Workflow für die Verkaufsgenehmigung

Was ist ein Workflow für die Verkaufsgenehmigung?

Ein Genehmigungs-Workflow ist ein strukturierter Prozess, mit dem Unternehmen sicherstellen, dass vertriebsbezogene Aktionen und Entscheidungen von den zuständigen Mitarbeitern überprüft werden, bevor sie abgeschlossen werden. Er umfasst eine Reihe von Schritten, Regeln und festgelegten Genehmigern, die Geschäfte, Rabatte, Preise, Bedingungen und andere wichtige Vertriebselemente bewerten und genehmigen.

Die Schritte in einem Genehmigungs-Workflow umfassen im Allgemeinen:

1. Erstellen einer Anfrage
2. Einreichung des Antrags auf Überprüfung
3. Prüfung und Genehmigung oder Ablehnung des Antrags
4. Umsetzung der genehmigten Änderungen

Eine "Anfrage" kann jeder Aspekt des Verkaufsprozesses sein, der eine Genehmigung erfordert. Normalerweise ist sie für risikoreiche oder hochwertige Aktivitäten wie Preisnachlässe, Sonderpreise, Vertragsbedingungen und Kreditprüfungen erforderlich.

In den meisten Fällen erfolgen die Schritte 1 und 2 automatisch in Ihrer Angebotssoftware, basierend auf einer Art Auslöser (z. B. "Bei Geschäften über 50.000 $ ist eine Genehmigung durch den VP of Sales erforderlich").

Schritt 3 besteht aus einer Reihe von aufeinander folgenden oder parallelen Phasen, in denen bestimmte Genehmiger (z. B. Manager, Finanzteams, Rechtsabteilungen) das Verkaufsangebot prüfen und entweder genehmigen, ablehnen oder Änderungen verlangen.

Synonyms

• Routing der Verkaufsgenehmigung
• Genehmigung der Bestellung
• Zitat Genehmigung
• Genehmigung des Vorschlags

Herausforderungen im Verkaufsgenehmigungsprozess

Herkömmliche Genehmigungen erfolgen über Nachrichten, E-Mails oder Tabellenkalkulationen, was zeitaufwändig, fehleranfällig und leicht zu übersehen ist. Und es gibt keine Möglichkeit, den Fortschritt einer Anfrage zu verfolgen oder sicherzustellen, dass sie von allen Personen, die sich damit befassen müssen, beachtet wird.

Dies stellt die Vertriebsteams, die ständig unter Druck stehen, Geschäfte abzuschließen und Einnahmen zu erzielen, vor enorme Probleme.

Engpässe und Verzögerungen

Das Hauptproblem besteht darin, dass komplexe Genehmigungsverfahren nicht einem linearen Muster folgen. Es dauert also sehr lange, sie zu durchlaufen.

• Ein Manager vermisst die Nachricht, E-Mail oder @-Erwähnung.
• Ein Rechtsreferent ist mit anderen Aufgaben überlastet und verzögert die Genehmigung eines Vertrags.
• Ein VP of Sales ist auf Reisen oder im Urlaub nicht erreichbar, und das Geschäft verliert ohne sein grünes Licht an Schwung.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie es zu Engpässen und Verzögerungen bei der Genehmigung von Verkaufsaufträgen kommen kann. Und da das Team nur einen Bruchteil des Tages am Schreibtisch sitzt, kann schon die Differenz von wenigen Stunden zu einer Verzögerung von mehreren Tagen führen.

Unklarheit

Ohne ein System zur Definition, Verwaltung und Zuweisung von Genehmigungen gibt es keine Klarheit darüber, wer was genehmigt. Dies kann zu Verwirrung und Missverständnissen innerhalb des Teams darüber führen, welche Arten von Geschäften an wen geschickt werden. Außerdem senden Mitarbeiter häufig Genehmigungsanfragen an die falschen Führungskräfte, was zu zusätzlichen Verzögerungen im Genehmigungsprozess führt.

Ineffiziente manuelle Prozesse

Abgesehen von der oben beschriebenen Ineffizienz der manuellen Versand- und Nachverfolgungsprozesse gibt es noch einige andere Punkte zu beachten:

• Mehrere Hin- und Her-E-Mails oder Nachrichten für eine einzige Genehmigungsanfrage
• Zeitaufwändige Dateneingabe für die Protokollierung von Genehmigungen und die Verfolgung des Fortschritts
• Mangelnder Überblick über die gesamte Vertriebskette und darüber, wo Geschäfte verzögert werden

Und bei Geschäften, für die mehrere Genehmigungsstufen erforderlich sind, bedeutet die fehlende Festlegung, welche Aspekte von welchen Genehmigern eingebracht werden müssen, dass es häufiger zu Fehlern und Verzögerungen kommt, als man denkt.

Abteilungsübergreifende Kommunikation

Für Genehmigungen muss der Vertrieb in der Lage sein, die Finanz-, Rechts- und Betriebsteams schnell zu erreichen. Da jedes Team seine eigene Funktion hat, ist es eine ziemliche Herausforderung, sie dazu zu bringen, nahtlos an der Genehmigung von Dokumenten zu arbeiten. Und da es an Kommunikation und Koordination zwischen den Abteilungen mangelt, werden sie Ihre Anfrage wahrscheinlich nicht sofort bemerken.

Frustration der Vertriebsmitarbeiter

Natürlich führen Verzögerungen zwangsläufig dazu, dass Ihr Vertriebsteam frustriert ist, und das ist nicht gut fürs Geschäft. Wenn Ihr Angebotserstellungsprozess und die Vertragsgenehmigung nicht effizient sind, werden Ihre Vertriebsmitarbeiter Geschäfte verlieren und keine Kontrolle darüber haben. Eine geringere Verkaufsleistung, lästige manuelle Arbeit und das allgemeine Gefühl, dass die Geschäftsleitung zu inkompetent ist, um die notwendigen Tools bereitzustellen, werden Ihre besten Verkäufer aus dem Unternehmen drängen.

Bedeutung von Workflows zur Verkaufsgenehmigung

Die Hauptgründe für die Einführung von Genehmigungs-Workflows in der gesamten Vertriebsabteilung liegen darin, dass Sie (a) die Konsistenz in der gesamten Abteilung wahren, (b) Ihre Gewinnspannen schützen und (c) das finanzielle Risiko Ihres Unternehmens minimieren wollen.

Kohärenz in der gesamten Vertriebsabteilung

Ein wiederholbarer Vertriebsprozess rationalisiert die Entscheidungsfindung. In vielen Fällen entfällt die Notwendigkeit dafür ganz, denn wenn Sie Regeln und Auslöser innerhalb des Genehmigungsroutingsystems erstellen, stellen Sie sicher, dass es keine Unklarheiten darüber gibt, was ein Geschäft oder ein Konto ist, das eine Genehmigung erfordert.

Da Genehmigungen sehr zeitaufwändig sein können, beschleunigt ein effizienter Genehmigungsprozess auch den Prozess von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang. Das bedeutet, dass Ihr Team mehr Geschäfte gleichzeitig abwickeln, sie schneller abschließen und schneller Cashflow generieren kann.

Risikomanagement

Ein schlechtes Genehmigungsmanagement birgt viele finanzielle Risiken:

• Gewinnverluste durch ungenaue Preisgestaltung oder Rabatte
• Rechtliche und Compliance-Risiken durch nicht konforme Verträge
• Begrenzter kurzfristiger Cashflow zur Deckung unmittelbarer Ausgaben
• Über- oder Unterschätzung der Fähigkeiten Ihres Unternehmens durch nicht standardisierte Vertragsbedingungen

Wenn Geschäfte automatisch an das zuständige Mitglied Ihres Führungsteams oder den Deal Desk weitergeleitet werden, vermeiden Sie die Gefahr, dass Sie versehentlich ein Geschäft abschließen, das unrentabel ist oder nicht erfüllt werden kann.

Verbesserte Einhaltung der Vorschriften

Der eigentliche Grund, warum die Genehmigung durch eine letzte Instanz erforderlich ist, besteht darin, dass komplexe Geschäfte mit den Preis-, Rabatt-, Zustellbarkeits- und rechtlichen Richtlinien des Unternehmens übereinstimmen müssen. Mit automatisierten Genehmigungsworkflows wird jedes Geschäft an die richtige Person weitergeleitet. Sie müssen sich nicht darum kümmern, ob die Vertriebsmitarbeiter daran denken oder nicht.

Erhöhte Verkaufsgeschwindigkeit

Wie schnell Sie Geschäfte durch die Pipeline befördern, hat einen erheblichen Einfluss auf Ihr Endergebnis. Schon eine Verbesserung um ein paar Tage kann jeden Monat Zehntausende neuer Einnahmen bedeuten, vor allem, wenn die Geschäftswerte hoch sind und Ihr Vertriebsworkflow komplex ist.

Durch automatisierte Genehmigungen entfällt das unnötige Hin und Her zwischen Vertriebsmitarbeitern und Führungskräften. Das bedeutet nicht nur, dass die Lücken zwischen den einzelnen Phasen des Vertriebszyklus deutlich geringer sind, sondern auch, dass die Mitglieder Ihres Vertriebsteams mehr Geschäfte gleichzeitig bearbeiten können.

Laut Daten von SoftClouds können Mitarbeiter mit CPQ 49 % mehr Angebote, Kostenvoranschläge, RFP-Antworten und Verkaufsverträge an Interessenten und Kunden senden.

Verbesserte Transparenz der Vertriebsabläufe

Die Software verfügt über Funktionen zur Nachverfolgung und Datensammlung/Visualisierung, die es Ihnen ermöglichen, Vertriebsvorgänge und -fortschritte zu überwachen. Wenn Sie zum Beispiel klar definierte Rollen und eine Angebotsverfolgung in Ihrer CPQ-Software haben, sind Sie zu 100 % verantwortlich. Die Software zeigt auf einen Blick, wer für was verantwortlich ist und welche Geschäfte von wem bearbeitet werden müssen.

Und durch den Einsatz fortschrittlicher CPQ-Analysen können Sie sogar Fragen zu Ihrem übergreifenden Vertriebsprozess beantworten. Wenn Sie zum Beispiel die Antwortzeiten für Genehmigungsanfragen für jeden Stakeholder und jede Abteilung verfolgen, können Sie Lücken in Ihrer Pipeline aufdecken.

Optimierung der Arbeitsabläufe bei der Verkaufsgenehmigung

Um die Genehmigungsprozesse im Vertrieb zu optimieren, müssen Sie mehr tun, als nur eine Software für die Angebotserstellung und Vertragsabschlüsse zu implementieren. Sie brauchen etablierte Verfahren, an die sich jedes Mitglied des Vertriebsteams hält, und Ihre Tools sind einfach dazu da, sie durch den Prozess zu führen. Außerdem gibt es bewährte Verfahren, die einen reibungslosen Ablauf garantieren.

Rationalisierung der Prozessschritte

Als Erstes müssen Sie sich fragen: "Was muss eigentlich genehmigt werden?" Viele Unternehmen tappen in die Falle, dass sie versuchen, etwas zu automatisieren, das gar nicht notwendig ist. Wenn dies geschieht, haben Sie immer noch einen aufgeblähten Verkaufsprozess, der zu lange dauert.

Im Allgemeinen sollten Sie Genehmigungen für die folgenden Punkte verlangen:

• Deals über $X Betrag
• Rabatte von mehr als X% Rabatt
• Angebote, die nicht zu Ihren Standardkonditionen gehören
• Kundenspezifische oder komplexe Konfigurationen

Für alles in Ihrem Produktkatalog, das zum Marktpreis verkauft wird, einen Rabatt, der von einem Preisverwalter festgelegt wurde, und unter Ihren Standardbedingungen? Das sollte im Schnellverfahren erfolgen.

Definition von rollenbasierten Genehmigungen

Sie müssen bestimmte Personen oder Teams zuweisen, die für die Überprüfung, Genehmigung oder Ablehnung von Teilen des Workflows verantwortlich sind. Sie möchten nicht, dass die Vertriebsmitarbeiter raten, wer einen Rabatt abzeichnen muss, oder dass sie mehrere Managementebenen durchlaufen müssen, bevor sie eine Genehmigung erhalten.

• Vertriebsleiter sollten Geschäfte genehmigen, die bestimmten Kriterien entsprechen (z. B. Rabatte bis zu einem bestimmten Betrag).
• Die Finanz- oder Buchhaltungsabteilungen sollten besondere Zahlungsbedingungen oder Rabatte außerhalb Ihrer Standardpreise genehmigen.
• Geschäfte mit hochgradig konfigurierbaren Produkten sollten von der Geschäftsleitung genehmigt werden.
• Die Rechtsabteilung sollte die Vertragsbedingungen genehmigen.

Es ist hilfreich, ein Deal-Desk-Team mit Vertretern aus jeder Abteilung zu bilden, die Geschäfte gemeinsam prüfen und genehmigen können.

Erstellung klarer Genehmigungsrichtlinien

Neben den Genehmigungskriterien sollte es klare Richtlinien dafür geben, wie Ihre Verkäufer Genehmigungen beantragen. In Ihrer Software sollte es eine leicht zugängliche Funktion geben, mit der Vertriebsmitarbeiter Genehmigungsanträge für ihre Geschäfte stellen können.

Denken Sie daran, dass verschiedene Arten von Genehmigungen unterschiedliche Schritte erfordern. Ein Workflow zur Genehmigung von Rabatten bis zu einem bestimmten Prozentsatz erfordert vielleicht nur die Unterschrift eines Managers. Bei allem, was über diesem Schwellenwert liegt, wird auch das Finanzteam einbezogen, um sicherzustellen, dass die Rabatte die Umsatzziele nicht beeinträchtigen.

Um diesen Schwellenwert zu bestimmen, sollten Sie einen Prozentsatz für den Rabatt ermitteln, der eine für Sie akzeptable Marge ergibt. Dies könnte ein Standardrabatt oder ein zeitlich begrenztes Angebot sein. Alles, was über diesen Rabattprozentsatz hinausgeht, oder jedes Angebot, das einen Rabatt für ein anpassungsfähigeres Produkt bietet, müsste von Ihrem Finanzteam geprüft werden.

Automatisierung von Routinegenehmigungen

Genehmigungen mit geringem Risiko, die unter einen bestimmten Schwellenwert fallen oder bestimmte Kriterien erfüllen, können automatisiert werden, um den Verkaufsprozess zu beschleunigen.

• Ermäßigungen innerhalb eines bestimmten Prozentbereichs
• Standard-Zahlungsvorschriften und -bedingungen
• Vorab genehmigte Produkte oder Konfigurationen

Die Automatisierung dieser Vorgänge spart Zeit für Vertreter und Vertriebsleiter. Außerdem sorgt sie für Konsistenz bei der Entscheidungsfindung.

Einrichtung von Eskalationsverfahren

Bei komplexen Genehmigungen ist es wichtig, ein klares Eskalationsverfahren einzurichten. Dadurch wird sichergestellt, dass es eine Möglichkeit gibt, das Problem zu eskalieren und schnell zu lösen, wenn eine Genehmigung zu lange dauert oder sich verzögert.

• Legen Sie für jede Genehmigungsstufe einen spezifischen Zeitrahmen fest.
• Bestimmen Sie, wer befugt ist, Genehmigungen zu beschleunigen.
• Einrichtung von Kommunikationskanälen für die Eskalation von Problemen.

Mit diesen Verfahren können Sie Verzögerungen vermeiden und dafür sorgen, dass die Geschäfte vorankommen. Es ist auch hilfreich, eine bestimmte Person oder ein Team zu haben, das für die Verfolgung von Genehmigungen verantwortlich ist und sicherstellt, dass diese rechtzeitig abgeschlossen werden.

Einsatz von Technologie bei der Verkaufsgenehmigung

Tools wie CRM-Software (Customer Relationship Management) (z. B. Salesforce), Plattformen zur Workflow-Automatisierung oder maßgeschneiderte Genehmigungssysteme, die den Prozess rationalisieren und Transparenz gewährleisten.

CPQ-Software

Moderne CPQ-Software (Configure, Price, Quote) ist das effektivste Werkzeug zur Verkürzung des Vertriebszyklus. Sie können damit Workflows für Verkaufsgenehmigungen automatisieren, indem Sie Preisregeln, Rabatte und Genehmigungshierarchien im System konfigurieren. Dies fördert die Genauigkeit und Konsistenz bei Genehmigungen und ermöglicht gleichzeitig Aktualisierungen und Nachverfolgung in Echtzeit.

Es funktioniert folgendermaßen:

1. Erstellen Sie Ihre grundlegenden Produktregeln in CPQ.
2. Legen Sie Regeln für die Preisgestaltung fest.
3. Definieren Sie für beides Eventualitäten (z. B. "Wenn Produkt X ausgewählt wird, wird Rabatt für Produkt Y verfügbar").
4. Konfigurieren Sie die Anforderungen für die Verkaufsgenehmigung auf der Grundlage dieser Regeln.
5. Fügen Sie für jede Art von Genehmigungsanforderung autorisierte Genehmiger und deren Berechtigungsstufen hinzu.
6. Das Regelwerk der CPQ leitet das Angebot automatisch an den/die entsprechenden Genehmiger in der Hierarchie weiter.

Sobald ein Administrator dies im Backend Ihres CPQ-Systems eingerichtet hat, funktioniert es in Ihrer gesamten Vertriebsorganisation. Und wenn Sie Änderungen an Ihrer Preispolitik oder Ihrem Produktkatalog vorgenommen haben, müssen Sie diese nur noch im System aktualisieren.

Software für die Vertragsverwaltung

Vertragsverwaltungssoftware (die manchmal in CPQ integriert ist) führt einen ähnlichen Prozess durch, allerdings in Bezug auf Verkaufsverträge.

1. Erstellen Sie Ihre Standardvertragsklauseln und -bedingungen.
2. Definieren Sie, welche zusätzlichen Begriffe Sie zulassen. Fügen Sie Schwellenwerte für Änderungen und Anpassungen hinzu.
3. Fügen Sie Ihre Preis-/Produktregeln und Eventualitäten hinzu.
4. Konfigurieren Sie die Vertragsgenehmigungsanforderungen auf der Grundlage dieser Regeln.
5. Fügen Sie autorisierte Genehmiger hinzu und legen Sie fest, für welche Vertragselemente sie zuständig sind.
6. Das System leitet den Vertrag automatisch an den/die entsprechenden Genehmiger in der Hierarchie weiter.

Werkzeuge zur Automatisierung von Genehmigungen

Die Automatisierung von Genehmigungen ist ein wesentliches Merkmal von CPQ. Das Gleiche gilt für digitale Verkaufsräume und Vertragsmanagementsysteme. Wenn Sie in diesen Tools keine Genehmigungsschritte einrichten und automatisieren können, sind sie im Hinblick auf die Effizienz praktisch nutzlos.

Wenn Ihre CPQ- und Vertragsmanagement-Tools mit einer Messaging- oder Projektmanagement-Plattform integriert sind, muss der Genehmigende die App nicht einmal öffnen, um Anfragen zu sehen und zu beantworten - er kann dies direkt über eine Benachrichtigung auf seinem bevorzugten Gerät tun. DealHub ist zum Beispiel mit Slack integriert, sodass Sie etwas mit einem Klick über einen speziellen Slack-Kanal genehmigen oder ablehnen können.

Benachrichtigungen und Erinnerungen in Echtzeit

Sobald ein Genehmigungsauslöser erfüllt ist, benachrichtigt das System das entsprechende Mitglied Ihres Teams per E-Mail oder über eine Kommunikations-App. Wenn nach einer bestimmten Zeit keine Maßnahmen ergriffen wurden, werden automatische Erinnerungen verschickt, um sicherzustellen, dass sie nicht übersehen werden. Auf diese Weise wird der Verkaufsprozess ohne Eingreifen Ihres Verkaufsteams fortgesetzt.

Integration mit Ihrem CRM-System

CRM ist für die Verfolgung der Vertriebskette unerlässlich. Sie können Ihr CRM jederzeit öffnen und sich einen Überblick über jedes Geschäft in der Vertriebspipeline Ihres Unternehmens verschaffen.

Wenn Sie Ihr CPQ- und CRM-System integrieren, haben Sie den zusätzlichen Vorteil, dass Sie sehen können, welche Geschäfte auf eine Genehmigung warten (und für was diese Genehmigung gilt). Dadurch wird das Kundenkonto automatisch und in Echtzeit aktualisiert, wenn Aktivitäten wie das Senden einer Anfrage in Ihrem CPQ-System stattfinden.

Jedes Mal, wenn eine Führungskraft oder ein Manager einen Blick auf das Geschäft wirft, kann sie sehen, was noch abgezeichnet werden muss. So können sie proaktive Schritte unternehmen, um alles voranzubringen.

Berichtswesen und Analytik

Die Daten aus Ihrem Genehmigungsprozess werden in Ihrem CPQ-System gespeichert. Sie können Ihnen helfen, Bereiche innerhalb des Verkaufsprozesses zu identifizieren, die anfällig für Verzögerungen sind.

Folgende Indikatoren sind zu beachten:

• Die durchschnittliche Zeit, die für die Genehmigung eines Angebots benötigt wird
• Wie viele Genehmigungen werden abgelehnt und warum?
• Welche Teammitglieder haben die meisten (oder am wenigsten) Verzögerungen in ihrem Genehmigungsverfahren
• Für welche Produkte oder Dienstleistungen sind am ehesten zusätzliche Genehmigungen erforderlich?

Sobald Sie über diese Informationen verfügen, können Sie unnötige Genehmigungsstufen entfernen, neue hinzufügen und Ihren Verkaufszyklus im Laufe der Zeit optimieren.

FAQs

Andrew Parker

Andrew ist ein professioneller Texter, der sich auf die Erstellung von Inhalten für Business-to-Business-Software (B2B) spezialisiert hat. Er recherchiert und verfasst Artikel, die seinen Lesern wertvolle Einblicke und Informationen bieten.