CPQ-Software (Configure, Price, Quote) gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihren gesamten Angebotsprozess zu rationalisieren. Alles, von der Produktauswahl und Preiskalkulation bis hin zu Angebotserstellung, Vertragsabschluss und Rechnungsstellung, erfolgt innerhalb Ihres CPQ-Systems.
Und der Übergang von On-Prem- zu Cloud-basierten Systemen hat moderne CPQ flexibel, skalierbar und, je nach System, unternehmenstauglich gemacht.
Aber wie jede Software birgt auch diese ernsthafte Sicherheitsrisiken. Bei so vielen sensiblen Daten über Kunden und ihre Transaktionen brauchen Sie ein CPQ-System, das vor Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen sicher ist.
In unserem heutigen Artikel erfahren Sie, was CPQ-Sicherheit bedeutet, warum Sie sich darum kümmern sollten und wie Sie Ihre Daten schützen können.
Verständnis der Datenrisiken bei CPQ-Lösungen
Um ein Produkt zu konfigurieren und ein Angebot zu erstellen, müssen Sie zunächst die persönlichen Daten des Kunden eingeben - Namen, Adressen und Unternehmensinformationen. Und wenn sie bereit sind zu kaufen, geben sie ihre Zahlungsinformationen und Kreditkartendaten in das System ein.
Um den gesamten Prozess zu rationalisieren, werden Sie es auch mit CRM und ERP integrieren, die beide auch Zugang zu Finanzdaten, Einkaufshistorie und Kundeninformationen haben werden.
Ihre CPQ-Lösung hat also Zugriff auf eine Vielzahl sensibler Daten aus internen und externen Quellen. Und wenn sie nicht geschützt sind, sind diese Daten anfällig für Cyberangriffe.
Was sind die Risiken, fragen Sie?
Unbefugter Zugang
Eines der größten Risiken für jede Art von System mit sensiblen Daten ist der unbefugte Zugriff. Wenn ein Hacker Zugang zu Ihrem CPQ-System erhält, kann er auf alle darin gespeicherten Daten zugreifen, was zu Identitätsdiebstahl oder Finanzbetrug führen kann.
Dies ist jedoch nicht nur ein Problem von Hackern. Es ist durchaus möglich (und üblich), dass Personen innerhalb des Unternehmens auf Daten zugreifen, für die sie nicht zuständig sind. Dies kann auf Nachlässigkeit, fehlende Kontrollen oder böswillige Absicht zurückzuführen sein.
Durchsickern von Unternehmensinformationen
Es sind nicht nur Kundeninformationen, die gefährdet sind. CPQ-Systeme enthalten oft auch vertrauliche Unternehmensinformationen, wie Preisstrategien, Produktkataloge und Verkaufsdaten. Wenn diese Informationen in die falschen Hände geraten, kann dies zu Wettbewerbsnachteilen und Umsatzeinbußen führen.
Selbst wenn Sie über solide Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Kundendaten verfügen, können auch die vertraulichen Informationen Ihres eigenen Unternehmens(z. B. Preisstrategien, Produktkataloge und Verkaufsdaten) gefährdet sein, wenn Unbefugte Zugriff darauf haben.
Datenschutzverletzungen und Compliance-Probleme
Datenschutzverletzungen können aus verschiedenen Gründen auftreten:
- Schwachstellen im System
- Menschliches Versagen
- Cyberangriffe
Laut dem IBM-Bericht "Cost of a Data Breach" aus dem Jahr 2024 kostet eine Datenschutzverletzung Unternehmen durchschnittlich 4,88 Millionen US-Dollar - ein Anstieg von 10 % gegenüber dem Vorjahr und der höchste jemals verzeichnete Wert.
Der Grund: Datenschutzverletzungen führen nicht nur zu Datenverlusten. Sie führen zu saftigen Geldstrafen, Rechtsstreitigkeiten und dem Verlust des Kundenvertrauens. Und wenn Ihr Unternehmen mit sensiblen Kundeninformationen (wie Gesundheits- oder Finanzdaten) zu tun hat, müssen Sie auch die Einhaltung von Vorschriften beachten.
Ganz zu schweigen davon, dass Sie, wenn die fraglichen Daten personenbezogene Daten enthalten, auch mit Problemen bei der Einhaltung von Gesetzen wie der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) oder dem kalifornischen Datenschutzgesetz (CCPA) konfrontiert werden könnten.
Malware-Angriffe
Es besteht immer die Möglichkeit, dass jemand in Ihrem Unternehmen versehentlich Malware herunterlädt oder dazu verleitet wird, einem Hacker Zugang zu gewähren. Es klingt unwahrscheinlich, aber es kommt tatsächlich häufig vor, dass sich Kriminelle als Mitarbeiter eines Unternehmens ausgeben und Informationen oder Zugang zu Systemen anfordern.
Nehmen wir den in Luxemburg ansässigen Kohlenstofflieferanten Orion SA. Das Unternehmen wurde von einem BEC-Angriff (Business Email Compromise) getroffen, der zu einem Verlust von ca. 60 Millionen Dollar führte. Und alles, was die Cyberkriminellen taten, war, einen Mitarbeiter dazu zu verleiten, mehrere Überweisungen auf betrügerische Konten vorzunehmen.
Wesentliche Datensicherheitsmaßnahmen für CPQ-Systeme
Da wir nun wissen, welche potenziellen Risiken mit CPQ-Systemen verbunden sind, müssen Sie unbedingt Maßnahmen ergreifen, um Ihre Daten zu schützen und die Sicherheit Ihres Systems zu gewährleisten. Hier sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können:
Zugangskontrollen
Jeder seriöse CPQ-Anbieter hat eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) in sein System integriert, die es Administratoren ermöglicht, den Zugriff auf bestimmte Informationen innerhalb des Systems zu beschränken.
Zum Beispiel:
- Vertriebsmitarbeiter können zwar Angebote erstellen und ändern, haben aber nur Zugriff auf den Produktkatalog und die Kundenprofile, die für ihre Region relevant sind.
- Preismanager haben Zugang zu fortschrittlichen Preismodellen und können Rabatte genehmigen, dürfen aber keine Kundendaten ändern.
- Mitarbeiter der Finanzabteilung können hochwertige Angebote prüfen und genehmigen, aber nicht erstellen oder ändern.
Dadurch werden die Benutzer auf die für ihre spezifischen Aufgaben erforderlichen Daten und Funktionen beschränkt.
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Administratoren können als Teil der Zugriffskontrollen eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA ) implementieren, die eine zusätzliche Schutzebene schafft, indem sie von den Benutzern verlangt, ihre Identität durch zusätzliche Faktoren wie ein Einmalpasswort oder einen Fingerabdruckscan zu verifizieren, bevor sie Zugriff erhalten.
Dies erschwert es erheblich, sich in das System Ihres Unternehmens einzuhacken, da es mehrere Formen der Identifizierung erfordert.
Verschlüsselung
Bei der Verschlüsselung werden Daten in einen Code umgewandelt, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern. Sie kann auf Daten im Ruhezustand (in Datenbanken gespeichert) oder auf Daten im Transit (auf dem Weg von einem System zum anderen) angewendet werden.
Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand
Die Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand bedeutet den Schutz inaktiver Daten, die auf einem Gerät oder Server gespeichert sind. Dazu gehören Dateien, Datenbanken und Backups.
Dies ist von entscheidender Bedeutung, da ruhende Daten durch Diebstahl oder Offenlegung gefährdet sind, wenn die zugrunde liegenden Systeme beeinträchtigt werden.
In einem CPQ-System stellt die Verschlüsselung gespeicherter Kundenverträge und Preisvereinbarungen sicher, dass selbst wenn ein Hacker oder unbefugter Mitarbeiter in die Datenbank eindringt, er die sensiblen Preisinformationen oder Verträge ohne den Entschlüsselungscode nicht einsehen kann.
Branchen wie das Gesundheits- und Finanzwesen verlangen die Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand, um GDPR, HIPAA oder PCI DSS zu erfüllen.
Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung
Die Daten werden von einem Ort zum anderen übertragen, z. B. zwischen dem Browser eines Benutzers und dem CPQ-System oder zwischen internen Systemen und Cloud-Servern.
Die Verschlüsselung schützt Daten auf dem Weg zwischen Systemen vor dem Abfangen durch Unbefugte und verringert so das Risiko des Abhörens oder Manipulierens. Außerdem gewährleistet sie die Integrität der Daten, indem sie sie vor unbefugten Änderungen schützt - jede Änderung auf dem Weg führt zu einer fehlgeschlagenen Entschlüsselung.
Wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter ein Angebot über Ihr CPQ-System an einen Kunden sendet, sorgt die TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) dafür, dass Ihre Angebotsdaten während des Übertragungsprozesses sicher sind und nicht von Angreifern abgefangen oder verändert werden können.
Datensicherung und -wiederherstellung
Was ist, wenn Ihren sensiblen Daten etwas zustößt?
Sie brauchen einen Ort, an dem Sie Ihre Preiskonfigurationen, Verträge und Kundendaten speichern können. Andernfalls kann eine Katastrophe, ein Hardwareausfall oder ein Cyberangriff zu schweren finanziellen und betrieblichen Rückschlägen führen.
Wenn Sie Ihre Daten regelmäßig sichern, haben Sie immer eine saubere, aktuelle Kopie, auf die Sie zurückgreifen können. Jedes der oben genannten Probleme können Sie mit minimaler Unterbrechung beheben. Außerdem helfen sie Ihnen, die Vorschriften zur Datenaufbewahrung einzuhalten.
Für geschäftskritische CPQ-Systeme sollten Sie einen Failover-Plan aufstellen, bei dem ein sekundäres System einspringen kann, falls das primäre System ausfällt. Dies könnte die Nutzung einer Cloud-basierten Instanz des CPQ-Systems beinhalten, die automatisch aktiviert wird, wenn das primäre System ausfällt.
Hinweis: Wenn Sie Ihre Daten sichern, stellen Sie sicher, dass sie sowohl während der Übertragung (wenn sie an eine Cloud oder einen entfernten Speicherort gesendet werden) als auch im Ruhezustand am Sicherungsort verschlüsselt sind.
Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
Denken Sie daran, dass keine einzelne Maßnahme vollständige Sicherheit garantiert. Sie müssen diese Maßnahmen durch eine angemessene Schulung ergänzen.
Viele Datenschutzverletzungen entstehen, weil Mitarbeiter versehentlich sensible Informationen preisgeben. Und diese sind alle vermeidbar.
Informieren Sie Ihre Teammitglieder über...
- Effizienter Umgang mit sensiblen Informationen
- Erkennen von Phishing-Versuchen und anderen Social-Engineering-Taktiken
- Sichere Nutzung des CPQ-Systems
- Erstellung sicherer, eindeutiger Passwörter
- Die Bedeutung regelmäßiger Software-Updates und Patches
Es ist auch hilfreich, eine kurze Liste mit bewährten Verfahren zu erstellen, auf die sie jederzeit zurückgreifen können.
Sicherheitsfunktionen, die jedes CPQ-System braucht
Wir haben dies bereits im vorigen Abschnitt ein wenig angesprochen, aber es lohnt sich, einige der kritischen Sicherheitsfunktionen hervorzuheben, die jedes CPQ-System bieten sollte.
Die folgenden Punkte sind nicht verhandelbar bei der Auswahl eines CPQ-Anbieters:
1. Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
RBAC stellt, wie bereits erwähnt, sicher, dass Mitarbeiter nur Zugriff auf die für ihre spezifischen Aufgaben erforderlichen Daten und Funktionen haben. Dadurch wird das Risiko der unbeabsichtigten Preisgabe oder des Missbrauchs sensibler Informationen erheblich verringert.
2. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)
Ihr CPQ-System sollte von jedem Benutzer, insbesondere von Administratoren, verlangen, dass er seine Identität anhand von mindestens zwei Faktoren verifiziert, bevor er Zugang erhält. Dies können ein Passwort, eine Sicherheitsfrage oder ein biometrischer Scan sein.
3. Datenverschlüsselung
Suchen Sie nach einem CPQ-System, das sowohl eine Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand als auch eine Verschlüsselung bei der Übertragung bietet. Achten Sie auf TLS 1.2 oder höher für Daten im Transit und AES 256-Bit-Verschlüsselung für Daten im Ruhezustand.
4. Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
Bei Penetrationstests versucht ein Experte, sich in Ihr System zu hacken. Er findet Schwachstellen und berichtet darüber, sobald sie auftauchen.
Wenn Sie einen Anbieter nach Sicherheitsmaßnahmen fragen, sollte er in der Lage sein, diese Tests konkret zu nennen, Ihnen zu sagen, wie oft er sie durchführt und wie die Logistik dahinter aussieht.
5. Sichere Datenspeicherung
Alle Ihre Daten sollten in einer sicheren Umgebung mit strengen Zugangskontrollen und regelmäßigen Sicherungsverfahren gespeichert werden. Erkundigen Sie sich bei einem potenziellen Anbieter, wo er seine Daten speichert, welche Sicherheitsprotokolle er einsetzt und (falls Sie in einem Gebiet mit strengen Gesetzen zum Datenaufenthalt tätig sind) ob er die Vorschriften Ihrer Branche einhält.
Denken Sie auch an Naturkatastrophen und andere Notfälle. Wo sind Ihre Daten gesichert und wie schnell können sie im Falle eines solchen Ereignisses wiederhergestellt werden?
6. Systeme zur Erkennung und Verhinderung von Eindringlingen (IDPS)
IDPS ist eine Art von Sicherheitssoftware, die nach bösartigen Aktivitäten in einem Netzwerk oder System sucht und verhindert, dass diese Schaden anrichten. Fragen Sie bei der Auswahl eines CPQ-Anbieters, ob er über ein IDPS zur Erkennung und Abwehr von Cyberangriffen verfügt.
7. Schutz vor Datenverlust (DLP)
Es sollte zusätzliche Leitplanken geben, die verhindern, dass Daten (versehentlich oder absichtlich) außerhalb Ihres Unternehmens weitergegeben werden.
DLP-Tools überwachen und verhindern, dass sensible Daten Ihr Netzwerk verlassen, sei es per E-Mail, Dateiübertragung oder auf anderem Wege. Sie markieren auch ungewöhnliche oder nicht autorisierte Zugriffsversuche.
8. Regelmäßige Software-Updates und Patches
Es ist unmöglich, dass ein Softwarehersteller weiß, wie oft er ein Update herausgeben muss, aber Sie sollten darauf achten, dass er in der Vergangenheit nachweislich Sicherheitslücken durch regelmäßige Updates geschlossen hat. Diese Informationen finden Sie in den Versionshinweisen des Anbieters (falls vorhanden) oder Sie können direkt danach fragen.
9. Reaktionsplan auf Vorfälle
Dies ist eher etwas, das Sie mit Ihrem Anbieter aushandeln müssen, vor allem, wenn Sie ein Großunternehmen sind.
Was passiert, wenn es eine Sicherheitsverletzung gibt? Wie werden sie damit umgehen? Wer ist während des Prozesses für was verantwortlich?
Es kann auch hilfreich sein, einen eigenen internen Plan für die Reaktion auf Zwischenfälle zu haben und sicherzustellen, dass er mit dem Plan Ihres Anbieters übereinstimmt. Auf diese Weise sind alle auf der gleichen Seite.
10. Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
Diese unterscheiden sich je nachdem, wo Sie geschäftlich tätig sind. Wenn Sie zum Beispiel in der Europäischen Union tätig sind, müssen Sie die GDPR einhalten. In den Vereinigten Staaten sind verschiedene bundesstaatliche und staatliche Vorschriften zu beachten, wie das kalifornische CCPA und das Gramm-Leach-Bliley-Gesetz (GLBA).
Auswahl einer sicheren CPQ-Lösung
Mit der Sicherheit ist nicht zu spaßen. Wenn Sie sie nicht ernst nehmen (oder Ihr CPQ-Anbieter nicht), hat das ernste Konsequenzen.
Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie den richtigen CPQ-Anbieter auswählen?
Bestimmen Sie zunächst die besonderen Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens. Welche Anforderungen müssen Sie an ein CPQ-System stellen, um sensible Daten zu schützen und die Vorschriften einzuhalten? Verwenden Sie dies als Checkliste, wenn Sie potenzielle Anbieter evaluieren.
Sobald Sie diese Fragen geklärt haben, können Sie sich nach Anbietern umsehen und Demos buchen. Denken Sie daran, spezifische Fragen zu den Sicherheitsfunktionen und -maßnahmen zu stellen. Sie können die obige Liste als Leitfaden verwenden.
Vereinfachen Sie den CPQ-Auswahlprozess mit Hilfe unserer umfassenden CPQ-Software-Bewertungen und Produktvergleiche. Neben den Sicherheitsaspekten gehen wir auch auf die Preise, Funktionen, Integrationen und den Kundensupport der einzelnen Anbieter ein, damit Sie sich ein umfassendes Bild davon machen können, was Sie bekommen.
Andrew ist ein professioneller Texter, der sich auf die Erstellung von Inhalten für Business-to-Business-Software (B2B) spezialisiert hat. Er recherchiert und verfasst Artikel, die seinen Lesern wertvolle Einblicke und Informationen bieten.