Wesentliche Merkmale einer benutzerfreundlichen CPQ Software: Worauf Sie achten sollten

CPQ-Software (Configure, Price, Quote) ist das Rückgrat Ihres Vertriebsprozesses. Immer wenn ein Vertriebsmitarbeiter hört, dass ein potenzieller Kunde interessiert ist, nutzt er dieses Tool, um die perfekte Lösung zu entwickeln, den Preis zu schätzen und ein professionelles Angebot zu erstellen.

Mit dem richtigen CPQ-System lässt sich die Erstellung maßgeschneiderter Angebote skalieren. Es entlastet Ihr Team und sorgt gleichzeitig für ein individuelles Einkaufserlebnis.

Das Stichwort lautet: das richtige CPQ.

Wenn es zu schwierig zu bedienen ist, hilft es nicht weiter.

Bei der Auswahl einer CPQ-Software sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Ganz oben auf der Prioritätenliste steht die Benutzerfreundlichkeit.

Die Herausforderungen der manuellen Angebotserstellung

Laut James Cramer, Vizepräsident für Produktmanagement bei Workday:

„95 % der Kunden, mit denen wir zusammengearbeitet haben, nutzen Tabellenkalkulationen und Word-Dokumente als Teil des Angebotsprozesses.“

Tatsächlich gibt es bei diesem Ansatz jede Menge Probleme.

• Es ist fehleranfällig. Komplexe Produktkonfigurationen und Preisregeln lassen sich manuell unmöglich handhaben. Ihr Vertriebsteam wird garantiert Fehler machen, wenn es Produkte auswählt, Preise und Rabatte einträgt oder Summen berechnet. Außerdem kann es unmöglich wissen, ob das, was es einem Kunden anbietet, tatsächlich lieferbar ist oder Ihren Geschäftsregeln entspricht.
• Das ist extrem zeitaufwendig. Das manuelle Eingeben von Kundenkontaktdaten und Produktdetails und das Erstellen eines Angebots dauert mindestens 30 bis 45 Minuten. Und wenn Sie Angebote zur Genehmigung per E-Mail versenden, dauert es Tage, bis Sie die Freigabe erhalten.
• Das ist inkonsequent. Selbst wenn Sie schöne Markenvorlagen haben, wird jeder Vertriebsmitarbeiter Angebote unterschiedlich erstellen. Dies beeinträchtigt das Kundenerlebnis und führt zu einer mangelnden Standardisierung Ihres Vertriebsprozesses.
• Es ist einfach nur hässlich. Was würden Sie denken, wenn Ihnen jemand ein Angebot in Excel schicken würde? Das strahlt nicht gerade „Professionalität“ aus.

Zwar könnte mangelnde Professionalität bei einigen potenziellen Kunden Zweifel an Ihrer Kompetenz wecken, doch das größte Problem bei der manuellen Angebotserstellung ist, dass sie einfach nicht skalierbar ist.

Ein Vertriebsmitarbeiter verbringt im Durchschnitt nur 28 % bis 34 % seiner Zeit tatsächlich mit dem Verkauf. Wenn er fast eine Stunde seines Arbeitstages für ein einziges Angebot aufwendet, wie viele potenzielle Kunden kann er dann realistisch gesehen betreuen?

Die Antwort lautet… sehr wenige.

Das alte CPQ ist auch nicht viel besser.

Auch wenn man pauschal sagen kann, dass „CPQ den gesamten Prozess optimiert“, gibt es dennoch ein Problem, wenn Sie ein veraltetes System verwenden.

• Sie sind nicht benutzerfreundlich. Der durchschnittliche Benutzer von heute wird Schwierigkeiten haben, sich durch komplizierte Menüs und Prozesse zu navigieren. Dies stellt ein Hindernis für die Akzeptanz innerhalb Ihres Vertriebsteams dar. Außerdem werden Ihre Fehler oder Ineffizienzprobleme dadurch nicht behoben.
• Sie lassen sich möglicherweise nicht gut in andere Systeme integrieren. Sie verfügen mit ziemlicher Sicherheit über mehrere Softwaresysteme, die Sie mit CPQ verbinden müssen. Wenn sich Ihr System nicht nahtlos in Ihre modernen Tools integrieren lässt, entstehen manuelle Workarounds und Dateninkonsistenzen.
• Sie sind nicht skalierbar oder anpassbar. Wenn Ihr Altsystem unflexibel ist, behindert es das Wachstumspotenzial Ihres Unternehmens. Je größer Sie damit werden, desto kostspieliger wird es später, zu einem anderen System zu wechseln.
• Ihre Nutzer (und Kunden) hassen es wahrscheinlich! Umständliche Prozesse und veraltete Software verursachen mehr Reibungsverluste, als wenn Sie einfach die Version 2024 von Google Docs und Google Sheets verwenden würden.

Wenn Sie also CPQ verwenden, es aber in den letzten 10 Jahren nicht aktualisiert oder neu bewertet haben, machen Sie wahrscheinlich enorme Einbußen in Sachen Produktivität. Und Ihr Vertriebsteam leidet darunter.

Warum benutzerfreundliche CPQ-Software wichtig ist

Die Akzeptanz durch die Nutzer ist der wichtigste Faktor für den Erfolg eines jeden Softwaresystems. Wenn Ihr Team es nicht nutzt (oder gar nicht weiß, wie es funktioniert), ist es praktisch nutzlos.

Wenn es um ein Tool geht, das für den Verkaufszyklus so zentral ist wie CPQ, kann man es sich nicht leisten, auf eine Lösung zu setzen, die nicht benutzerfreundlich ist.

Andererseits bietet die Wahl einer benutzerfreundlichen CPQ-Software mehrere Vorteile:

Erhöhte Vertriebseffizienz

Im Durchschnitt benötigen Nicht-CPQ-Anwender 73 % mehr Zeit für die Erstellung von Angeboten. Mit einem benutzerfreundlichen CPQ-System können Sie:

• Produkte einfach finden und auswählen
• Automatisieren Sie Verwaltungsaufgaben und Preisberechnungen
• Angebote mit Guided Selling erstellen
• Den Angebotsprozess vereinheitlichen, um Konsistenz zu gewährleisten
• Genehmigungsverfahren für hochkarätige Geschäfte optimieren

All dies führt dazu, dass weniger Zeit für die Erstellung von Angeboten aufgewendet wird und mehr Zeit für den eigentlichen Verkauf bleibt.

Verbesserte Angebotsgenauigkeit

CPQ ist „regelbasiert“ – das heißt, es arbeitet mit Produktregeln und Preisgestaltungslogik, die Sie im Backend festlegen. Jedes Mal, wenn ein Vertriebsmitarbeiter ein Angebot erstellt, überprüft das System, ob die Produktauswahl diesen Regeln entspricht.

Sie können auch Abhängigkeiten für Aspekte wie Produktkompatibilität, Preisnachlässe sowie obligatorische Produkt-Add-ons und -Bundles festlegen. Nehmen wir an, Sie verkaufen B2B-Software:

• Der Vertriebsmitarbeiter öffnet CPQ und wählt den „Pro“-Tarif (Mittelklasse) aus.
• Das System weiß, dass der Kunde ein Zusatzmodul (z. B. Webhosting) und drei Integrationen auswählen muss, damit der Preis gültig ist.
• Der Vertriebsmitarbeiter darf im ersten Jahr einen Rabatt von bis zu 10 % gewähren, ohne dies zuvor einem Vorgesetzten zur Genehmigung vorlegen zu müssen.
• Wenn die Produktauswahl diese Anforderungen nicht erfüllt, lässt das System den Vertriebsmitarbeiter nicht mit dem Angebot fortfahren.

Am Ende weiß der Vertriebsmitarbeiter, dass das, was er anbietet, tatsächlich möglich ist (d. h. Sie können es erfüllen). Das Ergebnis? Weniger Fehler.

Optimierte Preisgestaltung

Einige der fortschrittlicheren CPQ-Systeme (z. B. QuoteWerks, IBM, PROS) lassen sich in Ihr ERP-, PIM- und Lieferantenportal integrieren und nutzen dann künstliche Intelligenz, um präzise und optimierte Preise zu berechnen.

Dies ist ein Vorteil für Ihr Unternehmen, da dabei Folgendes berücksichtigt wird:

• Tatsächliche Kosten für Waren oder Dienstleistungen
• Lieferantenrabatte und Rückvergütungen
• Produktstatus (z. B. „unterwegs“ oder „nicht vorrätig“)
• Preise für Paketangebote oder Bundles

Anhand dieser Daten kann das System die optimale Preisgestaltung vorschlagen, die weiterhin innerhalb Ihrer Gewinnspanne liegt. Außerdem entfällt der manuelle Aufwand (was besonders wichtig ist, wenn Sie Rabatte und Steuern für verschiedene Regionen berechnen).

Bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen

CPQ lässt sich in zahlreiche verschiedene Geschäftssysteme integrieren. Die Möglichkeit, Daten zwischen Systemen auszutauschen, ohne die Benutzeroberfläche wechseln zu müssen, macht moderne CPQ-Lösungen zu den besten auf dem Markt.

Ziehen Sie eine Integration von CPQ und Rechnungsstellung in Betracht. Ihre Teams für Rechnungsstellung und Auftragsabwicklung (oder im Falle von SaaS-Produkten Ihre Teams für Abonnementverwaltung und Implementierung) benötigen die in CPQ gesammelten Informationen, um die Kundenaufnahme, die automatisierte Rechnungsstellung und die Order-to-Cash-Prozesse zu vereinfachen.

Das Gleiche gilt für die Kommunikation mit…

• Lieferanten
• Produkt- und Entwicklungsteams
• Entwicklungsteams
• Ihr Deal Desk (für die Vertragsabwicklung)

Eine nahtlose Übertragung der in CPQ gespeicherten Daten in andere Systeme ist nur mit einer modernen, benutzerfreundlichen Plattform möglich.

Verbessertes Kundenerlebnis

Insbesondere wenn Sie über ein Kundenportal oder einen E-Commerce-Self-Service verfügen, kann CPQ Ihnen dabei helfen, Ihren Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten – und ihren Kaufprozess zu beschleunigen.

Selbst wenn Ihr Vertriebsteam alle Angebote erstellt, sorgt das richtige CPQ für eine effizientere Kundenbindung. DealHub CPQ bietet beispielsweise einen intuitiven digitalen Vertriebsraum (DealRoom genannt), in dem Käufer und Verkäufer gemeinsam an Geschäften arbeiten, Verträge austauschen und unterzeichnen sowie auf Informationen zugreifen können – alles an einem Ort.

Mehr als drei Viertel (77 %) der B2B-Käufer geben an, dass sie ohne personalisierte Inhalte und Interaktionen keine Kaufentscheidung treffen würden. Die Bereitstellung dieser Inhalte über eine intuitive Benutzeroberfläche mit CPQ bedeutet also mehr abgeschlossene Geschäfte.

Datengestützte Erkenntnisse

Wie läuft es bei Ihren Vertriebsmitarbeitern? Welche Produkte verkaufen sich am besten (und welche nicht)? Wie lange dauert es, bis ein Angebot von einem Vertriebsmitarbeiter genehmigt wird?

Moderne CPQ-Systeme verfügen über Analyse- und Berichtsfunktionen, die Ihnen Einblicke in diese Art von Fragen geben.

Sie können diese Daten nutzen, um:

• Identifizieren Sie Trends in Ihrem Verkaufszyklus oder in bestimmten Branchen, in denen Geschäfte schneller oder langsamer abgewickelt werden.
• Die Leistung einzelner Vertriebsmitarbeiter messen (für Coaching-Zwecke)
• Verbessern Sie Ihre Preisstrategien auf der Grundlage realer Daten.

Durch die Anbindung an andere Systeme können Sie die Leistung Ihrer CPQ-Instanz sogar mit dem Customer Lifetime Value und der Abwanderungsrate verknüpfen – also damit, wie viel Kunden im Laufe der Zeit ausgeben und ob sie dem Unternehmen treu bleiben.

Funktionen, die CPQ-Software „benutzerfreundlich“ machen

An dieser Stelle fragen Sie sich wahrscheinlich: „Worauf sollte ich achten, wenn ich ein benutzerfreundliches CPQ-System möchte?“

Jeder hat andere Bedürfnisse, aber es gibt ein paar Dinge, die für uns unverzichtbar sind.

Intuitive Benutzeroberfläche

Eine intuitive Benutzeroberfläche bedeutet weniger Schulungsaufwand für Ihre Vertriebsmitarbeiter und eine geringere Einarbeitungszeit. Eine gute CPQ-Oberfläche bietet in der Regel folgende Funktionen:

• Clear navigation
• Visuelle Hilfsmittel
• Drag-and-Drop-Funktionalität
• Ein übersichtliches Armaturenbrett

Je nach Art der von Ihnen verkauften Produkte benötigen Sie möglicherweise Echtzeit-Visualisierungen, während Sie Angebote erstellen (obwohl eine visuelle Konfiguration nicht immer ein „Muss“ ist).

Produkt-Konfigurator

Ihr Vertriebsteam wird den Produktkonfigurator in CPQ nutzen, um Produkte für Kunden auszuwählen, anzupassen und zu visualisieren.

Eine Software zur Konfiguration von Preisangeboten sollte Ihrem Team Folgendes erleichtern:

• Verfügbarkeit prüfen (Echtzeit-Bestand)
• Optionen, Funktionen und Pakete auswählen
• Filterprodukte, um die richtige Auswahl einzugrenzen
• Preise und Rabatte verstehen
• Siehe Empfehlungen für ergänzende Produkte

Geführter Verkauf

Die Produktkonfiguration und die Angebotserstellung sind weitgehend strukturierte Prozesse. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter diese Aufgaben eigenständig erledigt, könnten ihm wichtige Upselling- oder Cross-Selling-Chancen entgehen. Oder er versendet ein Angebot mit einem Produktpaket oder einem Preisvorschlag, der nicht den Richtlinien Ihres Unternehmens entspricht.

Guided Selling in CPQ hilft Vertriebsmitarbeitern bei der Erstellung von Angeboten, sodass diese präzise sind und den Geschäftsregeln sowie den Kundenanforderungen entsprechen. Das System stellt Fragen zu den Kundenpräferenzen und vergleicht diese mit dem aktuellen Bestand, um den Vertriebsmitarbeitern die besten Optionen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeigen. Erweiterte Tools nutzen KI, um auch auf der Grundlage historischer Verkaufsdaten Vorschläge zu unterbreiten.

Automatisierung

CPQ soll Ihr Vertriebsteam effizienter machen. Dazu übernimmt es manuelle Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen. CPQ sollte Folgendes übernehmen:

Hier sind einige Beispiele für Automatisierungsfunktionen:

• Kundeninformationen automatisch ausfüllen (z. B. Rechnungs- und Lieferadresse)
• Berechnen Sie Rabatte und Steuern automatisch basierend auf Kundentyp, Standort usw.
• Erstellen Sie ein Angebot, eine Bestellung oder einen Vertrag mithilfe vordefinierter Vorlagen.

Denken Sie daran: Je mehr dieser Aufgaben CPQ übernehmen kann (und das auch gut macht), desto mehr Zeit kann Ihr Vertriebsteam für den Verkauf aufwenden.

Regeln für die Preisgestaltung

Preisregeln und -berechnungen sind wohl die wichtigsten Aspekte von CPQ. Sie geben Ihren Vertriebsmitarbeitern vor, welchen Preis sie für jedes von ihnen erstellte Angebot berechnen sollen.

Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Preisstruktur gut verstehen, bevor Sie sich mit Softwareoptionen befassen. Tun Sie Folgendes:

• Gestaffelte Preise anbieten?
• Nach einem nutzungsbasierten Modell arbeiten?
• Mengenrabatte oder Bündelangebote anbieten?
• Gebühren basierend auf Kundentyp, Region oder Saison?
• Konfigurieren Sie komplexe, mehrjährige Preisvereinbarungen?

Je nach Ihren Antworten auf solche Fragen benötigen Sie ein CPQ-System, das diese Regeln verarbeiten und Angebote daran anpassen kann, während gleichzeitig ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet bleibt.

Angebotserstellung

Was die Benutzererfahrung angeht, gibt es hier einige Punkte zu beachten:

• Dynamischer Inhalt
• Vorlagen für Angebote
• Ein Drag-and-Drop-Editor
• Ein Online-Genehmigungs- und Annahmeverfahren

Achten Sie außerdem auf Funktionen für elektronische Signaturen (oder zumindest auf eine DocuSign-Integration). So müssen Ihre Kunden Vertragsdokumente nicht mehr ausdrucken, unterschreiben und einscannen, sobald sie Ihr Angebot angenommen haben.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Wenn Ihre Angebotssoftware alle oben genannten Funktionen erfüllt, die Zusammenarbeit Ihres Teams jedoch weiterhin schwierig ist (oder wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter keine Möglichkeit haben, Genehmigungen und Änderungen aus Ihrem Backoffice einzusehen), was bringt das dann?

• Kommentieren
• Genehmigungsmitteilungen
• Verfolgung des Angebotsfortschritts
• Versionskontrolle

Achten Sie auf diese Funktionen für die Zusammenarbeit, damit alle auf dem Laufenden bleiben und Sie zeitraubende Fehler aufgrund mangelnder Kommunikation vermeiden.

Integrationen

Ihr CPQ-System muss sich in Ihre übrigen Vertriebssysteme integrieren lassen. Dadurch gewinnen Sie einen besseren Überblick über Prozesse und Daten. Und Sie können damit einen durchgängigen Vertriebsprozess aufbauen.

Sie sollten mindestens Folgendes berücksichtigen:

• CRM
• Abrechnung (oder Abonnementverwaltung)
• ERP
• Vertragsmanagement

Je nach Art Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise auch Integrationen mit anderen Systemen. Beispielsweise benötigen Auftragsfertiger möglicherweise CAD-Automatisierung, Großhändler möglicherweise E-Commerce-Integration und so weiter.

Die Wahl des richtigen CPQ-Anbieters für Ihr Unternehmen

Tatsächlich gehört die Benutzerfreundlichkeit zu den wichtigsten Merkmalen eines CPQ-Systems. Bei der Auswahl des richtigen Anbieters für Ihre spezifischen Anforderungen spielen jedoch noch viele weitere Faktoren eine Rolle.

• Kundensupport und Schulungen
• Implementierungs- und Einrichtungszeit
• Nutzerbewertungen
• Skalierbarkeit und Preismodelle
• Laufende Wartung und Aktualisierungen 
• Grad der Anpassbarkeit und Flexibilität
• Und so weiter

Wenn Sie sich eingehender mit der Frage beschäftigen möchten, wie Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen finden, lesen Sie meinen Leitfaden zur Auswahl von CPQ-Software. Und schauen Sie sich unsere Bewertungen und Vergleiche für eine genauere Betrachtung, wenn Sie Ihre Optionen eingrenzen.