Die Entwicklung von CPQ: Von On-Premise zu SaaS

Wenn es um den Verkaufsprozess geht, ist kein Tool so wichtig wie CPQ.

CPQ-Software (Configure, Price, Quote) unterstützt Vertriebsteams bei der zeitnahen und effizienten Erstellung präziser, personalisierter Angebote für Kunden. Sie führt sie durch die Konfiguration von Produkten und Paketen, automatisiert die Preiskalkulation und rationalisiert den Angebotsprozess.

Viele CPQ-Tools verfügen sogar über Vertragsmanagement-, E-Signatur- und Rechnungsstellungsfunktionen für eine vollständige Automatisierung der Angebotserstellung bis zur Bezahlung.

All diese Funktionen führen letztendlich zu kürzeren Verkaufszyklen, höheren Umsätzen und einem besseren Erlebnis für Verkäufer und Käufer.

Doch die moderne CPQ hat einen langen Weg hinter sich. Was früher ein langwieriger, manueller Prozess war, hat sich zu einer dynamischen und intuitiven Lösung entwickelt, die in der Cloud ständig aktualisiert und verbessert wird.

CPQ-Software steckt noch in den Kinderschuhen

Die Geschichte von CPQ beginnt in den 1980er Jahren mit der Einführung von Produktkonfiguratoren. Unternehmen nutzten ihre Konfiguratoren, um Kundenspezifikationen im Vertrieb zu verwalten und gleichzeitig die Kompatibilität mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) sicherzustellen.

Bei diesen frühen Konfiguratoren handelte es sich in erster Linie um Back-Office-Tools zur Vermeidung von Konflikten und zur Rationalisierung komplexer Produktkonfigurationen im Vertriebsprozess.

In den 1990er Jahren verlagerte sich mit dem Aufkommen der Vertriebsautomatisierung (SFA) der Einsatz von Konfiguratoren vom Back-Office in das Front-Office. Diese Verlagerung ermöglichte eine stärkere Integration mit CRM-Systemen (Customer Relationship Management), wodurch die Effizienz und Genauigkeit der Vertriebsprozesse verbessert wurde.

Mit dem Aufschwung des E-Commerce in den späten 1990er Jahren wurden Konfiguratoren für den interaktiven Verkauf unverzichtbar, da sie es den Verkaufsteams ermöglichten, arbeitsintensive Aufgaben zu automatisieren und detaillierte, genaue Angebote zu erstellen.

Die Vor-Ort-Ära von CPQ, ihre Herausforderungen und ihre Grenzen 

Wie jede Legacy-Software hatten auch die CPQ-Lösungen vor Ort ihre Tücken.

Mit dem Wachstum der Unternehmen und der Erweiterung der Produktkataloge wurden diese Tools immer komplexer zu verwalten und zu pflegen. Aktualisierungen waren oft langsam und kostspielig. Die Anpassungsmöglichkeiten waren begrenzt, was es schwierig machte, mit den sich ändernden Markttrends und Kundenbedürfnissen Schritt zu halten.

Darüber hinaus fehlte es den Vor-Ort-Lösungen an der notwendigen Skalierbarkeit und Flexibilität, um wachsende Unternehmen zu unterstützen.

Vor allem die IT-Abhängigkeit war für Unternehmen, die CPQ einsetzen, ein echtes Problem. Da die Software schwer zu warten ist, brauchten sie ein eigenes IT-Team für Wartung, Updates, Fehlerbehebung und allgemeinen Support.

Ganz zu schweigen davon, dass die Datensicherheit aufgrund der Speicherung sensibler Informationen vor Ort ein Hauptanliegen war. Wenn die Sicherheitsvorkehrungen ausschließlich von der Organisation getroffen werden, kann jede Sicherheitsverletzung potenziell katastrophale Folgen haben.

Der Aufstieg von SaaS CPQ: ein Wendepunkt für die Vertriebsarbeit

1999 wurde Salesforce CRM als erste große SaaS-Plattform der Welt veröffentlicht. Dies markierte den Beginn einer neuen Ära für Software, und CPQ war davon nicht ausgenommen.

Die frühen 2000er Jahre markierten eine bedeutende Entwicklung, als sich Konfiguratoren zu vollwertigen CPQ-Systemen entwickelten. In dieser Zeit wurden CPQ-Tools in E-Commerce-Plattformen und das breitere CRM-Ökosystem integriert, wodurch sie zu einem zentralen Bestandteil des Verkaufsprozesses wurden.

Im Jahr 2010 waren CPQ-Systeme zum Mainstream geworden, was auf den einflussreichen Bericht von Gartner zurückzuführen war, in dem ihre Funktionen und Vorteile hervorgehoben wurden. Dazu gehörten neben der Produktkonfiguration auch Preisgestaltungssysteme, Angebotsgeneratoren und Genehmigungsworkflows.

Zu diesem Zeitpunkt ist CPQ eine umfassende SaaS-Plattform. Und eine Cloud-basierte Software bietet enorme Vorteile:

• Vorhersehbare Kosten und minimale (wenn überhaupt) Vorabinvestitionen dank des Abonnementmodells
• Erhöhte geschäftliche Flexibilität, da der Anbieter die Wartung übernimmt und Updates liefert
• Bessere Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen, die zusätzliche Funktionen und Benutzerlizenzen benötigen
• Bessere Sicherheitsmaßnahmen zur Vermeidung von Datenschutzverletzungen
• Integrationsmöglichkeiten mit anderen Softwaresystemen wie CRM-, ERP- und E-Commerce-Plattformen für einen vollständig integrierten Vertriebsworkflow

In den letzten Jahren hat sich die CPQ-Software mit den technologischen Fortschritten weiterentwickelt. Moderne CPQ-Lösungen beinhalten künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um die Automatisierung und die Vorhersagefähigkeiten zu verbessern.

Visuelle 2D- und 3D-Konfiguratoren, die es Kunden ermöglichen, komplexe Produkte in Echtzeit zu visualisieren, sind ebenfalls weit verbreitet. Und viele moderne Tools sind auf die eine oder andere Branche spezialisiert, wie z. B. SaaS-CPQ-Software, die die Abrechnung von Abonnements automatisiert, Verlängerungen kontrolliert und wiederkehrende Einnahmen automatisch verbucht.

Zusätzliche Vorteile von SaaS CPQ

Neben der Tatsache, dass in der Cloud gehostete CPQ-Systeme flexibler und leichter zu skalieren sind, bietet das SaaS-Software-Bereitstellungsmodell zahlreiche weitere Vorteile:

Schnellere Umsetzung

Die Bereitstellung eines SaaS ist so einfach wie das Erstellen eines Kontos und das Einloggen. Da keine komplexen und langwierigen Installationen erforderlich sind, können Unternehmen CPQ schnell und effizient nutzen. Da andere Geschäftssysteme cloudbasiert sind, ist auch die Integration einfach.

Funktionen für die Zusammenarbeit im Team

SaaS CPQ-Tools verfügen über Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit, mit denen die Mitglieder des Vertriebsteams und des Deal Desks gemeinsam an Angeboten, Vorschlägen und Verträgen arbeiten können. Einige Tools wie DealHub bieten sogar digitale Verkaufsräume, in denen der Interessent, der Vertriebsmitarbeiter und das Rechtsteam an einem zentralen Ort an einem Geschäft zusammenarbeiten können.

Zentralisierte Daten und Analysen

Bei SaaS CPQ werden alle Daten in der Cloud gespeichert, sodass sie leicht zugänglich sind und analysiert werden können. Diese Tools verfügen über integrierte Berichtsfunktionen, die Vertriebsleitern in Echtzeit visualisierte Einblicke in die Leistung ihres Teams, die Daten der Vertriebspipeline und die Kundeninteraktionen bieten.

Nahtlose Updates und Support

SaaS CPQ-Anbieter sind für die Wartung, Aktualisierung und Fehlerbehebung ihrer Software verantwortlich. Die Teams können sich auf die Nutzung des Systems konzentrieren, anstatt sich um die Wartung oder technische Probleme zu kümmern. Dank automatischer Updates und kontinuierlicher Verbesserungen müssen Benutzer nicht auf die nächste Vollversion warten, bevor sie eine Fehlerbehebung oder Funktionsverbesserung sehen.

Flexibilität bei Fernarbeit

In der heutigen Welt ist die Arbeit aus der Ferne wichtiger geworden als je zuvor. SaaS-CPQ-Software ermöglicht es Vertriebsteams, jederzeit und von überall aus zu arbeiten, ohne an ein physisches Büro oder eine Vor-Ort-Lösung gebunden zu sein.

Vor Ort CPQ hat immer noch einen Platz.

Während die meisten Systeme von CPQ heutzutage in der Cloud gehostet werden, gibt es einige, wie z. B. Infor CPQ, die immer noch eine Option für die Vor-Ort-Bereitstellung bieten. Unternehmen in stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und der öffentlichen Verwaltung bevorzugen manchmal Lösungen vor Ort CPQ gegenüber cloudbasierten Lösungen.

Für diese Art von Unternehmen gibt es einige Vorteile, die für eine Vor-Ort-Lösung sprechen:

• Volle Kontrolle über die Datensicherheit. Unternehmen, die mit sensiblen Informationen umgehen, fühlen sich vielleicht wohler, wenn sie diese in ihren eigenen Netzen und unter ihren eigenen Sicherheitsmaßnahmen aufbewahren.
• Anpassungsmöglichkeiten. Software, die vor Ort installiert wird, lässt sich besser anpassen, da Unternehmen das System auf ihre individuellen Prozesse und Bedürfnisse zuschneiden können (obwohl viele SaaS-Plattformen für Unternehmen dies ebenfalls bieten).
• Einmalige Anschaffungskosten. Bei einer Vor-Ort-Lösung kann eine erhebliche Anfangsinvestition anfallen. Es fallen jedoch keine laufenden Abonnementgebühren an.
• Einhaltung von Vorschriften. Bestimmte Vorschriften und Standards erfordern die Speicherung von Daten vor Ort. In anderen Fällen ist ein bereits konformes Tool vor Ort die bessere Option, um die Einhaltung der Vorschriften kontinuierlich zu verwalten.

In diesen Fällen können die Kosten für die Implementierung eines CPQ-Systems vor Ort durch den Seelenfrieden und die Kontrolle, die es bietet, aufgewogen werden.

Wichtige Überlegungen bei der Umstellung auf Cloud-basierte CPQ 

Da die meisten CPQ-Lösungen bereits cloudbasiert sind, ist es unwahrscheinlich, dass Sie versehentlich ein On-Premise-Tool einsetzen. Wenn Sie jedoch den ROI aus Ihrer Investition in CPQ-Software maximieren möchten, sollten Sie vor einer solch bedeutenden digitalen Transformation einige Dinge wissen.

Beginnen Sie damit, Ihre Bedürfnisse und Ihren Verkaufsprozess zu bewerten.

Dies ist die Grundlage für Ihren Entscheidungsprozess, wenn Sie verschiedene Anbieter evaluieren. Berücksichtigen Sie Ihre Geschäftsziele, Ihre aktuellen Probleme und Ihren Integrationsbedarf, um festzustellen, welche Funktionen für Sie am wichtigsten sind.

Sie sollten auch die Arten von Produkten berücksichtigen, die Sie verkaufen. SaaS-Verkaufszyklen unterscheiden sich zum Beispiel stark von denen der Fertigung. Und sie erfordern andere CPQ-Funktionen (z. B. Co-Terming und Ramp Schedules vs. visuelle Konfiguration und Mengenrabatte).

Es ist wichtig, dass Sie eine CPQ-Software auswählen, die für Ihre Branche und Ihren Vertriebsablauf geeignet ist.

Gewährleistung einer nahtlosen Integration mit anderen Systemen.

CPQ agiert nie allein in der Vertriebstechnologie. Sie ist mit CRM, ERP, E-Commerce-Plattformen und Kunden-/Lieferantenportalen integriert. Wenn eines dieser Systeme keine Informationen mit Ihrer CPQ austauschen kann, kommt es zu Fehlern und Verzögerungen, die den gesamten Verkaufszyklus beeinträchtigen.

Sehen Sie sich nur CPQ-Systeme an, die eine native Integration mit Ihren anderen wichtigen Systemen bieten.

Entwickeln Sie im Vorfeld eine Strategie für die Datenmigration.

Sie müssen alle vorhandenen Vertriebs-, Kunden- und Produktdaten von Ihren alten Plattformen in das neue CPQ-System übertragen. Dadurch erhalten die Vertriebsteams sofortigen Zugriff auf Produktkonfigurationen, Preistabellen, Kundeninformationen und historische Verkaufsdaten.

Eine reibungslose CPQ-Implementierung umfasst in der Regel die folgenden wichtigen Schritte:

1. Datenbewertung (gründliche Analyse der vorhandenen Datenquellen, um festzustellen, welche Datensätze Sie migrieren müssen)
2. Datenbereinigung (Beseitigung von Duplikaten, Korrektur von Ungenauigkeiten und Sicherstellung der Konsistenz der Formatierung)
3. Datenzuordnung (Feststellung, wie die Daten aus dem alten System den Feldern in der neuen CPQ-Software entsprechen)
4. Durchführung der Migration (unter Verwendung der vom CPQ-Anbieter bereitgestellten Tools oder Skripte)
5. Validierung und Prüfung (Validierung der korrekten Übertragung der Daten)
6. Benutzerschulung (Schulung der Benutzer im Hinblick auf den Zugriff auf die migrierten Daten und deren Nutzung im neuen CPQ-System)

Die ordnungsgemäße Durchführung dieser Schritte gewährleistet einen nahtlosen Übergang zum neuen CPQ-System, so dass die Teams die neue Plattform ohne Unterbrechung der Vertriebsaktivitäten effektiv nutzen können.

Wenn Sie ein größeres Team haben, sollten Sie schrittweise vorgehen.

Eine schrittweise Einführung bedeutet, dass Sie Ihre neue Lösung schrittweise in Teilen Ihres Unternehmens einführen und nicht alles auf einmal. Dieser Ansatz mindert einige Risiken (z. B. niedrige Akzeptanzraten, begrenztes Schulungspersonal) und minimiert die Unterbrechung des Vertriebsprozesses.

Außerdem können sich die Teammitglieder allmählich einarbeiten und haben Zeit, auftretende Probleme zu beheben. Dies ist besonders wichtig, weil Sie Ihren Verkaufs- und Preisgestaltungsprozess neu gestalten müssen.

Wie sieht die Zukunft der CPQ-Software aus?

Die Erwartungen der Kunden werden immer höher, und die Technologie entwickelt sich rasant weiter. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie Ihren Preisfindungs-, Angebots- und Konfigurationsprozess kontinuierlich verbessern. Und das beginnt mit der richtigen Software.

Ein paar Neuerungen am Horizont:

• KI und maschinelles Lernen zur Vorhersage optimaler Preise, zur Empfehlung von Konfigurationen auf der Grundlage früherer Trends und zur Automatisierung routinemäßiger Angebotsprozesse
• Big Data und fortschrittliche Analysen für Kundenverhalten, Preistrends und Marktdynamik
• Personalisierung der Endprodukte und des CPQ-Prozesses selbst, um ihn intuitiver zu gestalten und auf die individuellen Präferenzen und Arbeitsabläufe der Benutzer abzustimmen
• Visuelle Konfiguration, einschließlich 3D- und Augmented-Reality (AR)-Funktionen für ein intensiveres Einkaufserlebnis
• Merkmale, die sicherstellen, dass die Produkte die Umweltstandards erfüllen und den Branchenvorschriften entsprechen
• Verbesserte Integration mit Vertriebs-, Finanz- und anderen Unternehmenssystemen
• Chatbots, virtuelle Assistenten und andere KI-Tools, die Unternehmen helfen, Kundenbedürfnisse besser zu verstehen und zu antizipieren

Das ist, gelinde gesagt, aufregend.

Sind Sie bereit, in CPQ-Software zu investieren? Lesen Sie meine Tipps zur Auswahl der richtigen CPQ-Software. Werfen Sie auch einen Blick auf unsere CPQ-Software-Bewertungen und Produktvergleiche.