Fragen, die beim Vergleich von CPQ-Lösungen zu stellen sind

December 16, 2024

Sind Sie auf der Suche nach einer CPQ-Lösung (Configure, Price, Quote)? Es ist nicht so einfach, die erste Option zu wählen, die bei Google auftaucht. Die Wahl der richtigen Software ist wie die Suche nach dem perfekten Puzzlestück - sie muss sich nahtlos in Ihr Unternehmen einfügen, ohne dass Sie gezwungen sind, Ihre Arbeitsweise zu ändern. Aber wo fangen Sie überhaupt an?

Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der Auswahl einer CPQ-Lösung, indem er die entscheidenden Fragen aufschlüsselt, die Sie sich vor Ihrer Entscheidung stellen sollten. Mit den richtigen Informationen können Sie sich sicher sein, dass Sie ein Tool auswählen, das für Ihr Team geeignet ist, Zeit spart und Ihr Wachstum unterstützt.

Fangen wir an.

Das Wichtigste zuerst: Verstehen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen

Bevor Sie anfangen, CPQ-Lösungen zu vergleichen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und sich fragen: Was braucht mein Unternehmen eigentlich? Dabei geht es nicht um die Auflistung von Funktionen, sondern darum, die Probleme, die Sie zu lösen versuchen, und die Ziele, die Sie erreichen wollen, zu identifizieren. Ohne ein klares Verständnis Ihrer Bedürfnisse laufen Sie Gefahr, sich für eine Software zu entscheiden, die auf dem Papier gut aussieht, in der Praxis aber nicht funktioniert.

Was sind Ihre aktuellen Schmerzpunkte?

Denken Sie über Ihren Verkaufsprozess von Anfang bis Ende nach. Wo gibt es Engpässe? Wo kommt es zu Fehlern oder Verzögerungen? Zum Beispiel:

  • Verbringen Ihre Vertriebsmitarbeiter zu viel Zeit mit der manuellen Erstellung von Angeboten?
  • Stellen Sie in Ihrem Team Unstimmigkeiten bei der Preisgestaltung fest?
  • Haben Sie mit Fehlern zu kämpfen, die zu verlorenen Aufträgen oder unzufriedenen Kunden führen?

Diese Schmerzpunkte sind Ihr Ausgangspunkt. Schreiben Sie sie auf, und behalten Sie sie im Hinterkopf, wenn Sie CPQ-Optionen bewerten. Das Ziel ist es, eine Software zu finden, die diese Probleme direkt angeht, und nicht nur etwas mit auffälligen Funktionen, die Sie nicht brauchen.

Was sind Ihre langfristigen Ziele?

Als nächstes sollten Sie über Ihre unmittelbaren Probleme hinaus denken. Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in 3, 5 oder sogar 10 Jahren? Planen Sie, den Betrieb zu vergrößern? In neue Märkte zu expandieren? Weitere Prozesse zu automatisieren?

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein internationales Wachstum anstrebt, benötigen Sie eine CPQ-Lösung, die mehrere Währungen, Steuerregeln und Sprachen unterstützt. Oder wenn Sie planen, Ihr Verkaufsvolumen zu erhöhen, benötigen Sie eine Software, die eine höhere Arbeitslast bewältigen kann, ohne langsamer zu werden. Wählen Sie eine CPQ-Lösung, die mit Ihnen wachsen kann.

Wie gut passt es zu Ihrer Branche?

Nicht alle CPQ-Lösungen sind gleich. Einige wurden für bestimmte Branchen entwickelt, während andere eher für allgemeine Zwecke geeignet sind. Eine CPQ-Lösung, die auf ein SaaS-Geschäft zugeschnitten ist, kann sich beispielsweise durch eine abonnementbasierte Preisgestaltung auszeichnen, hat aber Schwierigkeiten mit den komplexen Konfigurationen, die in der Fertigung erforderlich sind.

Suchen Sie nach Anbietern, die Erfahrung in Ihrer Branche haben. Bitten Sie sie um Fallstudien oder Referenzen von ähnlichen Unternehmen wie Ihrem. Je besser die Software auf die Anforderungen Ihrer Branche abgestimmt ist, desto weniger Anpassungen - und desto weniger Frustration - werden Sie erleben.

Merkmale und Funktionsweise

Sobald Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen festgelegt haben, ist es an der Zeit, sich mit den Funktionen zu befassen. Aber mehr Funktionen bedeuten nicht automatisch eine bessere Software. Es geht darum, die richtigen Funktionen für Ihre spezielle Situation zu finden.

Kann es komplexe Preismodelle verarbeiten?

Jedes Unternehmen hat seine Eigenheiten, wenn es um die Preisgestaltung geht. Vielleicht verwenden Sie eine Preisstaffelung, die auf dem Volumen basiert. Oder Sie bieten für bestimmte Kunden individuelle Rabatte an. Manche Unternehmen müssen sogar regionale Steuerunterschiede oder schwankende Kosten berücksichtigen.

Eine gute CPQ sollte diese Komplexität vereinfachen. Bitten Sie die Anbieter während Ihrer Evaluierung, Ihnen eine Demo vorzuführen. Lassen Sie sich genau zeigen, wie ihre Software Ihr kniffligstes Preisszenario handhabt. Wenn sich die Software umständlich anfühlt oder zu viele manuelle Eingriffe erfordert, ist sie möglicherweise nicht die richtige Wahl.

Ist es anpassbar?

Kein Unternehmen ist wie das andere. Deshalb ist die Anpassung so wichtig. Vielleicht müssen Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen, Genehmigungs-Workflows erstellen oder die Benutzeroberfläche an Ihr Branding anpassen.

Einige CPQ-Lösungen sind flexibel und leicht zu ändern. Andere? Nicht so sehr. Fragen Sie, inwieweit Anpassungen möglich sind, ohne dass ein Entwickler benötigt wird. Im Idealfall sollte Ihr Team in der Lage sein, Anpassungen vorzunehmen, ohne über einen Doktortitel in Programmierung zu verfügen.

Kann es Upselling und Cross-Selling bewältigen?

Eine gute CPQ beschleunigt nicht nur die Angebotserstellung, sondern hilft Ihrem Vertriebsteam, intelligenter zu verkaufen. Achten Sie auf Funktionen, die ergänzende Produkte vorschlagen oder Möglichkeiten zum Upselling aufzeigen. Wenn ein Kunde z. B. einen Laptop kauft, könnte die CPQ empfehlen, eine Garantie oder Zubehör hinzuzufügen.

Betrachten Sie es wie einen digitalen Assistenten für Ihre Vertriebsmitarbeiter. Die richtige CPQ steigert den Umsatz, indem sie es einfacher macht, mehr zu verkaufen.

Integration und Kompatibilität

Selbst die leistungsfähigste CPQ-Software nützt Ihnen nichts, wenn sie nicht mit Ihren vorhandenen Tools zusammenarbeitet. Integration ist der Schlüssel für einen reibungslosen Arbeitsablauf.

Ist es mit Ihrem CRM und ERP kompatibel?

Ihre CRM- und ERP-Systeme sind das Rückgrat Ihres Vertriebs und Ihrer Abläufe. Eine CPQ, die nicht in diese Systeme integriert ist, ist wie ein Auto ohne Räder - Sie kommen damit nicht weit. Die Integration ermöglicht nahtlose Arbeitsabläufe, präzisen Datenaustausch und effiziente Prozesse.

Die Verbindung von CPQ-Software mit Ihrem ERP-System gewährleistet beispielsweise den Echtzeit-Zugriff auf Produkt-, Preis- und Bestandsdaten für präzise Angebote. Ebenso ermöglicht die native Integration mit einem CRM-System wie Salesforce den mühelosen Fluss von Vertriebsdaten zwischen Systemen, wodurch Fehler reduziert und Zeit gespart werden.

Wie gut werden APIs unterstützt?

APIs (Application Programming Interfaces) sind wie Brücken zwischen Software. Sie ermöglichen es verschiedenen Tools, miteinander zu "sprechen". Selbst wenn Ihr CPQ-System nicht direkt mit einem von Ihnen verwendeten Tool integriert ist, kann eine starke API-Unterstützung die Lücke schließen.

Fragen Sie den Anbieter, wie seine APIs funktionieren. Können sie die spezifischen Anwendungsfälle, die Ihnen vorschweben, verarbeiten? Gibt es Einschränkungen, auf die Sie achten sollten?

Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

Seien wir ehrlich: Wenn Ihr Team die Software verwirrend findet, wird es sie nicht nutzen. Und wenn sie sie nicht nutzen, spielt es keine Rolle, wie leistungsfähig sie ist.

Wie intuitiv ist es?

Benutzerfreundlichkeit ist nicht verhandelbar. Achten Sie während der Demo darauf, wie einfach es ist, ein Angebot zu erstellen, Preise anzupassen oder Berichte abzurufen. Wenn mehrere Klicks erforderlich sind, um eine einfache Aufgabe auszuführen, ist das ein Warnsignal.

Denken Sie an Ihr Vertriebsteam. Sind sie technisch versiert, oder bevorzugen sie einfache, unkomplizierte Tools? Wählen Sie eine CPQ, die ihrem Kenntnisstand entspricht.

Welche Schulungs- und Unterstützungsmöglichkeiten gibt es?

Unabhängig davon, wie intuitiv die Software ist, wird es immer eine Lernkurve geben. Fragen Sie den Anbieter, welche Art von Schulung er anbietet. Bietet er Video-Tutorials an? Live-Unterstützung? Schulungen vor Ort?

Informieren Sie sich auch darüber, was passiert, wenn Sie später Probleme bekommen. Ist der Support im Preis inbegriffen, oder müssen Sie dafür extra bezahlen?

Skalierbarkeit und Flexibilität

Ihr Unternehmen wird nicht ewig gleich bleiben. Die CPQ, für die Sie sich entscheiden, sollte in der Lage sein, sich an das Wachstum Ihres Unternehmens anzupassen.

Kann sie das Wachstum bewältigen?

Wenn Ihr Umsatzvolumen steigt, steigen auch die Anforderungen an Ihre CPQ. Erkundigen Sie sich beim Anbieter, wie sich seine Software bei der Skalierung verhält. Wird sie langsamer, wenn sich die Größe Ihres Teams verdoppelt?

Sie sollten sich auch nach System-Updates erkundigen. Einige Anbieter veröffentlichen regelmäßig Updates, um die Leistung zu verbessern oder neue Funktionen hinzuzufügen, andere hingegen nicht.

Unterstützt sie die Globalisierung?

Wenn Sie planen, international zu expandieren, ist dies von entscheidender Bedeutung. Eine CPQ, die in einem Land perfekt funktioniert, kann in einem anderen auseinanderfallen. Achten Sie auf Funktionen wie:

  • Unterstützung für mehrere Währungen
  • Steuerberechnungen für verschiedene Regionen
  • Lokalisierung für verschiedene Sprachen

Preisgestaltung und ROI

Lassen Sie uns über Zahlen sprechen. Eine CPQ ist eine Investition, und wie bei jeder Investition müssen Sie wissen, wofür Sie zahlen und was Sie dafür bekommen. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Aufkleberpreis - er ist oft nur die Spitze des Eisbergs.

Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten?

Die Anfangskosten mögen verlockend erscheinen, aber es ist wichtig, genauer hinzuschauen. Neben der anfänglichen Lizenzgebühr gibt es oft noch weitere Kosten zu berücksichtigen:

  • Einrichtungs- und Durchführungsgebühren
  • Kosten für die Anpassung
  • Laufende Support- oder Wartungsgebühren

Verlangen Sie eine detaillierte Aufschlüsselung aller Kosten. So können Sie Überraschungen vermeiden und Lösungen besser vergleichen. Denken Sie daran, dass die billigste Lösung auf lange Sicht teurer sein kann, wenn sie nicht effizient ist oder ständige Fehlersuche erfordert.

Wie wird der ROI nachgewiesen?

Letztendlich soll eine CPQ Ihr Unternehmen effizienter und rentabler machen. Aber wie?

  • Schnellere Angebotserstellung: Verringert sich die Zeit, die Ihr Vertriebsteam mit der Erstellung von Angeboten verbringt? Eine wöchentliche Zeitersparnis kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
  • Erhöhter Geschäftsumfang: Ermöglicht es Upselling und Cross-Selling und steigert so Ihren Umsatz pro Transaktion?
  • Weniger Fehler: Fehler bei der Angebotserstellung können zu kostspieligen Fehlern und unzufriedenen Kunden führen. Eine CPQ sollte Ihnen helfen, diese Risiken zu vermeiden.

Bitten Sie den Anbieter um Fallstudien oder Erfolgsgeschichten von Unternehmen, die mit Ihrem Unternehmen vergleichbar sind. Konkrete Kennzahlen wie eine 30-prozentige Verkürzung der Angebotserstellung oder eine 20-prozentige Steigerung des Geschäftsvolumens vermitteln Ihnen ein klareres Bild von der potenziellen Investitionsrendite.

Unterstützung und Zuverlässigkeit des Anbieters

Wenn Sie in eine CPQ-Lösung investieren, kaufen Sie nicht einfach nur eine Software, sondern gehen eine langfristige Partnerschaft ein. Das Maß an Support und Zuverlässigkeit, das ein Anbieter bietet, kann über Ihre Erfahrungen entscheiden.

Welche Art von Unterstützung ist verfügbar?

Die Support-Optionen sind von Anbieter zu Anbieter sehr unterschiedlich, daher ist es wichtig, dass Sie wissen, was Sie bekommen. Hier sind ein paar Fragen, die Sie stellen sollten:

  • Ist der Support rund um die Uhr oder nur während der Geschäftszeiten verfügbar? Wenn Ihr Team über Zeitzonen hinweg arbeitet, kann ein Rund-um-die-Uhr-Support entscheidend sein.
  • Welche Supportkanäle werden angeboten? Einige Anbieter bieten Live-Chat, E-Mail- oder Telefon-Support, während andere nur ein Help-Center oder ein Ticket-System zur Verfügung stellen.
  • Wie lange ist die typische Reaktionszeit? Erkundigen Sie sich nach der durchschnittlichen Zeit, die der Anbieter für die Lösung von Problemen benötigt. Schnelle Antworten können Ihnen eine Menge Kopfzerbrechen ersparen.

Erkundigen Sie sich auch, ob der Support im Preis inbegriffen ist oder ob er eine zusätzliche Gebühr erfordert. Premium-Support-Pakete können erhebliche Kosten verursachen, daher ist es wichtig zu wissen, was alles abgedeckt ist.

Hat der Anbieter eine Erfolgsbilanz?

Erfahrung ist wichtig. Ein Anbieter mit jahrelanger Erfahrung und einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz liefert mit größerer Wahrscheinlichkeit ein zuverlässiges Produkt und einen hervorragenden Service. Suchen Sie nach Anbietern, die:

  • mit Unternehmen in Ihrer Branche gearbeitet haben
  • Bieten Sie Fallstudien oder Erfahrungsberichte von zufriedenen Kunden an.
  • sind bereit, Sie mit Referenzen zu verbinden

Wenden Sie sich nach Möglichkeit an andere Kunden. Fragen Sie sie nach ihren Erfahrungen mit dem Anbieter. Wurde die Software pünktlich geliefert? Wurden Probleme schnell gelöst? Hat der Anbieter seine Versprechen gehalten?

Ein wenig Sorgfalt kann Ihnen im Nachhinein viel Ärger ersparen.

Sicherheit und Compliance

Ihre CPQ speichert sensible Daten wie Preismodelle, Kundeninformationen und finanzielle Details. Daher hat die Sicherheit höchste Priorität. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihre Daten kompromittiert werden oder dass Ihr Unternehmen wegen Nichteinhaltung von Vorschriften mit Geldstrafen belegt wird.

Wie sieht es mit der Datensicherheit aus?

Fragen Sie den Anbieter nach seinen Sicherheitsprotokollen. Hier sind ein paar wichtige Merkmale, auf die Sie achten sollten:

  • Verschlüsselung: Die Daten sollten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass selbst wenn jemand Ihre Daten abfängt, er sie nicht lesen kann.
  • Zugangskontrollen: Können Sie einschränken, wer Zugriff auf sensible Informationen hat? Rollenbasierte Berechtigungen sind ein Muss für die Aufrechterhaltung der Sicherheit.
  • Regelmäßige Sicherheitsprüfungen: Führt der Anbieter regelmäßige Audits durch, um Schwachstellen zu erkennen und zu beheben?

Erkundigen Sie sich auch nach dem Notfallwiederherstellungsplan des Unternehmens. Wie schnell können sie Ihre Daten wiederherstellen, wenn ihre Server ausfallen oder gehackt werden? Ein stabiles Sicherungssystem ist unerlässlich.

Ist es mit den Vorschriften konform?

Je nach Branche und Standort gibt es möglicherweise bestimmte Vorschriften, die Ihr CPQ einhalten muss. Zum Beispiel:

  • GDPR: Wenn Sie Daten von EU-Kunden verarbeiten, muss die Software der Allgemeinen Datenschutzverordnung entsprechen.
  • CCPA: Unternehmen, die in Kalifornien tätig sind, müssen die Anforderungen des California Consumer Privacy Act erfüllen.
  • Branchenspezifische Vorschriften: Wenn Sie im Gesundheitswesen, im Finanzwesen oder in einer anderen regulierten Branche tätig sind, stellen Sie sicher, dass die CPQ die erforderlichen Standards einhält.

Fordern Sie den Anbieter auf, die Einhaltung der Vorschriften zu dokumentieren. Es reicht nicht aus, wenn sie sagen, dass sie die Vorschriften einhalten - Sie brauchen Beweise.

Die Quintessenz? Sicherheit und Compliance sind nicht optional. Sie sind nicht verhandelbar und schützen Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Ihren Ruf.

Ihre nächsten Schritte auf dem Weg zur perfekten CPQ

Bei der Wahl der richtigen CPQ-Lösung geht es nicht nur darum, bestimmte Kriterien zu erfüllen, sondern auch darum, ein Tool zu finden, das zu Ihrem Unternehmen passt wie angegossen. Indem Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie die Stärken und Schwächen der einzelnen Optionen aufdecken und kostspielige Fehler vermeiden.

Jetzt, da Sie mit dem richtigen Wissen ausgestattet sind, sollten Sie Folgendes tun:

  1. Erstellen Sie eine Checkliste mit Ihren Must-haves: Beginnen Sie mit den Fragen, die in diesem Leitfaden aufgeführt sind. Konzentrieren Sie sich auf die besonderen Bedürfnisse und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens.
  2. Nehmen Sie Anbieter in die engere Auswahl, die Ihren Anforderungen entsprechen: Suchen Sie nach CPQ-Anbietern mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz in Ihrer Branche.
  3. Planen Sie Demos und stellen Sie die schwierigen Fragen: Scheuen Sie sich nicht, während des Evaluierungsprozesses in die Tiefe zu gehen. Ein guter Anbieter wird transparent sein und gerne zeigen, wie seine Lösung für Ihr Unternehmen funktioniert.
  4. Vergleichen Sie Kosten und ROI sorgfältig: Denken Sie daran, dass die billigste Option nicht immer die beste ist. Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten und den Wert, den Sie in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Umsatzsteigerung erzielen.

Die Entscheidung ist nicht einfach, aber mit dem richtigen Ansatz werden Sie eine CPQ finden, die Ihren Vertriebsprozess vereinfacht, Ihr Team unterstützt und Ihr Wachstum fördert. Nehmen Sie sich Zeit, stellen Sie die richtigen Fragen, und treffen Sie die Entscheidung, die für Ihr Unternehmen heute - und in Zukunft - am besten ist.

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