CRM-Software mit Angebotserstellung

Was ist eine CRM-Software mit Angebotserstellung?

CRM-Software mit Angebotserstellung ermöglicht es Vertriebsteams, personalisierte Angebote direkt in der CRM-Plattform zu erstellen, entweder über integrierte Funktionen oder eine native Integration. Dadurch werden Kundendaten und Angebotsdetails in einem System zentralisiert, was Fehler reduziert und den Bedarf an mehreren Systemen eliminiert.

Beispiele für CRM mit Erweiterungsmöglichkeiten für die Angebotserstellung sind:

• Salesforce Standard-Angebotsabgabe in der Sales Cloud
• Salesforce-eigene Angebotstools auf AppExchange 
• HubSpot beanstandet die kostenlose Angebotssoftware und Vorlagen von Hub
• Keap's CRM mit Angebotsverwaltung
• Zoho CRM, das Funktionen zur Angebotserstellung bietet
• Freshsales, das CRM mit integriertem CPQ bietet

Während die meisten CRM-Softwareplattformen mit Konfigurations-, Preis- und Angebotssystemen (CPQ ) integriert sind, bedeutet CRM mit Angebotserstellung, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter in derselben Benutzeroberfläche arbeiten. Von dem Moment an, in dem ein Lead eingeht, bis hin zum endgültigen Angebot und Vertrag wird alles erledigt, ohne dass die Bildschirme gewechselt oder Daten von einem System zum anderen verschoben werden müssen.

Synonyme

• CRM mit Angebotserstellung
• Angebotssoftware in CRM

Wie Quoting den Wert von CRM-Software steigert

Wenn es um Strategie, Prozesse und Kultur geht, berichten etwa 9 von 10 Vertriebs- und Marketingfachleuten von einer fehlenden Abstimmung. Der Zendesk-Bericht zu den Kundenerlebnistrends 2023 ergab, dass nur 22 % der Führungskräfte der Meinung sind, dass sie Daten gut austauschen.

Das ist ein großes Problem, wenn es um die Angebotserstellung geht. Abteilungen außerhalb des Vertriebs, wie Produkt-, Marketing- und Rechtsabteilung, spielen eine Rolle bei (a) der Erstellung, Verhandlung und Annahme von Angeboten oder (b) den Preis- und Produktregeln, die die Angebotspolitik Ihres Unternehmens bestimmen.

Zwar greifen alle Teammitglieder abteilungsübergreifend auf dasselbe CRM-System zu, doch die fehlende Verbindung zu anderen Tools in Ihrem technischen Stack führt zu weiteren Silos. Und die Angebotserstellung ist ein großer Risikofaktor. Es ist das, was das Geschäft tatsächlich abschließt, so dass seine Genauigkeit den Unterschied zwischen profitablen Verkäufen und Umsatzeinbußen ausmacht. Außerdem ist sie die Quelle für Vertriebsdaten wie die durchschnittliche Geschäftsgröße und die Gewinnrate.

Mit CRM-Software, die eine integrierte oder systemeigene Angebotssoftware bietet, können Sie das:

• Integrieren Sie die Angebotserstellung nahtlos in den übrigen Arbeitsablauf Ihres Vertriebs
• Sicherstellen, dass alle Beteiligten mit aktuellen Angebotsdaten auf dem gleichen Stand sind
• Vermeiden Sie Umsatzverluste aufgrund von Fehlern, veralteten Informationen oder unzusammenhängenden Erkenntnissen
• Erstellen und Versenden von Angeboten ohne Wechsel der Software-Tools
• Schaffen Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für Vertriebsleistungskennzahlen

Wenn die beiden Tools Teil desselben Systems sind, gibt es einen nahtlosen Übergang zwischen den ersten Phasen des Verkaufsprozesses (Akquise und Qualifizierung) und den Phasen, die auf die Angebotsanfrage eines Leads folgen (Angebotserstellung, Angebotserstellung, Verhandlung und Vertragsabwicklung).

Und da CRM mit Angebotserstellung den gesamten Lead-to-Cash-Prozess verbindet, bietet es auch einen umfassenderen Einblick in den gesamten Verkaufsprozess.

Vorteile der Angebotsfunktionalität im CRM

Wenn es um den Verkaufsprozess geht, spielen CRM und Angebotserstellung eine größere Rolle als jede andere Unternehmenssoftware. 

Durch die Einführung einer 2-in-1-Lösung können Unternehmen...

Steigerung der Vertriebseffizienz

Angebotstools in CRM-Software rationalisieren den Arbeitsablauf im Vertrieb, da keine Daten mehr neu eingegeben oder zwischen Systemen übertragen werden müssen. Dies eliminiert nicht nur das mit der manuellen Dateneingabe verbundene Fehlerrisiko, sondern spart auch enorm viel Zeit.

So können Vertriebsmitarbeiter beispielsweise schnell ein detailliertes Angebot für einen qualifizierten Lead erstellen, indem sie vorab ausgefüllte Kundeninformationen direkt aus der CRM-Datenbank verwenden. Außerdem können sie automatisch E-Mail-Sequenzen für Angebote und Rechnungen auslösen, wenn sie einen Lead von einer Stufe der CRM-Verkaufspipeline in die nächste bringen.

Untersuchungen von Salesforce haben ergeben, dass Vertriebsmitarbeiter nur 28 % ihrer Woche mit dem eigentlichen Verkauf verbringen. Wenn Sie fehleranfällige Büroarbeiten durch Automatisierungen ersetzen, können sich Ihre Mitarbeiter auf umsatzfördernde Aktivitäten wie die Akquise von Kunden und die Durchführung von Demos konzentrieren.

Angebotsgenauigkeit

Ein weiterer Vorteil ist natürlich, dass durch die Automatisierung der Angebotserstellung auch die Gefahr menschlicher Fehler verringert wird.

• Im CRM sind alle Ihre Kundendaten gespeichert, so dass keine Gefahr besteht, den falschen Kundennamen, Kontaktinformationen oder Produktdetails einzugeben.
• Die Angebotssoftware setzt Produktregeln und Preis-/Rabattrichtlinien durch, so dass die Vertriebsmitarbeiter Preise und Konditionen nicht manuell berechnen müssen.
• Jedes Angebot, das einen bestimmten Schwellenwert überschreitet oder spezielle Produkte enthält, kann automatisch Warnmeldungen an das Management zur Genehmigung auslösen.

Das Ergebnis: Jedes Angebot, das Ihr Vertriebsteam erstellt, entspricht den Richtlinien Ihres Unternehmens und den Erwartungen Ihrer Kunden.

Verkürzen Sie den Verkaufszyklus

Die Fähigkeit, schnell und präzise Angebote zu erstellen, steht in direktem Zusammenhang mit einem kürzeren Verkaufszyklus. Integrierte CRM- und Angebotssysteme automatisieren einen Großteil des Angebotsprozesses, von der Dateneingabe bis zur Preiskalkulation, so dass die Vertriebsteams auf Kundenanfragen mit schnellen und präzisen Angeboten reagieren können.

Tatsächlich benötigen Teams, die kein Angebotstool verwenden, 73 % mehr Zeit für die Erstellung eines Angebots. Und Unternehmen, die CPQ einsetzen,verkürzen ihre Vertriebszyklen im Durchschnittum 28 % und reduzieren die Genehmigungszeiten um 95 %.

Personalisieren Sie das Kundenerlebnis

In einer kürzlich von Gartner durchgeführten Umfrage gaben 86 % der B2B-Käufer an, dass sie von Unternehmen erwarten, dass sie über ihre persönlichen Daten und Präferenzen während der Interaktion gut informiert sind. Wenn es um Angebote geht, bedeutet dies:

• Anpassung der Angebote an die individuellen Bedürfnisse und Präferenzen des Kunden
• Präsentation von Optionen und Paketen, die für ihr Unternehmen relevant sind
• Eingehen auf Bedenken oder Einwände, die sie möglicherweise bei früheren Interaktionen geäußert haben

Ihre Vertriebsmitarbeiter sammeln all diese Informationen während der Verkaufsgespräche und speichern sie dann im CRM-System, um sie als Referenz zu verwenden. Angebotserstellung und CRM sind auf das Kundenerlebnis ausgerichtet - es ist viel einfacher, individuelle Präferenzen in Angeboten zu berücksichtigen, wenn die Vertriebsmitarbeiter sie direkt im CRM-System erstellen können.

Bessere Entscheidungsfindung mit Daten

Zusammen bilden CRM- und Angebotssoftware eine einzige Quelle der Wahrheit für Vertriebsleistungskennzahlen.

• Durchschnittliche Geschäftsgröße. Auf einen Blick kann Ihr Vertriebsteam die durchschnittliche Größe von Geschäften nach Produkt, Kundentyp (Neukunden vs. Bestandskunden) oder Region sowie den Trend im Laufe der Zeit erkennen.region
• Gewinnraten. Sehen Sie, wie oft Ihr Vertriebsteam in jeder Phase des Verkaufszyklus Leads in Kunden umwandelt. Welche Phasen haben die höchsten (oder niedrigsten) Gewinnquoten?
• Die umsatzstärksten Produkte und Dienstleistungen. Erkennen Sie schnell, welche Angebote die meisten Umsätze oder Geschäftsabschlüsse bringen, damit Sie diese bei zukünftigen Angeboten priorisieren können.
• Leistung des einzelnen Vertreters. Wenn Sie wissen, welche Vertreter sich abmühen und welche gut abschließen, können Sie Coaching-Möglichkeiten erkennen, vernünftigere Quoten festlegen und sogar Preisstrategien anpassen.
• Transparenz in der Pipeline. Wenn Sie wissen, wie viele potenzielle Geschäftsabschlüsse sich in der Pipeline befinden (und woher sie kommen), können die Manager den Umsatz besser prognostizieren.

Sie können zwar auf Pipeline-/Verkaufsleistungsdaten in CRM und auf Produktverkaufsdaten in CPQ zugreifen, aber es ist viel schwieriger, diese Dinge zu interpretieren, wenn die Daten über zwei Systeme verteilt sind. Mit einer 2-in-1-Lösung können Sie die Korrelation zwischen Datenpunkten erkennen und die Erkenntnisse nutzen, um Ihre Vertriebs-, Preis- und Produktstrategien weiter zu verfeinern.

Überladen Sie Ihren Verkaufsprozess: Die wichtigsten Funktionen von CRM mit Quotierung

Um die Vorteile von CRM mit Angebotserstellung zu maximieren, ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die wichtige Funktionen und Integrationen bietet.

Einige wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:

Daten-Synchronisation

Der wichtigste Aspekt bei der Integration von CRM- und Angebotssoftware ist die Datensynchronisation. Dies ermöglicht einen nahtlosen Fluss von Kundeninformationen zwischen den beiden Systemen und stellt sicher, dass Ihr Vertriebsteam bei der Erstellung von Angeboten auf die neuesten und genauesten Daten zugreifen kann.

Da beide Systeme vom selben Anbieter oder von einem engen Partner stammen, bieten die meisten CRM-Tools mit Angebotsfunktionen diese Funktion.

Produkt-/Dienstleistungskatalog-Management

Ihr Produktkatalog ist eine Datenbank mit allen Produkten, Dienstleistungen und Preisinformationen, die Ihr Unternehmen anbietet. Administratoren sollten in der Lage sein, ihn innerhalb von CRM einzurichten und zu ändern, und Vertriebsmitarbeiter sollten in der Lage sein, einfach nach Produkten oder Dienstleistungen zu suchen und diese als Positionen zu Angeboten hinzuzufügen.

Ein wichtiges Merkmal, auf das man bei der Bewertung eines Produktkatalogs achten sollte, ist die Regelmaschine des Tools. Unternehmen sollten in der Lage sein, Regeln aufzustellen, die vorgeben, welche Produkte/Dienstleistungen zusammen verkauft werden können, dürfen oder müssen.

Preisbildungsregeln

Preisgestaltungsregeln sind die Richtlinien dafür, wie Vertriebsmitarbeiter die Preise für Produkte, Dienstleistungen und Pakete festlegen. Dazu gehören neben den Standardpreisen auch Rabatte, Werbeaktionen und spezielle Preisvereinbarungen. Diese Regeln sollten im CRM leicht konfigurierbar sein, damit das Angebotstool sie automatisch anwenden kann, wenn ein Verkäufer ein neues Angebot erstellt.

Individuelle Konfiguration und Angebotserstellung

Komplexe Produkte oder Dienstleistungen erfordern oft eine Anpassung an die Kundenbedürfnisse. Suchen Sie nach einer Lösung, mit der Vertriebsmitarbeiter Angebote in Echtzeit konfigurieren können, die auf den spezifischen Anforderungen des Käufers basieren. Dies kann die Anpassung von Mengen, die Auswahl von Optionen oder Funktionspaketen und die Anwendung von individuellen Rabatten umfassen.

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Eine häufige Herausforderung für Vertriebsteams besteht darin, die erforderlichen Genehmigungen einzuholen, bevor sie ein Angebot an einen Kunden senden. Automatisierte Workflows rationalisieren und beschleunigen die Genehmigungsprozesse, indem sie automatisch die entsprechenden Personen zur Überprüfung und Genehmigung benachrichtigen. Diese können das Angebot sofort genehmigen oder ablehnen und Kommentare oder Feedback direkt auf der Plattform abgeben.

E-Signatur

Käufer sollten in der Lage sein, die digitale Version Ihres Angebots, Vorschlags oder Vertrags zu unterschreiben, ohne eine neue Software herunterladen, als PDF speichern oder ausdrucken, scannen und zurücksenden zu müssen. Wenn ein Angebotstool keine E-Signatur-Software (oder zumindest eine DocuSign-Integration) enthält, schafft es einen großen Reibungspunkt im Kaufprozess.

Auswahl eines CRM-Systems mit Quotierungsfunktionen

Bei der Evaluierung von CRM-Software für Ihr Unternehmen müssen Sie Funktionen, Preise, Sicherheit und Compliance, Implementierungszeitplan und -anforderungen sowie branchen- und anwendungsspezifische Funktionen berücksichtigen.

Lassen Sie uns eintauchen.

Allgemeine Merkmale und Funktionsweise

Die wichtigste Überlegung dabei ist die Art der Angebote, die Sie je nach Art Ihres Unternehmens erstellen müssen.

• Angebote für Produkte?
• Angebote für Dienstleistungen?
• Gebündelte Angebote?
• Angebote mit Mengenpreisen?
• Angebote mit individuellen Rabatten?

Listen Sie alle Faktoren auf, die in ein Verkaufsangebot einfließen, und grenzen Sie dann Ihre Suche auf die Tools ein, die diese Faktoren berücksichtigen können.

Weitere allgemeine Überlegungen sind:

• Branding (Sie möchten ein Tool, mit dem Sie Ihr Logo und Ihre Markenfarben einbinden können)
• Integrationen mit Ihrem Buchhaltungs- und (ggf.) Inventarsystem
• Verfolgung des Angebotsstatus und Echtzeit-Benachrichtigungen
• Zugriffskontrolle (nur autorisierte Benutzer können auf bestimmte Angebote zugreifen)

Preisgestaltung und Kosten

Bei einigen CRM-Systemen ist die Angebotsfunktionalität bereits im Grundpreis enthalten. Viele verlangen jedoch eine zusätzliche Gebühr für den Zugriff auf die Angebotsfunktionen.

Das eine ist nicht unbedingt besser als das andere - wenn ein CRM mit den Anforderungen, dem Budget und den Wachstumszielen Ihres Unternehmens übereinstimmt, können sich die Kosten für ein zusätzliches Angebot gegenüber der Wahl eines Anbieters, der alles in einem bietet, lohnen.

Ansonsten ist die Preisgestaltung bei den meisten CRM-Programmen gleich - gestaffelte Preise für verschiedene Funktionsstufen sowie Preise pro Benutzer, die die monatlichen Gesamtkosten je nach Benutzervolumen erhöhen.

Achten Sie hier auf die Preisstufe, in der die Angebotserstellung enthalten ist. Wenn die Angebotserstellung beispielsweise nur in einer "Pro"- oder "Advanced"-Preisstufe mit vielen anderen Funktionen verfügbar ist, die Sie nicht benötigen, zahlen Sie zu viel für Ihre Software und nutzen sie zu wenig.

Sicherheit und Compliance

Wenn Sie mit Vertriebsmitarbeitern sprechen, fragen Sie sie, wie sie Kundendaten und Angebotsinformationen im System sichern. Fast alle Anbieter halten sich an Vorschriften wie die GDPR, da sie fast alle Kundendaten eines Unternehmens betreffen.

Wenn Sie jedoch im Gesundheitswesen, im Finanzdienstleistungssektor oder in einer anderen stark regulierten Branche tätig sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr CRM-System den für Ihren Sektor geltenden Vorschriften entspricht.

Vorteile und Umsetzung

Wenn Sie sich die Funktionen und Kosten des CRM ansehen, sollten Sie Folgendes beachten:

• ob sie sich in Ihren derzeitigen Verkaufsablauf integrieren lassen.
• ob sie Lücken in der Produktivität Ihres Teams und der Fähigkeit zum Abschluss von Geschäften beheben
• Wie steil ihre Lernkurve ist
• Zeitplan für die Umsetzung und damit verbundene Kosten

CRM mit Angebotserstellung ist in erster Linie für kleinere Unternehmen mit einfacheren Anforderungen an die Angebotserstellung gedacht. Suchen Sie also nach einem Tool, das einfach zu implementieren und intuitiv zu bedienen ist, damit Ihr Team vom ersten Tag an damit umgehen kann.

Zusätzliche geschäftsspezifische Überlegungen

Möglicherweise benötigen Sie ein CRM, das Sie bei der Bewältigung bestimmter Aufgaben in Ihrem Unternehmen unterstützt. Dies könnte sein:

• Eine Immobilien-CRM-Software mit Quotierung für Immobilieninserate
• Komplizierte Produktkonfigurationen für Auftragsfertiger und Ingenieurbüros
• Wiederkehrende Zahlungen für SaaS-Verträge
• Unterstützung mehrerer Währungen für internationale Transaktionen

FAQs

Andrew Parker

Andrew ist ein professioneller Texter, der sich auf die Erstellung von Inhalten für Business-to-Business-Software (B2B) spezialisiert hat. Er recherchiert und verfasst Artikel, die seinen Lesern wertvolle Einblicke und Informationen bieten.