Wesentliche Merkmale einer benutzerfreundlichen CPQ Software: Worauf Sie achten sollten

CPQ-Software (Configuration, Price, Quote) ist das Rückgrat Ihres Vertriebsprozesses. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter erfährt, dass sein Interessent interessiert ist, wird er diese Software nutzen, um die perfekte Lösung zu erstellen, den Preis zu schätzen und ein professionelles Angebot zu unterbreiten.

Die richtige CPQ macht die Erstellung individueller Angebote skalierbar. Sie entlastet Ihr Team und personalisiert das Einkaufserlebnis.

Schlüsselwort hier: Die richtige CPQ.

Wenn es zu schwierig zu bedienen ist, hilft es auch nicht.

Bei der Auswahl von CPQ-Software sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen. An erster Stelle der Prioritätenliste steht die Benutzerfreundlichkeit.

Die Herausforderungen der manuellen Angebotserstellung

Laut James Cramer, VP of Product Management bei Workday:

"95 % der Kunden, mit denen wir zusammengearbeitet haben, verwenden Tabellenkalkulationen und Word-Dokumente als Teil des Angebotsprozesses".

Die Realität ist, dass es bei diesem Ansatz eine Menge Probleme gibt.

• Es ist fehleranfällig. Komplexe Produktkonfigurationen und Preisfestsetzungsregeln lassen sich unmöglich manuell bearbeiten. Ihrem Vertriebsteam unterlaufen garantiert Fehler, wenn es Produkte auswählt, Preise und Rabatte einträgt oder Summen errechnet. Außerdem können sie nicht wissen, ob das, wofür sie dem Kunden ein Angebot machen, tatsächlich geliefert werden kann oder in Ihre Geschäftsregeln passt.
• Es ist sehr zeitaufwändig. Das manuelle Ausfüllen von Kundenkontaktdaten und Produktdetails und das anschließende Erstellen eines Angebots dauert mindestens 30-45 Minuten. Und wenn Sie Angebote zur Genehmigung per E-Mail versenden, dauert es Tage, bis Sie grünes Licht bekommen.
• Es ist inkonsistent. Selbst wenn Sie schöne Markenvorlagen haben, wird jeder Vertriebsmitarbeiter ein anderes Angebot erstellen. Das beeinträchtigt das Kundenerlebnis und führt zu einem Mangel an Standardisierung in Ihrem Vertriebsprozess.
• Es ist schlichtweg hässlich. Was würden Sie denken, wenn Ihnen jemand ein Angebot in Excel schicken würde? Das schreit nicht gerade nach "Professionalität".

Während ein Mangel an Professionalität einige Interessenten an Ihrer Kompetenz zweifeln lässt, besteht das größte Problem bei der manuellen Angebotserstellung darin, dass sie einfach nicht skalierbar ist.

Der durchschnittliche Vertriebsmitarbeiter verbringt nur 28 % bis 34 % seiner Zeit mit dem eigentlichen Verkauf. Wenn sie fast eine Stunde ihres Tages mit einem einzigen Angebot verbringen, wie viele Interessenten können sie dann realistischerweise bearbeiten?

Die Antwort ist: sehr wenige.

Legacy CPQ ist nicht viel besser.

Auch wenn wir pauschal sagen können, dass "CPQ den gesamten Prozess rationalisiert", gibt es dennoch ein Problem, wenn Sie ein veraltetes System verwenden.

• Sie sind nicht benutzerfreundlich. Der durchschnittliche Benutzer von heute hat Schwierigkeiten, sich durch komplizierte Menüs und Prozesse zu navigieren. Dies stellt ein Hindernis für die Akzeptanz in Ihrem Vertriebsteam dar. Außerdem können Sie damit keine Fehler oder Ineffizienzprobleme beheben.
• Sie lassen sich möglicherweise nicht gut mit anderen Systemen integrieren. Sie haben fast sicher mehrere Softwaresysteme, die Sie mit CPQ verbinden müssen. Wenn sich Ihr System nicht nahtlos in Ihre modernen Tools integrieren lässt, führt dies zu manuellen Umgehungen und zu Datendiskrepanzen.
• Sie sind nicht skalierbar oder anpassbar. Wenn Ihr Altsystem starr ist, wird es das Wachstumspotenzial Ihres Unternehmens behindern. Je mehr Sie damit wachsen, desto kostspieliger wird ein späterer Wechsel.
• Ihre Nutzer (und Kunden) hassen es wahrscheinlich! Umständliche Prozesse und veraltete Software verursachen mehr Reibungsverluste, als wenn Sie einfach die 2024-Version von Google Docs und Google Sheets verwenden würden.

Wenn Sie also CPQ verwenden, es aber in den letzten 10 Jahren nicht aktualisiert oder neu bewertet haben, nehmen Sie wahrscheinlich einen großen Verlust an Produktivität in Kauf. Und Ihr Vertriebsteam leidet darunter.

Warum benutzerfreundliche CPQ-Software wichtig ist

Die Benutzerakzeptanz ist der wichtigste Faktor für den Erfolg eines jeden Softwaresystems. Wenn Ihr Team es nicht nutzt (oder nicht einmal weiß, wie), ist es praktisch nutzlos.

Bei einem für den Verkaufszyklus so zentralen Tool wie CPQ können Sie es sich nicht leisten, etwas zu haben, das nicht benutzerfreundlich ist.

Andererseits bietet die Wahl einer benutzerfreundlichen CPQ-Software eine Reihe von Vorteilen:

Gesteigerte Vertriebseffizienz

Im Durchschnitt benötigen Nicht-CPQ-Nutzer 73 % mehr Zeit für die Erstellung von Angeboten. Mit einem benutzerfreundlichen CPQ-System können Sie:

• Einfaches Finden und Auswählen von Produkten
• Automatisierung von Büroarbeiten und Preisberechnungen
• Angebote mit geführtem Verkauf erstellen
• Standardisierung des Angebotsprozesses für Konsistenz
• Rationalisierung von Genehmigungen für hochwertige Geschäfte

Dies alles führt dazu, dass weniger Zeit für die Erstellung von Angeboten aufgewendet werden muss und mehr Zeit für den eigentlichen Verkauf bleibt.

Verbesserte Angebotsgenauigkeit

CPQ ist "regelbasiert", d. h., es arbeitet auf der Grundlage von Produktregeln und einer Preislogik, die Sie im Backend festlegen. Jedes Mal, wenn ein Vertriebsmitarbeiter ein Angebot erstellt, prüft das System, ob die Produktauswahl diesen Regeln entspricht.

Sie können auch Abhängigkeiten für Dinge wie Produktkompatibilität, Preisnachlässe und obligatorische Produktzusätze und -pakete festlegen. Nehmen wir an, Sie verkaufen B2B-Software:

• Der Vertriebsmitarbeiter öffnet CPQ und wählt den Plan "Pro" (mittlere Stufe).
• Das System weiß, dass der Kunde ein Add-on (z. B. Webhosting) und drei Integrationen auswählen muss, damit der Preis gültig ist.
• Der Vertreter kann im ersten Jahr einen Rabatt von bis zu 10 % gewähren, ohne dass ein Vorgesetzter um Genehmigung ersucht werden muss.
• Wenn die Produktauswahl diese Anforderungen nicht erfüllt, lässt das System den Vertreter nicht mit dem Angebot fortfahren.

Am Ende weiß der Vertriebsmitarbeiter, dass das, was er anbietet, tatsächlich möglich ist (d. h., dass Sie es erfüllen können). Das Ergebnis? Weniger Fehler.

Optimierte Preisgestaltung

Einige der fortschrittlicheren CPQ-Systeme (z. B. QuoteWerks, IBM, PROS) lassen sich in Ihr ERP, PIM und Ihre Lieferantenportale integrieren und nutzen dann KI, um genaue und optimierte Preise zu berechnen.

Dies ist ein Vorteil für Ihr Unternehmen, denn es trägt dem Rechnung:

• Tatsächliche Kosten für Waren oder Dienstleistungen
• Lieferantenrabatte und -nachlässe
• Produktstatus (z. B. "auf dem Weg" oder "nicht auf Lager")
• Preise für Pauschalangebote oder Pakete

Anhand dieser Daten kann das System die beste Preisgestaltung empfehlen, die noch innerhalb Ihrer Gewinnspanne liegt. Außerdem entfällt die manuelle Arbeit (was besonders wichtig ist, wenn Sie Rabatte und Steuern für verschiedene Regionen berechnen müssen).

Bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen

CPQ lässt sich in eine Vielzahl verschiedener Geschäftssysteme integrieren. Die Fähigkeit, Daten zwischen Systemen auszutauschen, ohne die Benutzeroberfläche umzustellen, macht moderne CPQs zu den besten auf dem Markt.

Denken Sie an die Integration von CPQ und Rechnungsstellung. Ihre Fakturierungs- und Fulfillment-Teams (oder, im Falle von SaaS-Produkten, Ihre Abonnementmanagement- und Implementierungsteams) benötigen die Informationen, die Sie in CPQ gesammelt haben, um das Kunden-Onboarding, die automatische Fakturierung und die Order-to-Cash-Prozesse zu erleichtern.

Das Gleiche gilt für die Kommunikation mit...

• Anbieter
• Produkt- und Ingenieurteams
• Entwicklungsteams
• Ihre Geschäftsstelle (für Vertragsabschlüsse)

Die nahtlose Übertragung von in CPQ gespeicherten Informationen in andere Systeme ist nur mit einer modernen, benutzerfreundlichen Plattform möglich.

Verbessertes Kundenerlebnis

Vor allem, wenn Sie ein Kundenportal oder einen E-Commerce-Selbstbedienungsdienst haben, kann CPQ Ihnen helfen, Ihren Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten - und ihren Kaufprozess zu beschleunigen.

Selbst wenn Ihr Vertriebsteam die gesamte Angebotserstellung übernimmt, macht die richtige CPQ den Kundenkontakt effizienter. DealHub CPQ bietet zum Beispiel einen intuitiven digitalen Verkaufsraum (DealRoom genannt), in dem Käufer und Verkäufer gemeinsam an Geschäften arbeiten, Verträge austauschen und unterzeichnen und auf Informationen zugreifen können - alles an einem Ort.

Mehr als drei Viertel(77 %) der B2B-Käufer geben an, dass sie ohne personalisierte Inhalte und Interaktionen keine Kaufentscheidung treffen würden. Die Bereitstellung dieser Inhalte in einer intuitiven Schnittstelle mit CPQ bedeutet also mehr Geschäftsabschlüsse.

Datengesteuerte Erkenntnisse

Wie läuft es bei Ihren Vertriebsmitarbeitern? Welche Produkte verkaufen sich am besten (und welche nicht)? Wie lange dauert es, bis ein Vertreter ein Angebot genehmigt bekommt?

Moderne CPQ-Systeme beinhalten Analyse- und Berichtsfunktionen, die Ihnen Einblicke in diese Art von Fragen geben.

Sie können diese Daten verwenden, um:

• Erkennen Sie Trends in Ihrem Verkaufszyklus oder in bestimmten Branchen, in denen sich Geschäfte schneller oder langsamer entwickeln
• Messung der Leistung einzelner Vertreter (für Coaching-Möglichkeiten)
• Verbesserung der Preisstrategien auf der Grundlage realer Daten

Durch die Integration in andere Systeme können Sie die Leistung Ihrer CPQ-Instanz sogar mit dem Customer Lifetime Value und den Abwanderungsraten verknüpfen - also damit, wie viel Kunden im Laufe der Zeit ausgeben und ob sie bleiben.

Funktionen, die CPQ-Software "benutzerfreundlich" machen

An diesem Punkt fragen Sie sich wahrscheinlich : "Worauf sollte ich achten, wenn ich ein benutzerfreundliches CPQ-System haben möchte?"

Jeder hat andere Bedürfnisse, aber es gibt ein paar unverzichtbare Dinge, die für uns wichtig sind.

Intuitive Schnittstelle

Eine intuitive Schnittstelle bedeutet weniger Schulungsaufwand für Ihre Vertriebsmitarbeiter und eine geringere Lernkurve. Eine gute CPQ-Schnittstelle bietet wahrscheinlich:

• Clear navigation
• Visuelle Hilfsmittel
• Drag-and-Drop-Funktionalität
• Ein sauberes Armaturenbrett

Je nach Art der Produkte, die Sie verkaufen, benötigen Sie möglicherweise Echtzeit-Visualisierungen bei der Erstellung von Angeboten (obwohl die visuelle Konfiguration nicht immer ein "Muss" ist).

Produkt-Konfigurator

Ihr Vertriebsteam wird den Produktkonfigurator in CPQ nutzen, um Produkte für Kunden auszuwählen, anzupassen und zu visualisieren.

Eine Software zur Erstellung von Preisangeboten sollte es Ihrem Team leicht machen, diese zu konfigurieren:

• Sehen Sie, was verfügbar ist (Echtzeit-Inventar)
• Optionen, Funktionen und Pakete auswählen
• Produkte filtern, um die richtige Auswahl zu treffen
• Preise und Rabatte verstehen
• Siehe Empfehlungen für ergänzende Produkte

Geführter Verkauf

Produktkonfiguration und Angebotserstellung sind weitgehend geführte Prozesse. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter sie allein durchführt, könnte er wichtige Upsell- oder Cross-Sell-Möglichkeiten verpassen. Oder er schickt ein Angebot mit einem Produktpaket oder einer Preisschätzung, die nicht den Richtlinien Ihres Unternehmens entspricht.

Guided Selling in CPQ unterstützt die Vertriebsmitarbeiter bei der Erstellung von Angeboten, damit diese präzise und auf die Geschäftsregeln und Kundenbedürfnisse abgestimmt sind. Das System stellt Fragen zu den Kundenpräferenzen und vergleicht sie mit dem aktuellen Bestand, um die Mitarbeiter zu den besten Optionen für jedes einzelne Geschäft zu führen. Fortgeschrittene Tools nutzen KI, um auch auf der Grundlage historischer Verkaufsdaten Vorschläge zu machen.

Automatisierung

CPQ soll Ihr Vertriebsteam effizienter machen. Das bedeutet, dass manuelle Aufgaben übernommen werden, die viel Zeit in Anspruch nehmen. CPQ sollte die folgenden Aufgaben übernehmen:

Hier sind einige Beispiele für Automatisierungsfunktionen:

• Automatisches Ausfüllen von Kundeninformationen (z. B. Rechnungs- und Lieferadresse)
• Automatische Berechnung von Rabatten und Steuern je nach Kundentyp, Standort usw.
• Generieren Sie ein Angebot, eine Bestellung oder einen Vertrag anhand vorgegebener Vorlagen.

Denken Sie daran: Je mehr dieser Aufgaben CPQ erledigen kann (und zwar gut), desto mehr Zeit kann Ihr Vertriebsteam für den Verkauf aufwenden.

Regeln für die Preisgestaltung

Preisregeln und -berechnungen sind wohl die wichtigsten Aspekte von CPQ. Sie sagen Ihren Mitarbeitern, wie viel sie für jedes Angebot, das sie erstellen, berechnen sollen.

Vergewissern Sie sich, dass Sie sich über Ihre Preisstruktur im Klaren sind, bevor Sie sich nach Softwareoptionen umsehen. Haben Sie:

• Preisstaffelung verwenden?
• Nach einem nutzungsbasierten Modell arbeiten?
• Mengenrabatte oder Bündelung anbieten?
• Gebühren je nach Kundentyp, Region oder Saison?
• Konfigurieren Sie komplexe, mehrjährige Preisvereinbarungen?

Je nachdem, welche Antworten Sie auf diese Fragen geben, benötigen Sie ein CPQ-System, das mit diesen Regeln umgehen und Angebote an sie anpassen kann, während gleichzeitig ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet wird.

Erstellung von Vorschlägen und Angeboten

In Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit gibt es hier einige Dinge zu beachten:

• Dynamischer Inhalt
• Vorlagen für Vorschläge
• Ein Drag-and-Drop-Editor
• Ein Online-Genehmigungs- und Annahmeverfahren

Sie sollten auch auf die Möglichkeit der elektronischen Unterschrift achten (oder zumindest auf die Integration von DocuSign). Auf diese Weise müssen Ihre Kunden die Vertragsdokumente nicht ausdrucken, unterschreiben und scannen, sobald sie Ihr Angebot akzeptieren.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Wenn Ihre Angebotssoftware alles, was ich oben erwähnt habe, beherrscht, aber es für Ihr Team immer noch schwierig ist, zusammenzuarbeiten (oder wenn Vertreter keine Möglichkeit haben, Genehmigungen und Änderungen von Ihrem Backoffice aus zu sehen), was ist dann der Sinn?

• Kommentar
• Genehmigungsmitteilungen
• Verfolgung des Angebotsfortschritts
• Versionskontrolle

Achten Sie auf diese Funktionen für die Zusammenarbeit, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben und Sie zeitraubende Fehler aufgrund mangelnder Kommunikation vermeiden.

Integrationen

Ihr CPQ-System muss mit dem Rest Ihres Vertriebssystems integriert werden. Dadurch wird die Transparenz von Prozessen und Daten verbessert. Und Sie können es nutzen, um einen durchgängigen Vertriebsprozess zu schaffen.

Das Mindeste, was Sie beachten sollten:

• CRM
• Rechnungsstellung (oder Abonnementverwaltung)
• ERP
• Vertragsmanagement

Je nach Art Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise auch Integrationen mit anderen Systemen. Auftragsfertiger benötigen beispielsweise CAD-Automatisierung, Großhändler vielleicht E-Commerce-Integration und so weiter.

Die Wahl des richtigen CPQ-Anbieters für Ihr Unternehmen

Tatsache ist, dass die Benutzerfreundlichkeit zu den wichtigsten Merkmalen eines CPQ-Systems gehört. Doch bei der Auswahl des richtigen Anbieters für Ihre spezifischen Anforderungen kommt es auf viel mehr an.

• Kundenbetreuung und Schulung
• Implementierung und Einrichtungszeit
• Benutzerberichte/Bewertungen
• Skalierbarkeit und Preismodelle
• Laufende Wartung und Aktualisierung 
• Grad der Anpassung und Flexibilität
• Und so weiter

Wenn Sie sich eingehender mit der Frage beschäftigen möchten, wie Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen finden, lesen Sie meinen Leitfaden zur Auswahl von CPQ-Software. Und schauen Sie sich unsere Bewertungen und Vergleiche für eine genauere Betrachtung, wenn Sie Ihre Optionen eingrenzen.