekommt, was er braucht.

Natürlich müssen einige Prozesse - wie Kommissionierung, Verpackung und Versand - manuell durchgeführt werden. Aber diejenigen, die diese manuellen Aufgaben ausführen, sollten nicht die meiste Zeit damit verbringen müssen, Dokumente zu erstellen und Informationen einzugeben, die leicht automatisch ausgefüllt werden könnten.

Die meisten IT-Führungskräfte sind sich einig, dass Unternehmen durch Initiativen zur Prozessautomatisierung zwischen 10 und 50 % einsparen. In Anbetracht der manuellen Arbeit, die mit O2C verbunden ist, und der finanziellen Auswirkungen jedes Fehlers bieten CPQ und die Implementierung von Abrechnungssoftware im Allgemeinen einen noch höheren ROI.

Höhere Kundenbindung

Eine Erhöhung der Kundenbindung um 5 % kann den Umsatz Ihres Unternehmens um fast 100 % steigern. Und wenn Sie Ihre treuen Kunden verlieren, kostet es das Siebenfache, neue Kunden zu finden und abzuschließen. CPQ und Billing helfen Unternehmen, höhere Kundenbindungsraten zu erzielen, indem sie sowohl freiwillige als auch unfreiwillige Abwanderung verhindern.

Etwa drei Viertel Ihrer Kunden gehen nach einer oder mehreren schlechten Erfahrungen wieder, und der überwiegende Teil des Kaufprozesses wird ohne die Hilfe eines Vertriebsmitarbeiters abgewickelt. Heute definiert ein Kunde eine "schlechte Erfahrung" mit einem Produkt als eine, bei der er es nicht selbst bestellen und bezahlen konnte. Käufer genießen die Bequemlichkeit, die ihnen die Integration von CPQ bietet - sie müssen sich nicht mehr an den Kundensupport wenden oder auf den Rückruf eines Verkäufers warten.

Fakturierungssoftware ist ein wesentlicher Faktor bei der Verhinderung unfreiwilliger Abwanderung (z. B. Zahlungsverzug, verlorene Rechnungen). Automatisierte Mahnungen und Inkassoprozesse sorgen dafür, dass Kunden ihre Verpflichtungen nicht vergessen, während automatisch erhobene Säumniszuschläge und andere Strafen Anreize für pünktliche Zahlungen schaffen.

Verbesserte Berichterstattung

Selbst Unternehmen, die keine Probleme mit der Weiterleitung von Aufträgen an ihre Kunden haben, kämpfen mit der Buchhaltung. In der Regel sind der Zeitraum, in dem sie ihre vertraglichen Verpflichtungen erfüllen, und der Inkassozeitraum nicht aufeinander abgestimmt, und die Erfassung der Einnahmen zum richtigen Zeitpunkt ist ohne automatisierte Rechnungssoftware praktisch unmöglich.

Für künftige Umsatz- und Ertragsprognosen bieten CPQ und Abrechnungssysteme Einblicke in Kundentrends, Wiederholungskäufe und Käuferverhaltensmuster - allesamt Datenpunkte, die Ihre nächste Marketingkampagne, Verkaufsziele oder Produktlinienerweiterung beeinflussen können.