Best Practices für die Integration von CPQ-Software mit ERP-Systemen

CPQ-Software (Configure, Price, Quote) rationalisiert den Vertriebsprozess durch die automatische Erstellung von präzisen Produktkonfigurationen, Preisen und Angeboten. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) verwalten und integrieren zentrale Geschäftsprozesse, einschließlich Finanzen, Lieferkette und Betrieb, und bieten eine einheitliche Ansicht der Geschäftsdatenaktivitäten.

Um ordnungsgemäß zu funktionieren, ist CPQ auf genaue Informationen über mögliche Produktkonfigurationen und -bündel, Preisregeln, Bestandsverfügbarkeit, Lieferbarkeit und Kundendaten angewiesen. Auch das ERP-System benötigt diese Informationen, ebenso wie Auftragsdaten für die Abwicklung, die Preishistorie und Genehmigungsworkflows für Rechnungen und Zahlungen.

TL;DR: Sie müssen zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Verkaufs- und Auftragsabwicklungsprozess zu gewährleisten.

In diesem Artikel erläutere ich meine Best Practices für die CPQ-ERP-Integration und zeige, wie man den Prozess für maximale Effizienz und Genauigkeit optimiert.

Vorteile der CPQ-ERP-Integration zur Optimierung des Angebots-zu-Auftrags-Prozesses

Funktional gesehen funktioniert die Softwareintegration durch den Austausch von Daten zwischen zwei (oder mehr) miteinander verbundenen Systemen, die unterschiedliche Funktionen erfüllen. Ziel ist es, eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen und die Übergabe zwischen Informationen und Prozessen nahtlos und effizient zu gestalten.

Die Integration von CPQ und ERP ist nicht anders. Wenn CPQ- und ERP-Systeme miteinander kommunizieren, bieten sie eine zentrale Plattform für die Erfassung von Kundenauftragsdetails, die Verwaltung von Produkt- und Preisinformationen und die Sicherstellung einer genauen Auftragsabwicklung.

Durch die Integration von CPQ mit ERP können Sie die folgenden Vorteile für Ihr Unternehmen erzielen:

• Schnellere und genauere Angebote, ohne doppelte Dateneingabe
• Verbesserte Auftragsgenauigkeit und Vertriebseffizienz
• Verbessertes Einkaufserlebnis mit präzisen Preisen und fehlerfreier Produktkonfiguration
• Echtzeittransparenz von Lagerbeständen und Verfügbarkeit für eine bessere Entscheidungsfindung
• Bessere Bestandsverwaltung und Prognosen durch Datensynchronisation zwischen CPQ- und ERP-Systemen
• Optimierter Auftragsabwicklungsprozess, von der Angebotserstellung über die Rechnungsstellung bis zur Bezahlung
• Schnellere Angebots-zu-Cash-Zyklen durch Abschaffung manueller Prozesse

Wenn Sie es in Ihre Website oder Ihr Kundenportal integrieren, ermöglicht es auch die Selbstbedienung von Bestellungen. Da beide Seiten Bestellinformationen austauschen können, ohne dass ein Vertriebsmitarbeiter eingreifen muss, entfällt die manuelle Eingabe und Bearbeitung von Bestellungen. Die Kunden können bei Bedarf über einen nahtlosen Prozess nachbestellen. In Anbetracht der Tatsache, dass rund 87 % der B2B-Käufer Selbstbedienungsbestellungen bevorzugen, verschafft Ihnen dies einen Wettbewerbsvorteil.

Bewährte Verfahren für die CPQ-ERP-Integration

Unabhängig davon, ob Sie die Leistungsfähigkeit von CPQ für die Fertigung, den Vertrieb oder eine andere Branche nutzen möchten, gibt es einige wichtige Faustregeln, die Sie für eine erfolgreiche CPQ-ERP-Integration beachten sollten.

Lassen Sie uns eintauchen.

1. Planung und Scoping

In der ersten Planungs- und Scoping-Phase des Integrationsprozesses müssen Sie eine solide Grundlage für das Projekt schaffen.

Ihr erster (und wichtigster) Schritt besteht darin, die Ziele der Integration klar zu umreißen, z. B. die Verbesserung der Datengenauigkeit, die Verringerung von Fehlern und die Steigerung der Effizienz von Vertrieb und Auftragsabwicklung. Definieren Sie, welche Datenelemente integriert werden sollen (z. B. Produkte, Preisstrategien, Kunden), die erwarteten Ergebnisse, ein Budget und den Zeitplan für die Fertigstellung.

Bestimmen Sie dann die internen und externen Stakeholder, die an dem Projekt beteiligt sind. Im Allgemeinen umfasst ein CPQ-Implementierungsteam Vertreter aus den Abteilungen Vertrieb, Finanzen, IT und Kundendienst. Ein ERP-Implementierungsteam kann auch Vertreter aus anderen Abteilungen umfassen, z. B. aus der Lieferkette und dem Betrieb.

Bevor Sie sich an die Arbeit machen, sollten Sie eine gründliche Analyse Ihrer bestehenden Systeme und Prozesse durchführen, um mögliche Hindernisse im Integrationsprozess zu ermitteln. So können Sie Kompatibilitätsprobleme vorhersehen und beheben, bevor sie zu großen Problemen werden.

2. Systembewertung

Sobald Sie Ihre Ziele und internen Ressourcen festgelegt haben, müssen Sie sich mit den technischen Spezifikationen von CPQ- und ERP-Systemen befassen, um sicherzustellen, dass sie nahtlos zusammenarbeiten können. Dazu gehört die Bewertung der Softwareversionen, der zugrunde liegenden Technologien und der unterstützten Integrationsmethoden (z. B. APIs).

Prüfen Sie, ob die CPQ- und ERP-Systeme gemeinsame Integrations-Frameworks oder -Tools unterstützen. Suchen Sie nach integrierten Konnektoren oder Integrationsplattformen von Drittanbietern, die einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Systemen ermöglichen.

Um Probleme mit der Datenqualität zu erkennen, führen Sie eine umfassende Bewertung Ihrer aktuellen Systeme durch. Suchen Sie nach allgemeinen Datenproblemen wie Duplikaten, unvollständigen Datensätzen, veralteten Informationen und Inkonsistenzen. Verwenden Sie Tools zur Erstellung von Datenprofilen, um die Genauigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz von Daten zu analysieren.

3. Datenabbildung und Integrationsstrategie

Erstellen Sie anhand Ihrer vorbereiteten Übersicht über alle Datenpunkte, die Sie miteinander verbinden möchten (insbesondere Produkt-, Preis- und Kundendaten), eine detaillierte Karte der Dateneinheiten und Felder, die sowohl in CPQ- als auch in ERP-Systemen verwendet werden.

Identifizieren Sie sich überschneidende Datenpunkte wie Kundeninformationen, Produktdetails, Preismodelle und Auftragsdaten. Vergleichen Sie bei der Auswahl einer CPQ-Software und beim Kauf eines ERP-Systems die Datenmodelle beider Systeme, um ihre Strukturen und Beziehungen zu verstehen. Auf diese Weise kennen Sie alle Unterschiede, die bei der Integration abgeglichen werden müssen.

Entwickeln Sie dann detaillierte Datenzuordnungsregeln, die festlegen, wie die Datenfelder im CPQ-System denen im ERP-System entsprechen. Fügen Sie Transformationsregeln für alle erforderlichen Datenumwandlungen hinzu, wie z. B. Einheitenumwandlungen, Datumsformate oder Code-Zuordnungen.

Schließlich sollten Sie das Datenvolumen und die Komplexität Ihres Unternehmens bewerten. Für große Datenmengen oder komplexe Integrationsszenarien sind möglicherweise robuste Methoden wie Middleware erforderlich. In den meisten Fällen bieten APIs die Vorteile von Echtzeit-Datenaustausch, Flexibilität und Skalierbarkeit.

Wichtiger Hinweis: Wählen Sie Integrationsmethoden und -tools, die sich mit steigenden Anforderungen skalieren lassen. Auf diese Weise müssen Sie Ihr aktuelles technisches System nicht durch ein leistungsfähigeres ersetzen, wenn Sie Ihr Unternehmen über einen bestimmten Punkt hinaus ausbauen.

4. Erprobung und Einsatz

Wenn Sie die Effektivität von CPQ- und ERP-Software gemeinsam bewerten, verwenden Sie Testszenarien, die alle Aspekte der integrierten Systeme abdecken, einschließlich Datenfluss, Funktionalität und Leistung. Berücksichtigen Sie typische Anwendungsfälle, Grenzfälle und Fehlerszenarien während des gesamten Angebotsprozesses und Auftragsabwicklungszyklus.

Nächste:

• Ermöglichen Sie es den Endbenutzern, die integrierten Systeme in einer kontrollierten Umgebung zu testen. Sammeln Sie Feedback zu Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Leistung, um sicherzustellen, dass die Integration den Geschäftsanforderungen entspricht.
• Nutzen Sie das Feedback aus den Benutzerakzeptanztests, um alle von den Benutzern aufgeworfenen Probleme oder Bedenken zu erkennen und zu lösen.
• Bewerten Sie, wie das integrierte System unter hoher Belastung funktioniert (Lasttests). Testen Sie die Systemstabilität, Reaktionszeiten und Leistungsengpässe, um sicherzustellen, dass das System Spitzenbelastungen bewältigen kann.

Führen Sie vor der vollständigen Implementierung Pilotintegrationen mit einer Teilmenge von Daten durch, um die Kompatibilität zu testen und eventuelle Probleme zu erkennen. Testen Sie den gesamten Integrationsfluss von CPQ zu ERP und umgekehrt. Stellen Sie sicher, dass Sie realistische Daten und Szenarien verwenden, um die tatsächlichen Geschäftsabläufe zu simulieren.

Erwägen Sie eine schrittweise Einführung der Integration, beginnend mit einer Pilotphase mit einer kleinen Gruppe von Benutzern und Daten. Je nach Erfolg und Feedback aus der Pilotphase sollten Sie dann schrittweise zur vollständigen Einführung übergehen. Planen Sie die Einführung in Zeiten geringer Geschäftsaktivität, um Störungen zu minimieren.

5. Veränderungsmanagement

Die Benutzerakzeptanz ist ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der CPQ-ERP-Integration. Um eine reibungslose Benutzerakzeptanz zu ermöglichen, sollten Sie einen Übergangsplan erstellen und den Benutzern eine angemessene Schulung für die Verwendung des integrierten Systems anbieten.

Führen Sie zunächst eine Ermittlung des Schulungsbedarfs durch, um die spezifischen Fähigkeiten und Wissenslücken der Mitarbeiter zu ermitteln. Nutzen Sie die Ergebnisse, um Schulungsmaterialien zu entwickeln, und verwenden Sie diese Materialien, um die Vorteile der Integration zu demonstrieren, wie z. B. Zeitersparnis, Fehlerreduzierung und verbesserte Datengenauigkeit.

Um den Erfolg zu beschleunigen, können Sie praktische Schulungen anbieten, bei denen die Mitarbeiter die Verwendung des neuen Systems in einer kontrollierten Umgebung üben können. Sie können auch Workshops und Webinare veranstalten, um detaillierte Demonstrationen zu geben, alle Fragen der Mitarbeiter zu beantworten und ihnen beizubringen, wie sie den größten Nutzen aus dem System ziehen können.

Die meisten CPQ- und ERP-Anbieter bieten Schulungsprogramme und Ressourcen an, die bei der Umstellung helfen. Je nachdem, wie groß Ihre Investition in diese Systeme ist (d. h. wie groß Ihr Unternehmen ist), kann dies Schulungen vor Ort, Online-Kurse und sogar spezielle Support-Teams umfassen.

6. Überwachung und Wartung

Sobald der Implementierungsprozess abgeschlossen ist, sollten Sie Überwachungstools einsetzen, mit denen Sie die Leistung der Integration in Echtzeit verfolgen können. Tools wie Splunk, New Relic oder Dynatrace können detaillierte Einblicke in die Systemleistung, den Datenfluss und potenzielle Engpässe liefern.

Erstellen Sie Dashboards, die KPIs für die Integration anzeigen. Sehen Sie sich Datenübertragungsraten, Fehlerraten, Systemreaktionszeiten und den allgemeinen Systemzustand an. Nutzen Sie diese Informationen, um Probleme proaktiv zu erkennen und zu beheben, bevor sie den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.

Bei laufenden Verbesserungen und regelmäßiger Wartung dürfen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Da sie es sind, die das integrierte System tagtäglich nutzen, sollten sie die wichtigste Informationsquelle dafür sein, ob Ihre Implementierungsstrategie tatsächlich erfolgreich war.

Sie sollten jedoch auch selbst die Datenqualität überwachen und regelmäßige Datenabgleiche zwischen CPQ- und ERP-Systemen durchführen.

Beispiele für CPQ-Plattformen mit ERP-Integrationen

Es gibt zwar Hunderte verschiedener CPQ-Plattformen, aber nicht alle sind für die Integration in den ERP-Workflow konzipiert. Es gibt auch CPQs, die speziell für bestimmte Branchen entwickelt wurden, z. B. Hightech und SaaS, Gesundheitswesen und medizinische Geräte oder Fertigung.

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über einige der besten CPQ-Plattformen, die sich in ERP-Systeme integrieren lassen, und darüber, mit welchen ERP-Systemen sie zusammenarbeiten und für welche Art von Unternehmen sie sich am besten eignen:

Salesforce CPQ

Salesforce CPQ ist eines der bekanntesten Produktkonfigurations- und Angebotstools auf dem Markt. Es handelt sich um ein cloudbasiertes SaaS-Tool, das von Salesforce speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die Salesforce CRM verwenden.

Die wichtigsten Integrationen sind:

• SAP S/4HANA
• Oracle E-Business Suite
• Microsoft Dynamics 365
• Sage Intacct

Salesforce verfolgt einen traditionellen Ansatz für die Konfigurations- und Angebotsprozesse, was es zu einer fantastischen Option für Teams macht, die bereits mit Salesforce Sales and Marketing Cloud arbeiten. Die Benutzerakzeptanz ist im Allgemeinen schneller, da sie bereits mit der gleichen Benutzeroberfläche vertraut sind.

Oracle CPQ Wolke

Wie in vielen anderen Bereichen der Unternehmenssoftware bietet Oracle auch in diesem Bereich ein leistungsstarkes Tool an. Oracle CPQ Cloud ist ein SaaS-Produkt, das mit praktisch jedem ERP auf dem Markt zusammenarbeitet, darunter 20 der bekanntesten Unternehmen der Welt.

Zu seinen besten Integrationen gehören:

• Oracle E-Business Suite (für die Verwaltung des gesamten Verkaufszyklus und des Angebots-zu-Kassen-Prozesses)
• Oracle NetSuite (für die Verwaltung von Vertrieb, Finanzen und Betrieb)
• JD Edwards EnterpriseOne (für Fertigung, Vertrieb und anlagenintensive Branchen)
• SAP ERP
• Microsoft Dynamics 365

Neben der reinen ERP-Integration arbeitet Oracle CPQ auch gut mit verschiedenen CRMs, Preisgestaltungs- und Abrechnungslösungen sowie Vertriebssystemen (zusätzlich zum eigenen System) zusammen. Dies macht es zu einer großartigen Wahl für mittlere bis große Unternehmen, die ihren Technologie-Stack auf nur wenige Anbieter konsolidieren möchten.

SAP CPQ

SAP CPQ ist eng mit SAP-ERP-Systemen integriert und bietet eine einheitliche Plattform für die Verwaltung komplexer Produktkonfigurationen, Preisgestaltung und Angebotsprozesse.

Die tiefe Integration mit SAP S/4HANA ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss und Echtzeit-Updates, was die Verwaltung komplexer Produkte und dynamischer Preisstrategien erleichtert. Und mit der Integration von SAP ERP ECC (Enterprise Central Component) haben Anwender Zugriff auf umfassende Funktionen für die Auftragsverwaltung, einschließlich genauer Preisgestaltung, Verfügbarkeitsprüfung und Auftragsabwicklung.

Es lässt sich zwar auch mit Drittanbietern wie NetSuite und Dynamics 365 integrieren, aber Funktionen wie Datenvisualisierung in Echtzeit und erweiterte Variantenkonfiguration machen es zur ersten Wahl für Unternehmen, die SAP-Systeme verwenden.

Configure One CPQ

Configure One ist eine CPQ-Software für Unternehmen und diskrete Hersteller, Großgerätehersteller und Ingenieure. Es bietet umfangreiche Funktionen für die Handhabung komplexer Konfigurationen, Preise und Angebotsprozesse.

Die Produktkonfigurationsdetails aus Configure One CPQ fließen in Ihr ERP-System ein und sorgen für präzise Stücklisten, die jederzeit die Kundenanforderungen widerspiegeln. Mit der Integrations-API des Systems kann es mit jedem ERP-, PLM- und CRM-System verbunden werden.

Es unterstützt auch E-Commerce und Kundenselbstbedienung - Käufer können Produkte gemäß der Echtzeit-Produktverfügbarkeit und den Preisregeln Ihres ERP und CPQ anpassen. Sie sehen sofort einen genauen Preis. So steigern Sie den Umsatz und die Effizienz und bieten Ihren Kunden ein reibungsloseres Einkaufserlebnis. 

Conga CPQ (ehemals Apttus)

Conga CPQ ist bekannt für seine nahtlose Integration mit einer Vielzahl von ERP-Systemen, die es Unternehmen ermöglicht, die Preisgestaltung, die Angebotserstellung und das Vertragsmanagement zu automatisieren und gleichzeitig die Datenkonsistenz über verschiedene Plattformen hinweg zu gewährleisten.

Wenn Ihr Team mit Salesforce arbeitet, können Sie Conga CPQ über AppExchange erwerben. Da es auf der Salesforce-Plattform aufbaut, bietet es eine einfache Konfiguration und Anpassung durch Klicks oder Code. Darüber hinaus lässt es sich gut mit ERP-Produkten integrieren, die sich gut in das Salesforce-Ökosystem einfügen.

Vendavo CPQ

Vendavo CPQ ist eine Plattform, die sich in das ERP-System großer Hersteller und Distributoren integrieren lässt, sowie eine CRM-Integration mit den meisten Top-Anbietern. Geführtes Verkaufen und regelbasierte Empfehlungen helfen Ihrem Vertriebsteam, die richtigen Produkte und Dienstleistungen den richtigen Kunden zum richtigen Preis anzubieten.

Da es sich bei Vendavo um eine Cloud-basierte Lösung handelt, lässt sie sich gut mit anderer Software wie Salesforce CRM, Oracle EBS (und anderen ERP-Systemen), Microsoft Dynamics 365/CRM, etc. integrieren. Sie unterstützt auch die direkte Integration mit E-Commerce-Plattformen, was ein großes Plus für Unternehmen ist, die ihre Online-Vertriebskanäle erweitern möchten.

Infor CPQ

Infor CPQ ist eine CPQ-Lösung für die Fertigung, die perfekt mit der eigenen ERP-Plattform zusammenarbeitet. Es lässt sich jedoch auch über API-Konnektoren und benutzerdefinierte Kodierung in Dynamics und mehrere andere führende Drittanbieterprodukte integrieren.

Seine Funktionen - wie 2D-, 3D- und Augmented-Reality-Konfiguration, Spezifizierung, Angebotserstellung, Bestellung und Stücklistenerstellung, CAD-Automatisierung und umfangreiche Anpassungsoptionen - rationalisieren die Übergabe zwischen Entwicklung, Marketing, Vertrieb und Fertigung für Anbieter von kundenspezifischen Produkten.

Experlogix CPQ

Experlogix CPQ ermöglicht Vertriebsmitarbeitern, Angebote für Kunden in Salesforce und Microsoft Dynamics CRM und 365 Sales zu erstellen. Anschließend werden sie über die ERP-Integration an die Produktion weitergeleitet, um einen vollständig rationalisierten Angebotserstellungsprozess zu ermöglichen.

Funktionen wie 2D- und 3D-Bildcompositing, automatische Stücklistenerstellung sowie Preisfindung und Rabattierung in Echtzeit machen Experlogix zu einer fantastischen Option für Auftragsfertiger und andere Unternehmen, die komplexe Produkte verkaufen.

Entschärfung potenzieller Herausforderungen bei der CPQ-ERP-Integration

Sehen wir uns einige der Herausforderungen an, die bei der Integration von CPQ- und ERP-Systemen auftreten können, und wie man sie entschärfen kann.

Dateninkonsistenzen

Eine der größten Herausforderungen bei der CPQ-ERP-Integration ist die Gewährleistung der Datenkonsistenz zwischen den Systemen. Unstimmigkeiten bei Produktdaten, Preisen und Kundeninformationen können zu Fehlern und Ineffizienzen führen.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie vor und während der Integration robuste Datenvalidierungs- und Bereinigungsprozesse implementieren. Legen Sie klare Data-Governance-Richtlinien fest und verwenden Sie automatisierte Tools zur Synchronisierung und Validierung von Daten in Echtzeit.

2. Komplexität der Integration

Vor allem, wenn Sie eine groß angelegte CPQ-ERP-Implementierung in Erwägung ziehen, ist die Integration der beiden Systeme äußerst kompliziert. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie unterschiedliche Datenmodelle und Architekturen verwenden. Natürlich kann diese Komplexität zu Verzögerungen und erhöhten Kosten führen.

Es ist immer empfehlenswert, Integrationswerkzeuge und -methoden zu wählen, die auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt sind, wie APIs oder Middleware-Lösungen. Ziehen Sie erfahrene Integrationspartner hinzu, um einen reibungslosen und effizienten Prozess zu gewährleisten.

3. Ausfallzeiten und Störungen des Systems

Während des Integrationsprozesses besteht das Risiko von Systemausfällen, die den laufenden Geschäftsbetrieb stören können.

Am besten ist es, einen stufenweisen Einführungsplan zu entwickeln, um Störungen zu minimieren. Planen Sie Integrationsaufgaben außerhalb der Hauptgeschäftszeiten und stellen Sie sicher, dass für den Fall von Problemen ein robuster Rollback-Plan vorhanden ist.

4. Benutzerakzeptanz und Schulung

Die Mitarbeiter können sich der Annahme des neuen integrierten Systems widersetzen, weil sie damit nicht vertraut sind oder es als zu komplex empfinden.

Erstellen Sie ein umfassendes Schulungsprogramm und beziehen Sie die Endnutzer frühzeitig in den Prozess ein. Und setzen Sie Change Champions ein, um die Vorteile des neuen Systems zu fördern und kontinuierliche Unterstützung und Schulungsressourcen bereitzustellen.

5. Sicherheit und Konformität

Durch die Integration von zwei Systemen können Daten Sicherheitslücken und Compliance-Risiken ausgesetzt werden. So können beispielsweise sensible Kunden- oder Preisinformationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden, was das Risiko von Datenschutzverletzungen erhöht.

Um dies zu verhindern, sollten Sie sicherstellen, dass beide Systeme den Sicherheitsstandards der Branche und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Implementieren Sie robuste Sicherheitsprotokolle, wie z. B. Verschlüsselung und Zugangskontrollen, um sensible Daten zu schützen.

Trotz dieser Herausforderungen lassen sich durch die Integration von CPQ mit ERP die Effizienz des Unternehmens und das Kundenerlebnis erheblich verbessern. Weitere Tipps finden Sie in meinen Leitfaden für eine reibungslose CPQ-Implementierungoder lesen Sie unsere Bewertungen und Vergleiche die Ihnen helfen, die richtige Plattform für Ihr Unternehmen zu finden.